Các chủ doanh nghiệp, quy mô nhỏ và lớn, sử dụng biểu mẫu W-2 để báo cáo tiền lương và thông tin về tiền lương cho nhân viên. Biểu mẫu đã hoàn thành cho nhân viên của bạn biết số tiền họ kiếm được trong một năm thuế hoặc theo lịch, cùng với thông tin khấu lưu, chẳng hạn như thuế liên bang và tiểu bang nếu có. Theo luật, các mẫu đơn W-2 phải được phân phát cho tất cả nhân viên trước ngày 31 tháng 1 sau khi kết thúc năm thuế. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ không sở hữu phần mềm thuế, hãy sử dụng dịch vụ miễn phí do Cơ quan An sinh Xã hội cung cấp để điền và in biểu mẫu W-2.
1
Đăng ký một tài khoản doanh nghiệp miễn phí với Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội trên trang web socialsecurity.gov của họ. Là một doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ này cho phép bạn tạo và in tối đa 20 biểu mẫu W-2 miễn phí.
2
Nhập thông tin công ty vào mẫu W-2. Điều này sẽ bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của bạn.
3
Nhập thông tin nhận dạng của từng nhân viên, chẳng hạn như tên, địa chỉ và số An sinh xã hội của họ. Nhập dữ liệu tiền lương, tiền lương và khấu lưu tương ứng hàng năm từ hồ sơ bảng lương của bạn. Kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo tính chính xác; nhân viên của bạn sử dụng thông tin này để khai thuế thu nhập của họ và do đó, dữ liệu phải chính xác để tránh bất kỳ sai sót nào về thuế.
4
In các biểu mẫu. Kiểm tra các biểu mẫu đã in một lần nữa để tìm bất kỳ lỗi nào. Nếu các biểu mẫu là chính xác, hãy đặt chúng vào phong bì của công ty và gửi chúng cho nhân viên của bạn.
