Trong môi trường kinh doanh, thông thường các nhân viên làm việc cùng nhau trong các nhóm, đội và phòng ban nhỏ để hoàn thành các nhiệm vụ kinh doanh cụ thể. Để làm việc hiệu quả với nhau, điều quan trọng là mỗi cá nhân phải có kỹ năng giao tiếp nhóm mạnh mẽ. Nếu không, nhân viên của bạn có thể gây ra hiểu lầm, bắt đầu xung đột không cần thiết và làm chậm hiệu quả của tổ chức của bạn. Học cách tạo điều kiện giao tiếp nhóm hiệu quả có thể giúp nhân viên của bạn làm việc cùng nhau tốt hơn.
Hiểu giao tiếp nhóm tại nơi làm việc
Có nhiều nhóm khác nhau tại nơi làm việc. Điều này có thể bao gồm một nhóm bán hàng hoạt động để hoàn thành nhiệm vụ chức năng là bán sản phẩm. Nó cũng có thể bao gồm một ủy ban câu lạc bộ xã hội bao gồm những người tình nguyện dành thời gian của họ để lên kế hoạch cho các sự kiện vui vẻ cho nhân viên. Thông thường, các nhóm được định nghĩa là có từ năm đến 20 người, mặc dù quy mô có thể thay đổi tùy theo tổ chức của bạn. Yếu tố xác định của một nhóm tại nơi làm việc là họ cần hợp tác để cùng nhau hoàn thành một mục tiêu cụ thể.
Giao tiếp là hành động gửi và nhận thông điệp. Trong cài đặt riêng lẻ, có một người gửi tin nhắn và một người nhận tin nhắn. Tuy nhiên, trong một động lực nhóm, điều này thay đổi - có thể dẫn đến sự phức tạp và hiểu lầm. Có thể có một số người gửi tin nhắn và một số người nhận tin nhắn, và điều này có thể xảy ra đồng thời. Nếu tất cả các cá nhân trong nhóm không hiểu thông điệp như dự định, nó có thể dẫn đến các vấn đề tại nơi làm việc.
Mục đích của giao tiếp nhóm là trao đổi thông tin để đưa ra quyết định, giải quyết sự nhầm lẫn, xây dựng mối quan hệ và tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên, giao tiếp nhóm cũng có ảnh hưởng đến cách các cá nhân trong nhóm đối xử với nhau và cảm nhận về nhau. Điều này cho biết liệu họ có động lực để đáp ứng các mục tiêu của nhóm mình hay không.
Sử dụng các chiến lược giao tiếp nhóm để cải thiện hoạt động kinh doanh
Hiểu được cách thức hoạt động của giao tiếp nhóm có thể giúp doanh nghiệp cải thiện các quy trình và giao thức giao tiếp của riêng họ cho nhân viên. Điều này có thể cho phép nhân viên:
- Thỏa hiệp về các chủ đề phân cực;
- Giải thích các vấn đề đa dạng cho đồng nghiệp;
- Ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh lớn;
- Hướng dẫn đồng nghiệp cách hợp tác với nhau;
- Dẫn dắt đồng nghiệp tạo ra các kế hoạch và chiến lược để đạt được các mục tiêu kinh doanh;
- Xây dựng tình bạn và tình bạn thân thiết với các nhân viên khác; và
- Giải quyết xung đột mà không có sự can thiệp của quản lý.
Chìa khóa để cải thiện giao tiếp nhóm tại nơi làm việc là xây dựng các quy trình và chính sách xung quanh các phương pháp giao tiếp tốt nhất. Bằng cách cung cấp cho nhân viên các hướng dẫn và mục tiêu đầy khát vọng, các doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên làm việc trên các kỹ năng giao tiếp của riêng họ. Điều quan trọng là người sử dụng lao động phải quảng bá lợi ích của việc giao tiếp hiệu quả, để nhân viên của họ hiểu rằng việc cải thiện kỹ năng này sẽ cải thiện hiệu suất của họ trong công việc - và trong cuộc sống.
Xem xét các phong cách giao tiếp khác nhau trong một nhóm
Một trong những thách thức của giao tiếp nhóm là nhóm bao gồm những người khác nhau có thể có phong cách giao tiếp khác nhau. Cách mọi người giao tiếp ảnh hưởng đến cách họ gửi và nhận tin nhắn. Nếu có nhiều phong cách giao tiếp khác nhau trong một nhóm, thì càng có nhiều khả năng thông điệp bị thất lạc.
Có nhiều cách khác nhau để phân loại các phong cách giao tiếp. Các bài kiểm tra tính cách như Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) có thể được sử dụng để đánh giá phong cách giao tiếp, cũng như đánh giá DiSC. Theo DiSC, các phong cách giao tiếp có thể được phân loại thành bốn loại riêng biệt:
- Có ưu thế: Những người giao tiếp này hướng tới kết quả và tập trung vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh. Họ tự tin và không sợ thử thách. Tuy nhiên, họ có thể nói thẳng.
- Người ảnh hưởng: Những người giao tiếp này tập trung vào việc xây dựng các mối quan hệ và thuyết phục người khác. Họ phát triển mạnh nhờ sự hợp tác và rất lạc quan và nhiệt tình.
