Trước khi bất kỳ cuộc thảo luận có ý nghĩa nào có thể xảy ra về ảnh hưởng của việc mua đồ dùng văn phòng bằng tiền mặt đối với phương trình kế toán, điều quan trọng là phải hiểu phương trình kế toán là gì và ý nghĩa của nó đối với một doanh nghiệp.
Phương trình kế toán là phương trình quan trọng nhất trong thế giới kế toán. Đó là nền tảng để xây dựng hệ thống kế toán kép và, mặc dù có tầm quan trọng của nó, nó vẫn đơn giản một cách dễ hiểu:
Tài sản - Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của cổ đông
Tài sản là gì?
Tài sản là những thứ mà công ty sở hữu có giá trị kinh tế nào đó. Tất nhiên, chúng là những thứ mà công ty có thể bán để thu được tiền, trừ khi tài sản được đề cập là tiền.
Tài sản có thể được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Ví dụ, hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản được sử dụng trực tiếp vào các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, chẳng hạn như khi bán hàng tồn kho đó trực tiếp cho người tiêu dùng. Mặt khác, các tòa nhà và phương tiện giao thông không được sử dụng trực tiếp vào các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp nhưng vẫn quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, những tài sản này cũng có thể là vô hình, thay vì vật chất, chẳng hạn như bằng sáng chế mà doanh nghiệp sở hữu.
Trọng tâm của nó, tài sản là thứ có giá trị kinh tế và sẽ không được sử dụng hết trong một kỳ kế toán. Nó được coi là một nguồn lực của doanh nghiệp.
Nợ phải trả là gì?
Trong khi chúng ta có tài sản ở một bên của phương trình, bên kia bao gồm các yêu cầu đối với những tài sản này. Nợ phải trả là các khoản đòi tài sản của doanh nghiệp được thực hiện bởi các chủ thể không phải là chủ sở hữu của doanh nghiệp. Các khoản nợ mà doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp là các khoản nợ phải trả do các nhà cung cấp có quyền đòi bằng tiền mặt của doanh nghiệp và trong trường hợp doanh nghiệp không trả được nợ thì các tài sản khác mà doanh nghiệp sở hữu. Các khoản nợ phải trả phải được thanh toán trước khi chủ sở hữu có thể yêu cầu bồi thường tài sản của doanh nghiệp.
Vốn chủ sở hữu của Cổ đông là gì?
Khi các khoản nợ đã được thanh toán từ tài sản, bất kỳ khoản nào còn lại thể hiện vốn chủ sở hữu của cổ đông, còn được gọi là vốn chủ sở hữu. Về cơ bản, đây là những gì chủ sở hữu có thể yêu cầu trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp là một sở hữu duy nhất hoặc một công ty hợp danh, thì vốn chủ sở hữu chỉ đơn giản là vốn thuộc sở hữu của chủ sở hữu duy nhất hoặc các đối tác trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp được hợp nhất, thì vốn chủ sở hữu là những gì cổ đông sở hữu về mặt cổ phần.
Về cơ bản, tài sản là những nguồn lực mà công ty có thể sử dụng, bao gồm những thứ như tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền mặt, các khoản phải thu, v.v.
Công ty sẽ trả tiền để có được những tài sản này bằng cách phát sinh các khoản nợ phải trả và nhận được một số tài trợ từ các chủ sở hữu của doanh nghiệp. Nói một cách dễ hiểu, do đó, tài sản được yêu cầu bởi các bên khác nhau: chủ sở hữu và chủ nợ.
Tất cả ba yếu tố của phương trình kế toán đều nằm trên bảng cân đối kế toán của công ty, nó cho thấy tình hình tài chính của doanh nghiệp là như thế nào. Tình hình tài chính chỉ đơn giản là một bản tóm tắt của phương trình kế toán của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Nợ phải trả bao gồm những thứ như thuế, các khoản phải trả, v.v. Vốn chủ sở hữu của cổ đông bao gồm cả những gì mà chủ sở hữu ban đầu đã bơm vào doanh nghiệp cũng như bất kỳ khoản lãi hoặc lỗ nào đã được tích lũy kể từ đó, trừ đi bất kỳ khoản rút tiền nào họ đã thực hiện hoặc bất kỳ khoản cổ tức nào họ nhận được.
Phương trình kế toán rất quan trọng vì nó rất đúng. Trong thực tế, nó luôn luôn đúng. Nó là những gì tất cả các giao dịch kế toán dựa trên. Bất cứ khi nào một giao dịch kế toán xảy ra, thì việc ghi chép luôn được thực hiện theo cách để đảm bảo rằng phương trình kế toán vẫn được cân bằng.
