Không phải ai cũng có đủ điều kiện để giám sát người khác, nhưng nhiều người nhận thấy mình ở vị trí đó nhờ đã làm việc trong một lĩnh vực nhất định trong một thời gian. May mắn thay, có rất nhiều nguồn sẵn sàng giúp bạn chuẩn bị để giám sát người khác một cách hiệu quả. Có một số trách nhiệm chính có thể sẽ là một phần trong cuộc sống hàng ngày của bạn, nhưng bạn có thể dễ dàng giải quyết những thách thức liên quan đến mỗi trách nhiệm.
Quản lý Nhân sự (HR)
Khi nghĩ về việc giám sát, bạn có thể nghĩ đến các khía cạnh toàn cảnh của công việc như tuyển dụng và sa thải. Nếu bạn đến với một đội ngũ tuyệt vời đã có sẵn, ban đầu bạn sẽ bỏ qua quá trình tuyển dụng nhưng cuối cùng, ai đó sẽ rời đi. Thuê nhân viên mới là một quá trình khá liên quan bao gồm tuyển dụng, phỏng vấn và xử lý các hoạt động thẩm định như gọi điện cho người giới thiệu và yêu cầu kiểm tra lý lịch.
Cuối cùng, bạn cũng sẽ phải đối mặt với nhiệm vụ khó khăn là kỷ luật và thậm chí có thể buộc thôi việc một nhân viên. Hy vọng rằng bạn sẽ có sự hỗ trợ của bộ phận Nhân sự khi làm việc này, vì bạn sẽ cần phải đảm bảo rằng mình xử lý mọi việc một cách hợp pháp. Đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có một quy trình được lập thành văn bản để xử lý các tình huống như vậy để bạn có thể chứng tỏ rằng bạn đã đối xử bình đẳng với mỗi nhân viên.
Cố vấn và Đào tạo Nhân viên
Người giám sát thường có thể làm người cố vấn cho nhân viên, đặc biệt là những người có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Một thách thức lớn mà bạn sẽ phải đối mặt với tư cách là cấp trên là luôn đóng vai trò là một hình mẫu tích cực cho nhóm của bạn. Tránh xa tâm lý “Làm như tôi nói, không phải như tôi làm” và đảm bảo rằng bạn luôn làm gương tốt thông qua các hành động hàng ngày của mình.
Đào tạo cũng là một phần quan trọng trong bất kỳ hoạt động hàng ngày nào của người giám sát. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn thuê một người mới vào nhóm. Có các quy trình từng bước được lập thành văn bản có thể giúp bạn nhanh chóng tiếp nhận nhân viên mới và trả lời bất kỳ câu hỏi nào của họ khi họ thực hiện công việc của mình.
Quản lý xung đột giữa các thành viên trong nhóm
Lý tưởng nhất là các thành viên trong nhóm sẽ luôn hòa thuận với nhau, nhưng thật không may, điều đó có thể sẽ không xảy ra. Là người quản lý, bạn có trách nhiệm giải quyết những xung đột này một cách khéo léo. Thông thường, tốt nhất là nên kéo tất cả các thành viên có liên quan sang một bên và làm việc riêng với họ để đi đến giải pháp.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi xung đột đó với bạn? Khi điều đó xảy ra, điều quan trọng là phải gạt cảm xúc cá nhân sang một bên và xử lý tình huống như một chuyên gia khách quan. Nếu có thể, hãy nhờ người của bộ phận nhân sự tham gia, đặc biệt nếu xung đột liên quan đến phong cách quản lý của chính bạn.
Phổ biến Thông tin trong Tổ chức
Nhiều doanh nghiệp sử dụng cơ cấu tổ chức từ trên xuống, có nghĩa là các quyết định được đưa ra ở cấp cao nhất và được truyền lại. Bạn sẽ ở đâu đó trong chuỗi đó. Tuy nhiên, bất kể bạn thuộc loại tổ chức nào, bạn có thể sẽ thấy rằng lãnh đạo cấp cao nhất thích gặp gỡ để thảo luận về mọi thứ, sau đó yêu cầu người giám sát chuyển thông tin cho nhân viên cấp thấp hơn.
Với tư cách là người giám sát, bạn có trách nhiệm giữ một đường dây liên lạc cởi mở với nhân viên của mình. Nếu bạn biết điều gì đó sẽ ảnh hưởng đến họ, bạn cần lên lịch gặp gỡ hoặc gửi email để chia sẻ điều đó. Có thể dễ dàng bỏ qua điều này và cuối cùng sẽ quên đi, nhưng nhân viên cuối cùng sẽ nhận được thông tin và cảm thấy bực bội vì họ không biết.
Đặt mục tiêu và đo lường kết quả
Trọng tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào là công việc mà nhân viên của nó làm hàng ngày. Với tư cách là người giám sát, bạn có vai trò đặt mục tiêu cho nhóm của mình và giám sát hiệu suất. Nếu có một dự án lớn hơn, bạn sẽ được giao nhiệm vụ đảm bảo rằng bạn đang đạt được tất cả các mốc quan trọng của mình và luôn đi đúng hướng để đáp ứng thời hạn của mình.
Trong một số trường hợp, bạn sẽ thấy rằng một thành viên trong nhóm có thể đang làm việc chăm chỉ hơn thành viên khác, lúc đó bạn sẽ phải hành động. Là một người quản lý, bạn có thể cố gắng tạo động lực cho từng nhân viên bằng cách đặt ra các mục tiêu cá nhân và theo dõi, nhưng nếu hành vi lười biếng tiếp tục, bạn có thể phải xem xét hình thức kỷ luật. Ghi lại mọi cuộc trò chuyện và các dấu hiệu chùng xuống có thể nhìn thấy, và lưu lại trong hồ sơ để tham khảo sau này.
