Nhiều người có nhiều địa chỉ email, bao gồm một địa chỉ cá nhân được sử dụng để liên lạc với bạn bè và gia đình và một địa chỉ kinh doanh do công ty nơi họ làm việc cấp cho họ. Khả năng của mỗi địa chỉ email sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại tài khoản email cá nhân mà một người chọn sử dụng và loại tài khoản mà công ty thiết lập cho anh ta. Nghi thức và bảo mật cũng khác nhau, tùy thuộc vào tài khoản bạn đang sử dụng và thông điệp bạn đang gửi.
Truy cập Email
Tài khoản email cá nhân có thể được truy cập từ hầu hết mọi nơi, ngay cả khi bạn đọc thư ở nhà thông qua một chương trình như Microsoft Outlook. Hầu hết các dịch vụ email cá nhân đều có hộp thư đến email dựa trên Web, nơi bạn có thể đọc, viết và chỉnh sửa email từ bất kỳ máy tính nào. Nhiều công ty có tài khoản email chỉ có thể được truy cập tại nơi làm việc hoặc thông qua máy tính làm việc. Thông thường những tài khoản đó được định tuyến thông qua một chương trình như Outlook và người dùng không có quyền truy cập vào dịch vụ dựa trên Web. Mật khẩu và các mục khác cần được chỉnh sửa trong email công ty được thay đổi thông qua một nhân viên CNTT thay vì thông qua cài đặt của riêng bạn, như chúng sẽ có trong email cá nhân.
Bảo vệ
Bạn có thể tương đối chắc chắn rằng việc sử dụng email của bạn không bị giám sát trong email cá nhân của bạn. Mặt khác, email công ty nên được coi là một cuốn sách mở đối với nhà tuyển dụng của bạn. Tất cả mọi thứ từ tin nhắn bạn viết đến tệp đính kèm bạn gửi đều phải được giám sát kỹ lưỡng và phải được giữ nghiêm ngặt trong kinh doanh. Không giống như tài khoản email cá nhân có thể được sử dụng tùy ý, tài khoản email công ty được duy trì và thanh toán bởi một công ty muốn tài khoản được sử dụng cho mục đích kinh doanh.
Một số công ty cũng sẽ có mật khẩu và bảo mật email mạnh hơn so với những gì bạn thấy trên tài khoản tiêu chuẩn. Điều này đặc biệt đúng nếu thông tin như tên khách hàng hoặc bảng tính tài chính được trao đổi qua hệ thống email của công ty.
Nghi thức và Tệp đính kèm
Các hệ thống email cá nhân và công ty có các nghi thức tiêu chuẩn khác nhau. Mặc dù bạn có thể gửi một email thông thường cho một thành viên trong gia đình hoặc một bức ảnh vui nhộn cho bạn bè từ tài khoản email cá nhân, nhưng điều tương tự không nên được thực hiện từ tài khoản email của công ty. Thư điện tử công ty nên được kiểm tra cẩn thận để tìm lỗi ngữ pháp hoặc chính tả; chúng nên bao gồm tên đầy đủ của bạn và tên đầy đủ của người nhận. Chúng không nên bao gồm bất kỳ chữ viết tắt hoặc tiếng nói trên Internet.
Kích thước tệp đính kèm cũng có thể khác nhau trên các hệ thống email khác nhau. Hotmail cung cấp tệp đính kèm 10 GB qua SkyDrive, trong khi Yahoo và Gmail đều có giới hạn tệp đính kèm 25 MB cho email. Công ty bạn đang làm việc có thể đã đặt giới hạn thấp hơn cho các tệp đính kèm được gửi qua hệ thống email của công ty.
Giá cả
Chi phí của email cá nhân và công ty cũng khác nhau rất nhiều. Nhiều người nhận được tài khoản email cá nhân miễn phí từ các nhà cung cấp dịch vụ Internet với các gói Internet; tài khoản email miễn phí cũng có sẵn từ Google, Yahoo, Microsoft và một loạt các công ty khác. Khi một doanh nghiệp muốn cung cấp cho nhân viên một tài khoản email dựa trên công ty, nó thường phải chịu một khoản chi phí đáng kể. Mỗi tài khoản email cá nhân, cũng như các tệp đính kèm và khối lượng email được gửi, đóng góp vào chi phí cuối cùng. Mặc dù các công ty cũng có thể sử dụng tài khoản email miễn phí cho nhân viên, nhưng chúng sẽ không đi kèm với miền công ty và trông sẽ không chuyên nghiệp.
