Các nhóm nhỏ trong một cơ sở kinh doanh mang lại những lợi thế nhất định cho tổ chức. Thay vì từng nhân viên làm việc trên một dự án của chính mình, tổ chức sẽ nhóm các nhân viên lại với nhau. Mặc dù mô hình kinh doanh này có những lợi ích của nó, nhưng việc thiếu giao tiếp giữa các thành viên của nhóm nhỏ có thể gây ra các vấn đề có thể ảnh hưởng xấu đến toàn bộ tổ chức.
Chức năng
Chức năng của một nhóm nhỏ là tập hợp các nhân viên với các bộ kỹ năng, chức năng công việc và cơ sở kiến thức khác nhau lại với nhau nhằm cố gắng thúc đẩy sự sáng tạo và nâng cao hiệu quả trong tổ chức. Các nhóm nhỏ cũng mang lại cho nhân viên cảm giác thân thuộc trong tổ chức, đặc biệt nếu tổ chức có nhiều nhân viên. Các thành viên của nhóm nhỏ có thể thực hiện một dự án lớn, phức tạp và chỉ định các khía cạnh khác nhau của dự án cho thành viên nhóm có bộ kỹ năng phù hợp nhất. Ví dụ, một nhân viên có chuyên môn về thống kê có thể có trách nhiệm biên soạn các con số mà một dự án yêu cầu, trong khi một nhân viên giỏi về văn bản có thể đưa ra báo cáo cuối cùng bằng văn bản.
Ý tưởng được chia sẻ
Nếu không có khả năng chia sẻ ý tưởng, nhóm nhỏ có thể sẽ gặp khó khăn hoặc thất bại. Tạo cơ hội cho nhóm có các cuộc họp thường xuyên để động não, thảo luận về các thay đổi trong các hướng dự án và đưa ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề hiện có sẽ đưa nhóm đến gần nhau hơn như một đơn vị và có khả năng tạo ra thành phẩm tốt hơn. Nếu nhóm không trao đổi ý tưởng một cách cởi mở, một cá nhân có thể cảm thấy phải chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại cuối cùng của dự án, điều này có thể ảnh hưởng đến công việc và vị thế của anh ta trong tổ chức.
Trách nhiệm giải trình
Trách nhiệm giải trình trong một nhóm nhỏ là một phần của quá trình tương tác. Nếu nhóm có sáu nhân viên làm việc cùng nhau, mỗi người phải có khoảng thời gian và công việc đầu tư vào mỗi dự án mà nhóm thực hiện. Thiết lập lưới quy trình công việc, thiết lập thời hạn và yêu cầu nhóm luôn cập nhật cho người quản lý về tiến độ của mỗi người sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều đóng góp như nhau cho dự án. Ngoài việc đáp ứng thời hạn của dự án, nhóm nhỏ có thể kiểm tra thực tế công việc của nhau, giúp dự án không bị thất bại hoặc bị trì hoãn do một sai lầm nhỏ trong tính toán hoặc giả định.
Chiến lược
Khi thành lập các nhóm nhỏ, hãy khuyến khích các thành viên thiết lập thời gian họp thường xuyên và dạy họ cách giao tiếp theo cách hỗ trợ. Cân nhắc tổ chức một buổi đào tạo toàn tổ chức về các kỹ thuật giao tiếp và bao gồm thông tin về các phong cách giao tiếp và học tập khác nhau. Khi nhân viên làm việc trong nhóm thấy một nhân viên khác đang gặp khó khăn, giao tiếp cởi mở và khuyến khích giữa các thành viên trong nhóm có thể mang lại cho mỗi nhân viên sự tự tin để nỗ lực hết mình. Thiết lập một lộ trình liên lạc rõ ràng từ nhóm đến quản lý cấp trên trong trường hợp một hoặc nhiều nhân viên gây ra vấn đề trong nhóm do không thực hiện theo mong đợi của nhóm và tổ chức.