Trường hợp đặc biệt của nguồn cung cấp
Làm thế nào để bạn hạch toán các nguồn cung cấp? Bạn coi chúng là chi phí, hay bạn coi chúng là tài sản? Vâng, tất cả phụ thuộc. Nếu bạn mua một lượng lớn vật tư bất thường, có khả năng được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán, thì bạn tính chúng là tài sản lưu động. Sau đó, bạn sẽ tính bất kỳ khoản nào bạn sử dụng làm chi phí trong báo cáo thu nhập cho khoảng thời gian nó được sử dụng.
Mặt khác, nếu bạn mua đủ số tiền đó có khả năng được sử dụng trong kỳ kế toán nhất định, thì bạn nên ngay lập tức tính nó như một khoản chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Có một trường hợp khác về cách bạn xử lý nguồn cung cấp khi bạn đã trả tiền mặt cho vật tư, trái ngược với việc mua chúng theo hình thức tín dụng. Nếu bạn mua một số lượng lớn bằng tiền mặt và có khả năng nó sẽ được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán, thì tài sản tiền mặt của bạn giảm đi và tài khoản vật tư của bạn tăng lên trong tài sản lưu động. Phương trình kế toán vẫn cân bằng. Một khoản mua vật tư bằng tiền mặt được hạch toán vào tài khoản vật tư tiền mặt.
Nếu bạn mua vật tư theo hình thức tín dụng, và đó là số tiền đủ lớn để bạn có thể sử dụng nó trong nhiều kỳ kế toán, thì các khoản nợ phải trả của bạn, về các khoản phải trả, tăng và tài sản lưu động của bạn cũng tăng theo. Kết quả là phương trình kế toán của bạn vẫn cân bằng. Một giao dịch mua vật tư trên tài khoản được ghi nhận vào the tài khoản nợ phải trả và vật tư.
Dù bằng cách nào, các tài sản sẽ giữ nguyên khi bạn sử dụng một tài sản này để mua một tài sản khác (vì sự giảm giá của một tài sản này được khớp với mức tăng tương ứng của một tài sản khác) hoặc chúng sẽ tăng lên và được khớp với mức tăng tương ứng của nợ phải trả. Hai vế của phương trình vẫn bằng nhau.
Vậy điều gì sẽ xảy ra khi bạn chỉ mua đủ vật tư cần sử dụng trong kỳ kế toán nhất định?
Trong trường hợp này, bạn không thể đưa mục nhập vật tư vào phần tài sản hiện tại của bảng cân đối kế toán vì chúng không còn được coi là tài sản nữa.
Nếu bạn sử dụng tiền mặt để mua vật tư, thì tiền mặt sẽ giảm và vật tư sẽ được tiêu tốn vào báo cáo thu nhập. Điều này ảnh hưởng đến phương trình kế toán như thế nào? Một mặt, có vẻ như không có hành động bù đắp nào để cân bằng sự sụt giảm tiền mặt. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng thu nhập ròng từ báo cáo thu nhập sau này sẽ được cộng vào tài sản của doanh nghiệp và nguồn cung cấp sẽ được hạch toán.
Điều tương tự cũng xảy ra khi chúng được mua bằng tín dụng. Các khoản nợ phải trả sẽ tăng lên và các nguồn cung cấp sẽ được tiêu tốn vào thu nhập.
Điều chỉnh Bảng cân đối kế toán
Khi tính vật tư là tài sản lưu động, bạn nên điều chỉnh bảng cân đối kế toán để phản ánh việc sử dụng vật tư văn phòng trong năm. Bạn có thể tìm thấy các mục trong tạp chí. Bạn chỉ cần bao gồm số tiền điều chỉnh, ngày tháng và mã nhận dạng. Sau đó, bạn sẽ ghi nợ tài khoản chi phí của mình cho vật tư văn phòng và ghi có vào tài khoản vật tư của bạn với số tiền tương tự.
Cân nhắc để Thực hiện
Khi bạn đang xử lý các đồ dùng văn phòng như một tài sản lưu động, thì việc sử dụng các đồ dùng văn phòng sẽ làm giảm một phần tài sản. Vì chúng được mua bằng tiền mặt, nghĩa là không phát sinh nợ phải trả, đồng nghĩa với việc vốn chủ sở hữu cũng sẽ giảm theo. Các đồ dùng văn phòng sẽ được sử dụng như một khoản chi phí trong kỳ kế toán và do đó vốn chủ sở hữu cũng sẽ được sử dụng hết trong kỳ kế toán.
