Chi phí bán hàng và chi phí quản lý đều là một phần của chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (SG&A) mà một công ty sử dụng để hoạt động. Các chi phí hoạt động này không bao gồm giá vốn hàng bán (COGS). Mặc dù chúng là một phần của cùng một danh mục báo cáo thu nhập, nhưng việc chia nhỏ các danh mục phụ này sẽ mang lại cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cái nhìn sâu sắc về các biện pháp kiểm soát chi phí. Các công ty xem xét chi phí bán hàng so với các chi phí quản lý khác để xác định xem công ty có đang sử dụng hợp lý các nguồn lực cho nhân viên và tiếp thị hay không.
Xác định Chi phí Bán hàng
Bất cứ khi nào một sản phẩm hoặc dịch vụ được bán, sẽ có các chi phí liên quan đến các hoạt động tạo ra doanh thu bán hàng. Để được coi là chi phí bán hàng, chi phí đó phải là chi phí trực tiếp, chẳng hạn như tiền lương, hoa hồng, phúc lợi, chi phí đi lại và bất kỳ chỗ ở nào của đại diện bán hàng liên quan đến việc bán hàng. Điều này được xác định tại điểm bán hàng. Việc thực hiện và hoàn thành giao dịch bán không được coi là chi phí bán hàng.
Ví dụ, nếu một công ty bán các tấm pin mặt trời, thì chi phí bán hàng không phải là chi phí sản xuất tấm pin mặt trời cũng như việc lắp đặt tấm pin mặt trời. Đó hoàn toàn là chi phí liên quan đến một người lái xe đến một khu phố và dành cả ngày để gõ cửa cho đến khi anh ta có người mua các tấm. Mức lương, hoa hồng, số dặm bay và chỗ đậu xe của nhân viên bán hàng đó thuộc chi phí bán hàng.
Xác định Chi phí Hành chính
Báo cáo thu nhập gộp chung chi phí quản lý và chi phí quản lý thành một loại. Chi phí quản lý doanh nghiệp là tất cả các khoản chi phí không liên quan đến việc bán hàng và không liên quan đến việc tạo ra sản phẩm. Những chi phí này bao gồm chi phí để điều hành văn phòng chính, nhân viên tiếp thị, điều hành và hỗ trợ, và bất kỳ chi phí phân phối nào.
Ví dụ, cùng một công ty bảng điều khiển năng lượng mặt trời có chi phí hành chính chung dưới dạng tiền thuê văn phòng trung tâm, nhân viên hành chính và nhân viên lắp đặt. Tiện ích, bảo hiểm, đồ dùng văn phòng và các chi phí liên quan đến quản lý được coi là chi phí quản lý và chi phí chung.
Giá vốn hàng bán không phải là chi phí bán hàng
Một khoản chi phí không được tính vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp là giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán là tất cả các chi phí phải trả để tạo ra sản phẩm được bán. Chúng bao gồm tiền thuê nhà máy sản xuất, nhân viên và vật tư được sử dụng để sản xuất các sản phẩm được bán. Việc kiểm soát giá vốn hàng bán đòi hỏi phải mua vật tư với số lượng lớn, tìm được lao động hiệu quả và có thể đưa sản phẩm về kho ngay lập tức với mức giá hợp lý.
Ví dụ, một công ty bán các tấm pin mặt trời có một nhà máy sản xuất tại Đài Loan. Chi phí thuê, nhân công và vật tư để sản xuất các tấm pin mặt trời là COG. Ngay cả chi phí vận chuyển và vận chuyển để đưa các tấm pin mặt trời đến kho hàng của Hoa Kỳ cũng được coi là một phần của COGS. Việc giao hàng cho khách hàng được coi là một phần của chi phí phân phối, là một phần của chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của sự khác biệt
Các nhà quản lý giỏi hiểu rõ mỗi loại chi phí này ảnh hưởng như thế nào đến lợi nhuận chung của công ty. Khi doanh số bán hàng giảm, người quản lý phải xem xét tiền đang được sử dụng vào đâu và nếu tiền được chi vào những nơi không cần thiết. Việc thực hiện các biện pháp kiểm soát chi phí có thể có nghĩa là làm cho chi phí hành chính trở nên tinh gọn hơn bằng cách cắt giảm nhân viên phụ trợ trong khi chuyển hướng các nỗ lực tiếp thị. Điều chỉnh giá vốn hàng bán cũng có thể được thực hiện nhằm giảm giá thành sản phẩm và tăng tỷ suất lợi nhuận.
Một công ty hoạt động hiệu quả sẽ tối đa hóa sản lượng sản xuất và bán hàng liên quan đến chi phí hoạt động, cả hai đều bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Khi sản lượng vượt quá những gì đội bán hàng đang bán, sản xuất cần phải chậm lại hoặc phải thực hiện các thay đổi để tạo ra nhiều doanh số hơn và giảm chi phí cho đến khi công ty tìm thấy điểm cân bằng hoạt động. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sau đó thực hiện các chiến lược trong khi giám sát tiến độ.
