Các doanh nghiệp lớn đã rời bỏ hệ thống phân cấp truyền thống để chuyển sang cấu trúc sử dụng phương pháp tiếp cận theo nhóm hoặc mạng lưới các nhà cung cấp bên ngoài. Tuy nhiên, cấu trúc phân cấp là cấu trúc được các doanh nghiệp nhỏ sử dụng nhiều nhất. Giống như hầu hết các cấu trúc tổ chức, hệ thống phân cấp có những ưu điểm và nhược điểm; một số trong số đó phụ thuộc vào ngữ cảnh. Điều gì có thể là một lợi thế cho một doanh nghiệp có thể là một bất lợi cho một doanh nghiệp khác, dựa trên nhu cầu và mục tiêu của mỗi tổ chức.
Ưu điểm: Đường quyền rõ ràng
Sử dụng cấu trúc phân cấp thiết lập quyền hạn rõ ràng cho công việc và các phòng ban. Người quản lý có quyền theo cấp quản lý và có quyền phân bổ nguồn lực, khen thưởng, trừng phạt hành vi và ra lệnh cho cấp dưới. Không ai nhầm lẫn về ranh giới giữa các phòng ban và công việc, và mọi người đều hiểu rõ về chuỗi mệnh lệnh.
Đây là một đặc điểm đặc biệt hữu ích trong một cuộc khủng hoảng, khi sự do dự của từng ủy ban hoặc cấp dưới có thể là tai hại. Sếp đưa ra mệnh lệnh và có thể mong đợi sự tuân thủ.
Ưu điểm: Đường truyền thông tin rõ ràng
Cấu trúc phân cấp tạo ra các đường truyền thông tin rõ ràng. Các đường dây thiết lập mối quan hệ giữa người quản lý và cấp dưới cũng cung cấp hướng giao tiếp. Cách tiếp cận này cung cấp cho các phòng ban một người phát ngôn rõ ràng: người quản lý. Cấp dưới biết phải báo cáo cho ai và lấy thông tin và chỉ thị ở đâu. Điều này phục vụ cho việc thống nhất các bộ phận, dẫn đến sự phối hợp giữa các thành viên của nó.
Ưu điểm: Kết quả rõ ràng
Khi tổ chức nhân viên theo hệ thống cấp bậc, điều hợp lý là tổ chức họ theo loại công việc. Điều này cho phép các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ công việc tương tự nhau chia sẻ các nguồn lực được phân bổ bởi người quản lý và để người quản lý phối hợp những nỗ lực tương tự để đạt được hiệu quả lớn. Việc phân nhóm này tạo tiền đề cho hoạt động hiệu quả và tiết kiệm chi phí thông qua tính kinh tế theo quy mô.
Nhược điểm: Cô lập và Suy nghĩ Bẩn thỉu
Việc phân nhóm tương tự cho phép các thành viên trong các phòng ban làm việc tốt với nhau cũng khiến họ tách biệt họ với các bộ phận khác của công ty, làm giảm sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận. Các phòng ban có thể trở nên thờ ơ với những mối quan tâm của các khu vực khác và phát triển tầm nhìn của đường hầm. Khi cấp thiết, các phòng ban có thể đặt các chương trình nghị sự của riêng họ lên trước các mục tiêu của công ty.
Nhược điểm: Tập trung quyền lực
Cấu trúc phân cấp tập trung quyền lực và thẩm quyền ở các cấp cao nhất có thể. Đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ, điều này có thể tạo ra một số vấn đề. Thay vì đưa ra quyết định về các vấn đề lớn, lập kế hoạch và cung cấp khả năng lãnh đạo, chủ sở hữu có thể bị cuốn vào các hoạt động hàng ngày, đưa ra quyết định về những thứ tốt nhất nên giao cho những người gần gũi hơn với tình hình.
Nhược điểm: Băng đỏ vô tận
Khi cấu trúc phân cấp phát triển, hệ thống phân cấp của nó cũng phát triển theo. Bộ máy quan liêu làm chậm mọi thứ - ra quyết định, giao tiếp, hành động - và công ty trở thành một thực thể ì ạch, thay vì lanh lợi. Lý do khiến mọi thứ chậm lại là vì giao tiếp và yêu cầu phải di chuyển lên và sau đó quay trở lại chuỗi lệnh. Bệnh quan liêu có khả năng phá hoại mạnh mẽ nhất trong các môi trường kinh doanh năng động đòi hỏi hành động nhanh chóng.
