Giao tiếp có chất lượng là hành động truyền tải và nhận thông điệp đến và từ người khác một cách hiệu quả, theo MindTools. Giao tiếp trong kinh doanh đặc biệt quan trọng vì tiền bạc, khách hàng và sự thịnh vượng của công ty đang bị đe dọa. Mọi doanh nghiệp đều cần các đường truyền và quy trình liên lạc được thiết lập để nhân viên và giám đốc điều hành truyền thông điệp đến đúng người một cách hiệu quả. Nếu không có nó, các văn phòng có thể trở nên vô tổ chức, hỗn loạn và căng thẳng. Một số đường dây liên lạc tồn tại để thúc đẩy sự cởi mở cho một văn phòng.
Dòng điện
Mọi nhân viên nên biết phải nói chuyện với ai, cho dù là về một câu hỏi liên quan đến công việc hay cách khác. Thiết lập một đường truyền sức mạnh để không ai không nghe thấy ở nơi làm việc.
Hãy bày tỏ tất cả các mối quan tâm với đầu mối liên hệ của bạn trừ khi bạn gặp vấn đề nghiêm trọng với việc mà người liên hệ của bạn đang làm - trong trường hợp đó, bạn sẽ gặp trực tiếp người tiếp theo.
Nếu bạn là đầu mối liên hệ của nhân viên, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết rằng không phải tất cả những gì họ nói với bạn đều sẽ đến được với các giám đốc điều hành, nhưng điều đó có thể xảy ra. Điều này sẽ khuyến khích mọi người suy nghĩ trước khi bày tỏ để họ có thể giao tiếp một cách tôn trọng và thân thiện với CEO.
Nếu bạn là đầu mối liên hệ hoặc người giám sát, hãy thông báo cho cấp dưới trước khi bạn chuyển một trong những mối quan tâm của họ cho người giám sát của bạn. Chủ yếu là vì sự tôn trọng, điều này sẽ giữ cho mối quan hệ của bạn với nhân viên lành mạnh và mang tính giao tiếp.
Giữ một chính sách mở cửa. Đảm bảo rằng những người trả lời cho bạn biết rằng họ có thể liên hệ với bạn khi có thắc mắc thông qua email, điện thoại hoặc đến văn phòng với thông báo thích hợp.
Dòng công nghệ
Công nghệ là phương tiện giao tiếp chính trong kinh doanh, vì vậy một số điều phải được xem xét và thực hành trước khi chuyển tiếp các thông điệp quan trọng qua điện thoại hoặc email.
Trước khi gọi cho đầu mối liên hệ của bạn, hãy ghi lại các ghi chú để bạn có một kế hoạch mạch lạc cho việc chuyển tiếp thông điệp của mình. Các ghi chú nên bao gồm lời chào, mục đích, lời giải thích và lời kêu gọi hành động. Một cuộc điện thoại được tổ chức tốt sẽ đòi hỏi kết quả và thu được sự tôn trọng từ đầu mối liên hệ của bạn. Nói rõ ràng và tự tin.
Viết email để đặt câu hỏi hoặc truyền tải thông điệp có thể là một phương thức giao tiếp hiệu quả nếu được thực hiện đúng cách. Một email doanh nghiệp nên ngắn gọn, có giọng điệu thân mật và chỉ đủ dài để truyền tải ý kiến một cách hiệu quả. Nêu mục đích của email trong câu đầu tiên, sau đó sử dụng phần nội dung để trả lời bất kỳ câu hỏi nào hoặc giải thích thêm về câu mở đầu. Thông báo sẽ kết thúc bằng một bản tóm tắt ngắn gọn, dấu tắt và tên của bạn.
Giao tiếp trực tiếp
Giao tiếp trực tiếp bao gồm giao tiếp bằng lời nói và không lời, và cả hai đều rất cần thiết cho giao tiếp tại nơi làm việc và phối hợp với nhau trong việc nói và nghe. Ngôn từ mà không có ngôn ngữ giống như không có bút và không có giấy. Cho dù trong một cuộc họp kinh doanh, tương tác thông thường hay thuyết trình, một số kỹ thuật bằng lời nói và không lời đều tồn tại và sẽ cải thiện đáng kể giao tiếp văn phòng.
Khi nói chuyện, hãy lên tiếng và sử dụng giọng điệu tự tin, rõ ràng. Không sử dụng các chất đệm như "um" và "uh." Đặt nhiều câu hỏi. Nếu bạn bắt đầu cuộc trò chuyện, hãy biết chính xác những gì bạn định nói, sau đó cho người kia cơ hội nói trong khi bạn chăm chú lắng nghe.
Tiếp cận nói một cách logic, không say mê. Sử dụng những từ ngữ trung lập mà vẫn truyền tải được thông điệp của bạn. Mọi người có xu hướng xem trọng một doanh nhân cấp cao hơn là một doanh nhân đam mê, không lý trí. Hãy rõ ràng nhưng tế nhị.
Nghe một cách trực quan. Giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn nói nhiều như lời nói của bạn. Trong khi ai đó đang nói chuyện, hãy đứng thẳng, gật đầu hiểu ý và mỉm cười hoặc giữ một cái nhìn thân thiện trên khuôn mặt của bạn.
