Tính lương liên quan đến việc thực hiện nhiều nhiệm vụ để đảm bảo việc kiểm tra lương chính xác và kịp thời cũng như việc tuân thủ thuế và lưu trữ hồ sơ. Những nhiệm vụ này không thể vội vàng, và chúng phải được thực hiện với sự tỉ mỉ và cẩn thận. Nếu không, có thể xảy ra sai sót trong việc kiểm tra lương và các thủ tục lưu trữ hồ sơ và thuế không phù hợp.
Tình hình trước đây có thể khiến nhân viên trở nên khó chịu; hai tình huống sau có thể gây ra hình phạt từ Sở Thuế vụ và Bộ Lao động Hoa Kỳ. Do đó, khi làm công tác trả lương phải áp dụng quy trình từng bước.
Xử lý bảng lương trước thời hạn
Xử lý bảng lương trước thời hạn. Lập lịch trình xử lý bảng lương cho phép bạn có nhiều thời gian để xử lý bảng lương và sửa các lỗi đã phát hiện trước khi nhân viên nhận được tiền lương của họ. Ví dụ: thực hiện xử lý bảng lương hai hoặc ba ngày trước ngày trả lương thực tế.
Cập nhật hồ sơ của nhân viên
Thực hiện các thay đổi đối với hồ sơ trả lương của nhân viên, nếu có. Điều này bao gồm: thay đổi địa chỉ; các thay đổi về khấu trừ tiền lương, chẳng hạn như thay đổi mẫu W-4 và thuế thu nhập tiểu bang; và các thay đổi khấu trừ tự nguyện, chẳng hạn như hưu trí và trợ cấp sức khỏe. Hơn nữa, nhập thông tin tuyển dụng mới cho nhân viên được thuê trong kỳ trả lương hiện tại.
Tính toán dữ liệu chấm công
Tính toán dữ liệu chấm công từ thẻ chấm công hoặc bảng chấm công và nhập số giờ phải trả vào hệ thống, chẳng hạn như giờ bình thường, giờ làm thêm và giờ nghỉ. Nếu sử dụng hệ thống chấm công trên máy vi tính, bạn có thể nhập thời gian vào phần mềm tính lương. Tất cả những gì bạn phải làm là đảm bảo thời gian được vận chuyển chính xác và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.
Trả theo tỷ lệ theo yêu cầu
Thanh toán các loại thu nhập khác, chẳng hạn như tiền thưởng, tiền hoa hồng và khoản thanh toán hồi tố do tăng lương. Thực hiện các điều chỉnh khác, chẳng hạn như lương bổ sung hoặc khấu trừ lương do trả quá hoặc trả thấp so với kỳ trả lương trước. Chứng minh khoản lương của nhân viên được trả lương nếu cô ấy chấm dứt hợp đồng nhưng không làm việc trong toàn bộ thời gian trả lương và nhập ngày ngừng việc vào phần mềm tính lương để ngừng các khoản thanh toán trong tương lai.
Hơn nữa, hãy phân chia theo tỷ lệ tiền lương của nhân viên mới được trả nếu cô ấy được thuê sau khi thời gian trả lương hiện tại bắt đầu. Ví dụ: nếu cô ấy bắt đầu làm việc vào ngày thứ tư của chu kỳ trả lương hai tuần một lần, hãy trả lương cho cô ấy trong bảy ngày làm việc thay vì 10 ngày.
Xác minh Báo cáo Bảng lương
In các báo cáo cho phép bạn xác minh bảng lương trước khi in phiếu lương và tạo tệp tiền gửi trực tiếp. Thực hiện các điều chỉnh, nếu cần thiết.
In phiếu lương và phiếu thanh toán
In phiếu lương và cuống phiếu lương. Tạo tệp tiền gửi trực tiếp và chuyển đến ngân hàng. Liên hệ với ngân hàng và đảm bảo rằng nó đã được nhận một cách thích hợp, và xác minh số tiền đã nhận.
Giữ hồ sơ lương
In sổ tính lương hiển thị tiền lương gộp của nhân viên cho bảng lương hiện tại. Nộp hồ sơ trong khu vực lưu trữ bí mật. Giữ những hồ sơ này trong tối thiểu ba năm. Lưu giữ hồ sơ chấm công và những hồ sơ dựa trên tính toán tiền lương trong tối thiểu hai năm.
In và Phân phối Báo cáo
In và phân phối các báo cáo cần thiết của các bộ phận liên quan, chẳng hạn như nguồn nhân lực và tài chính, cho các mục đích quản lý và điều chỉnh lợi ích. Nếu một bộ phận hoặc công ty riêng biệt xử lý thuế tiền lương, hãy chuyển các hồ sơ thuế cần thiết cho mỗi kỳ trả lương cho cá nhân thích hợp.
tiền boa
Phần mềm tính lương tính thuế trả lương cho bạn. Tuy nhiên, hãy luôn giữ một bản sao của Thông tư E về Dịch vụ Thuế vụ để giúp bạn hiểu nghĩa vụ thuế trả lương của mình. Liên hệ với cơ quan thuế tiểu bang của bạn để biết hướng dẫn về nghĩa vụ thuế theo bảng lương tiểu bang của bạn.
