Các chữ cái trong biểu mẫu có thể đơn giản hóa việc truyền đạt thông điệp cốt lõi đến một nhóm lớn, nhưng sự thiếu tùy chỉnh rõ ràng của chúng có thể làm giảm tác dụng của chúng. Các tính năng kết hợp thư của Microsoft Word biến các thư từ biểu mẫu soạn sẵn thành các tài liệu đọc như thư từ riêng lẻ. So với quá trình chuẩn bị các lá thư riêng lẻ để chuyển tải một tập hợp thông tin đến nhiều người, trộn thư tiết kiệm thời gian và công sức, tạo ra các thư hàng loạt hoàn chỉnh với nhãn hoặc phong bì.
Truyền thông đại chúng được đơn giản hóa
Khi bạn chịu trách nhiệm gửi tin nhắn bằng văn bản hoặc email cho từng thành viên của nhóm, bạn có thể tạo tệp mẫu và chỉnh sửa theo cách thủ công để thêm tên, địa chỉ và các chi tiết được cá nhân hóa khác. Tuy nhiên, lượng thời gian và nỗ lực cần thiết để tạo từng chữ cái một có thể gây khó khăn, đặc biệt là đối với một danh sách lớn mà bạn thường xuyên giao tiếp. Thay vì dùng đến việc in thông tin liên hệ và lời chào trên một lá thư biểu mẫu được sao chụp, hãy xem xét khả năng kết hợp thư của Microsoft Word để đơn giản hóa quá trình gửi một tin nhắn thống nhất với các chi tiết tùy chỉnh.
Kiểu chữ, Định dạng & Đồ họa
Tệp bạn tạo để dùng làm tài liệu phối thư chính có thể tận dụng tối đa tất cả các tính năng định dạng mà bạn thường sử dụng trong Microsoft Word. Bạn không cần phải học một ứng dụng mới để tạo tệp sắp chữ có cấu trúc, tạo cơ sở cho dự án của bạn. Thêm bảng, kiểu chữ, các yếu tố màu sắc, đồ họa và các phần trình bày khác được tạo trong Word hoặc được liên kết động từ các ứng dụng Microsoft Office khác. Bất kỳ phần tử hình ảnh hoặc kiểu dáng nào mà bạn kết hợp trực tiếp vào tài liệu chính sẽ xuất hiện trong mỗi lần lặp lại tùy chỉnh của kết quả được hợp nhất.
Phối hợp trong Microsoft Office
Sau khi bạn xây dựng chữ cái cơ bản, bạn thêm các trường hợp nhất xác định vị trí từng phần thông tin được cá nhân hóa sẽ xuất hiện. Tên của các trường hợp nhất này tương quan với tên trường trong tài liệu danh sách mà bạn tạo trong Microsoft Excel, Microsoft Access hoặc thông qua biểu mẫu được tích hợp sẵn cho quy trình phối thư trong Word. Nếu bạn chia dữ liệu nguồn của mình thành những đơn vị thông tin quan trọng nhỏ nhất, bạn sẽ tăng tính linh hoạt cho tài liệu đầu vào của mình. Ví dụ: thay vì thiết lập một trường chứa tên đầy đủ, hãy chia nhỏ tên thành các phần thành phần của nó: tiêu đề lịch sự và họ, tên đệm và họ. Việc giải cấu trúc này cho phép bạn kết hợp tiêu đề lịch sự và họ vào lời chào của một lá thư, xưng hô người nhận bằng tên trong đoạn kết thúc của bạn và sử dụng họ để kết hợp đề cập đến gia đình của cá nhân ở nơi khác trong văn bản của bạn.
Tùy chọn có điều kiện
Cùng với việc cá nhân hóa từng phiên bản tài liệu của bạn cho người nhận dự định, bạn có thể tăng tiềm năng tùy chỉnh của dự án với các tùy chọn có điều kiện thay đổi cách phối thư xử lý dữ liệu của bạn, tùy thuộc vào các điều kiện khác mà bạn chỉ định. Thiết lập trường kích hoạt quá trình hợp nhất để bỏ qua một bản ghi nếu tập dữ liệu của nó chứa giá trị số thấp hơn một ngưỡng cụ thể. Trường sử dụng biểu thức "nếu" đánh giá hai giá trị và thay đổi quá trình hợp nhất dựa trên cách chúng so sánh, thay đổi một phần của thông báo dựa trên việc một thành viên trong danh sách nhà tài trợ đã đóng góp nhiều hơn hay ít hơn một số tiền cụ thể. Một số loại trường cho phép bổ sung một cách nhanh chóng phản hồi ghi đè một thông báo chung bằng một thông báo cụ thể. Các tùy chọn có điều kiện này làm tăng tính linh hoạt của quá trình hợp nhất.
