Đặc điểm của một hệ thống thông tin quản lý tốt

Mục đích của hệ thống thông tin quản lý, thường được gọi đơn giản là MIS, là giúp các nhà điều hành của một tổ chức đưa ra các quyết định nhằm thúc đẩy các mục tiêu của tổ chức. Một MIS hiệu quả tập hợp dữ liệu có sẵn từ các hoạt động của công ty, đầu vào bên ngoài và các hoạt động trong quá khứ thành thông tin cho thấy công ty đã đạt được những gì trong các lĩnh vực quan tâm chính và những gì cần thiết để tiến bộ hơn nữa. Các đặc điểm quan trọng nhất của MIS là những đặc điểm khiến người ra quyết định tin tưởng rằng hành động của họ sẽ mang lại hậu quả mong muốn.

Mức độ liên quan của thông tin

Thông tin mà người quản lý nhận được từ MIS phải liên quan đến các quyết định mà người quản lý phải đưa ra. Một MIS hiệu quả lấy dữ liệu bắt nguồn từ các lĩnh vực hoạt động mà người quản lý quan tâm tại bất kỳ thời điểm nào và tổ chức dữ liệu đó thành các dạng có ý nghĩa để đưa ra quyết định. Ví dụ: nếu người quản lý phải đưa ra quyết định về giá, thì MIS có thể lấy dữ liệu bán hàng trong năm năm qua và hiển thị dự báo khối lượng bán hàng và lợi nhuận cho các tình huống định giá khác nhau.

Độ chính xác và độ tin cậy của thông tin

Một thước đo chính để đánh giá hiệu quả của MIS là tính chính xác và độ tin cậy của thông tin của nó. Tính chính xác của dữ liệu mà nó sử dụng và các tính toán mà nó áp dụng nói chung quyết định tính hiệu quả của thông tin kết quả. Tuy nhiên, không phải tất cả dữ liệu cần phải chính xác như nhau.

Ví dụ, thông tin về bảng lương cần phải chính xác, nhưng số giờ nhân viên dành cho một nhiệm vụ nhất định có thể dựa trên các ước tính hợp lý. Các nguồn dữ liệu xác định liệu thông tin có đáng tin cậy hay không. Hiệu suất lịch sử thường là một phần của đầu vào cho MIS và cũng là thước đo tốt để đánh giá độ chính xác và độ tin cậy của đầu ra của nó.

Tính hữu ích của thông tin

Thông tin mà người quản lý nhận được từ MIS có thể phù hợp và chính xác, nhưng nó chỉ hữu ích nếu nó giúp anh ta với những quyết định cụ thể mà anh ta phải đưa ra. Ví dụ, nếu người quản lý phải đưa ra quyết định cắt giảm nhân viên nào do cắt giảm nhân viên, thông tin về kết quả tiết kiệm chi phí là có liên quan, nhưng thông tin về hiệu suất của nhân viên được đề cập sẽ hữu ích hơn. MIS phải làm cho thông tin hữu ích dễ dàng truy cập.

Tính kịp thời của thông tin

Đầu ra MIS phải hiện tại. Ban lãnh đạo phải đưa ra quyết định về tương lai của tổ chức dựa trên dữ liệu từ hiện tại, ngay cả khi đánh giá các xu hướng. Dữ liệu càng gần đây, những quyết định này càng phản ánh thực tế hiện tại và dự đoán chính xác những ảnh hưởng của chúng đối với công ty. Khi việc thu thập và xử lý dữ liệu bị trì hoãn khả năng cung cấp, MIS phải xem xét tính không chính xác tiềm ẩn do tuổi tác và trình bày thông tin kết quả tương ứng, với các phạm vi lỗi có thể xảy ra.

Dữ liệu được đánh giá trong khung thời gian rất ngắn có thể được coi là thông tin thời gian thực. Ví dụ, thông tin về sự gia tăng các khuyết tật của sản phẩm có thể được gắn cờ để cấp quản lý chú ý ngay lập tức.

Tính đầy đủ của thông tin

Một MIS hiệu quả trình bày tất cả các thông tin hữu ích và phù hợp nhất cho một quyết định cụ thể. Nếu một số thông tin không có sẵn do thiếu dữ liệu, nó sẽ làm nổi bật các khoảng trống và hiển thị các tình huống có thể xảy ra hoặc đưa ra các hậu quả có thể xảy ra do dữ liệu bị thiếu. Ban quản lý có thể bổ sung dữ liệu bị thiếu hoặc đưa ra các quyết định thích hợp để biết thông tin bị thiếu. Việc trình bày không đầy đủ hoặc một phần thông tin có thể dẫn đến các quyết định không mang lại hiệu quả như mong đợi.

bài viết gần đây

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found