Một cuộc điều tra kinh doanh có thể được ví như bước đầu tiên của mối quan hệ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Thông thường, bạn viết một lá thư yêu cầu để đáp lại một chiến dịch tiếp cận bán hàng hoặc quảng cáo của một công ty mà bạn không quen thuộc. Bạn viết thư để tìm hiểu thêm về dịch vụ, sản phẩm hoặc doanh nghiệp mà bạn đang cân nhắc sử dụng, mua hoặc tạo mối quan hệ. Thư hỏi thăm cần ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Mục đích chính của nó là thu thập thông tin chi tiết hơn những gì đã có trong tài liệu bán hàng ban đầu.
1
Nhập ngày của thư. Ngày này hữu ích nếu bạn cần tham khảo để tìm hiểu trong các cuộc liên lạc sau này.
2
Nhập địa chỉ của công ty. Nếu tài liệu bán hàng ban đầu bao gồm tên của người liên hệ thích hợp, hãy nhập tên đó bên trên tên công ty. Nếu chỉ một chức danh hoặc phòng ban được tham chiếu, hãy nhập dữ liệu đó vào một dòng riêng biệt ở cuối địa chỉ. Bắt đầu dòng riêng biệt đó bằng chữ viết tắt "Attn:." Một ví dụ là "Attn: Vice President, Business Services."
3
Sử dụng lời chào thích hợp. Nếu tài liệu bán hàng bạn nhận được có giọng điệu thân thiện, dễ mến, bạn có thể sử dụng tên của người liên hệ. Nếu không, chỉ cần ghi địa chỉ liên hệ với Ông hoặc Bà, theo sau là họ.
4
Nêu ngắn gọn yêu cầu của bạn. Nếu bạn muốn một danh mục hoặc bảng giá, chỉ cần nói như vậy. Ví dụ: "Tôi viết thư này để yêu cầu một danh mục sản phẩm để trả lời cho thư bán hàng gần đây của bạn." Nếu bạn đang cảm thấy rộng rãi, bạn có thể bao gồm một dòng về chức năng của công ty bạn, chẳng hạn như "Công ty của tôi sử dụng widget trong sản xuất khung widget."
5
Đóng bằng cách đóng tiêu chuẩn và dòng chữ ký in. "Trân trọng" và "Rất thực sự là của bạn" là những cách đóng phổ biến và thích hợp. Bao gồm tiêu đề của bạn bên dưới dòng chữ ký.
