Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn liên quan đến nhân viên xử lý tiền mặt, doanh nghiệp có nguy cơ thua lỗ tiềm ẩn trừ khi mọi nhân viên xử lý tiền mặt đều được đào tạo bài bản. Với những nhân viên mới, việc dạy nhân viên mới của bạn cách đếm tiền bằng hướng dẫn tính tiền nên là một trong những ưu tiên hàng đầu. Với việc đào tạo cẩn thận và đánh giá định kỳ, bạn có thể biết rằng nhân viên hiểu và sử dụng hệ thống xử lý tiền mặt của bạn đúng cách.
Bắt đầu Hướng dẫn Đăng ký Tiền mặt của Bạn: Xác minh Ngăn kéo Tiền mặt
Bắt đầu hướng dẫn tính tiền của bạn bằng cách giải thích số dư đầu kỳ của ngăn kéo đựng tiền cho nhân viên. Số dư đầu kỳ là lượng tiền mặt trong ngăn kéo khi bắt đầu một kỳ làm việc mà nhân viên có thể thực hiện thay đổi cho khách hàng. Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rằng tất cả tiền mặt trên số dư đầu kỳ này vào cuối kỳ làm việc là tiền mặt được thêm vào ngăn kéo từ doanh số bán hàng. Khi một nhân viên nhận được ngăn kéo đựng tiền vào đầu ca làm việc, ngăn kéo này là trách nhiệm duy nhất của nhân viên - không nhân viên nào khác ngoài người quản lý có quyền truy cập vào ngăn kéo. Nhân viên phải xác minh số dư của két tiền khi bắt đầu ca làm việc, trước sự chứng kiến của người quản lý, trước khi có bất kỳ giao dịch nào xảy ra.
Chính sách đếm lại
Đối với bước tiếp theo hướng dẫn tính tiền của bạn, hãy đặt một chính sách rằng nhân viên phải luôn đếm tiền lẻ cho khách hàng. Đào tạo nhân viên đếm lại tiền là một phương pháp hữu hiệu để giảm thiểu sai lầm. Thực hành thay đổi và đếm lại bao gồm bắt đầu từ tổng số tiền mặt còn nợ và đếm đến số tiền mà khách hàng yêu cầu.
Cách thực hiện thay đổi
Nhân viên nên lấy tiền mặt từ khách hàng và đặt trên máy tính tiền trong khi lấy tiền lẻ từ ngăn kéo. Đếm từ số tiền còn nợ bằng cách sử dụng tiền xu để đạt đến số tiền chẵn, sau đó tiếp tục đếm lên để đạt được số tiền mặt trên máy tính tiền. Ví dụ: nếu số tiền nợ là $ 21,45 và khách hàng đưa $ 30,00, nhân viên phải đặt $ 30,00 ở nơi khách hàng có thể nhìn thấy nó trên máy tính tiền, sau đó lấy ra khỏi ngăn kéo một niken để đạt $ 21,50, hai quý để đạt $ 22,00, ba tờ $ 1 để đạt $ 25,00 và một tờ $ 5 để đạt $ 30,00.
Cách đếm ngược
Sau khi lấy đúng tiền lẻ ra khỏi ngăn kéo, nhân viên phải đưa tiền đã đóng gói và đóng ngăn kéo đựng tiền. Sau đó nhân viên phải đếm lại tiền lẻ cho khách hàng để đảm bảo tính chính xác. Sử dụng cùng một ví dụ, nhân viên sẽ nói, “21,45 đô la, 21,50 đô la (đặt niken vào tay khách hàng), 22,00 đô la (đặt phần tư vào tay khách hàng), 23,00 đô la, 24,00 đô la, 25,00 đô la (đặt tờ 1 đô la vào tay khách hàng) và 30,00 đô la (đặt 5 đô la trong tay khách hàng). ”Sau khi đếm lại tiền lẻ, nhân viên phải giao biên lai cho khách hàng.
Ngăn kéo số dư
Sau khi ca làm việc của nhân viên kết thúc, nhân viên có trách nhiệm cân bằng ngăn kéo. Điều này liên quan đến việc đếm tổng số tiền mặt trong ngăn kéo, thêm các giao dịch séc, tín dụng và ghi nợ, và ghi lại mọi thứ trên một bảng cân đối kế toán đặc biệt. Sử dụng số dư đầu kỳ, tổng doanh số bán hàng đã xảy ra trong ca và số dư cuối kỳ, ngăn kéo tiền mặt phải tổng chính xác. Sử dụng quy trình liên quan đến nhân viên và người quản lý để đảm bảo trách nhiệm giải trình.