- Vững chắc: Những người giao tiếp này thích hợp tác với người khác và rất chân thành. Họ có cách tiếp cận bình tĩnh và không thích vội vàng trong quá trình của mình.
- Tận tâm: Những người giao tiếp này coi trọng chất lượng, độ chính xác và chuyên môn. Họ quan tâm đến các chi tiết và không thích sai. Họ thích tự mình làm việc.
Bằng cách phân tích các phong cách giao tiếp khác nhau trong các nhóm nơi làm việc, bạn có thể hiểu rõ hơn về làm sao các cá nhân thích giao tiếp và họ có chung những đặc điểm tính cách nào.
Sử dụng các kênh liên lạc phù hợp
Giao tiếp nhóm diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Điều quan trọng là nhân viên của bạn phải biết sử dụng kênh nào cho loại thông điệp mà họ muốn gửi. Sử dụng sai kênh liên lạc có thể gây ra hiểu lầm và làm chậm hiệu quả của nhóm. Các kênh liên lạc của nhóm bao gồm:
- Họp đội chính thức;
- Các cuộc họp nhóm không chính thức;
- Những cuộc gọi đàm phán;
- Nhóm email;
- Nhóm trò chuyện tin nhắn trực tiếp;
- Các danh mục nhiệm vụ quản lý dự án; và
- Bản ghi nhớ trên giấy.
Nếu một thành viên trong nhóm muốn gửi một tin nhắn quan trọng về một thời hạn khó sắp tới, anh ta có thể gửi tin nhắn đó thông qua một cuộc trò chuyện tin nhắn tức thì trong nhóm. Tuy nhiên, nếu nhóm đang thảo luận về những điều khác trong cuộc trò chuyện, thông báo thời hạn quan trọng đó có thể bị mất. Tương tự, một nhóm có thể chọn tổ chức một cuộc họp về một vấn đề có thể dễ dàng giải quyết bằng email. Điều này có thể làm chậm hiệu quả của nó. Đó là lý do tại sao điều quan trọng đối với từng thành viên trong nhóm là phải hiểu kênh nào sẽ sử dụng cho mỗi tin nhắn.
Chẩn đoán Rào cản đối với Giao tiếp Nhóm Hiệu quả
Để cải thiện giao tiếp nhóm cho nhóm của bạn, điều quan trọng là phải hiểu nguyên nhân chính của vấn đề. Có một số rào cản khác nhau đối với giao tiếp nhóm, bao gồm:
- Rào cản vật lý: Khoảng cách vật lý giữa các thành viên trong nhóm có thể gây khó khăn cho việc giao tiếp. Nếu các thành viên trong nhóm làm việc ở các tầng khác nhau của doanh nghiệp, họ có thể không thể nói chuyện trực tiếp với nhau thường xuyên. Văn phòng đóng kín cửa, tường cao và kết nối điện thoại kém cũng có thể gây ra vấn đề.
- Rào cản tri giác: Cách mỗi thành viên trong nhóm nhìn thế giới ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp. Một người quá bi quan sẽ hiểu thông điệp về thời hạn sắp tới khác với một người quá lạc quan.
- Rào cản cảm xúc: Trạng thái cảm xúc của một thành viên nhóm ảnh hưởng đến cách cô ấy gửi và nhận tin nhắn. Ví dụ, cảm giác sợ hãi, dễ bị tổn thương, không tin tưởng, hạnh phúc, tức giận và phấn khích có thể thay đổi giao tiếp.
- Rào cản giữa các cá nhân: Nhận thức cá nhân của mọi người về bản thân có thể ảnh hưởng đến cách họ tương tác với nhóm của mình. Hãy xem xét cách nói của một người quá tự tin so với một người thiếu lòng tự trọng.
- Rào cản văn hóa: Văn hóa ảnh hưởng đến hành vi và giao tiếp. Ví dụ: ở một số nền văn hóa, việc giao tiếp bằng mắt với người khác giới được coi là không đúng, trong khi đó là điều bình thường ở các nền văn hóa khác.
- Rào cản ngôn ngữ: Nếu các thành viên trong nhóm không nói cùng một ngôn ngữ, điều đó có thể gây ra các vấn đề về dịch thuật. Ngôn ngữ cũng có thể đề cập đến thuật ngữ dành riêng cho ngành, điều này có thể gây nhầm lẫn.
Bằng cách chẩn đoán vấn đề chính đang ảnh hưởng đến giao tiếp nhóm, bạn có thể phát triển một giải pháp cho vấn đề. Ví dụ, nếu các thành viên trong nhóm ngồi ở phía đối diện của doanh nghiệp, họ có thể ít có xu hướng giao tiếp trực tiếp hơn. Một giải pháp đơn giản có thể là di chuyển bàn làm việc của họ lại gần nhau hơn để họ có thể cộng tác tốt hơn.
Tạo ra một nền văn hóa giao tiếp cởi mở
Văn hóa nơi làm việc có tác động rất lớn đến cách giao tiếp của nhân viên. Nếu văn hóa của tổ chức không khuyến khích chia sẻ thông tin một cách cởi mở, nhân viên có thể có xu hướng không giao tiếp tốt với nhóm của họ. Ví dụ: nếu nhóm quản lý không chia sẻ các mục tiêu kinh doanh mới với các nhân viên tuyến đầu, những nhân viên đó có thể cảm thấy rằng giao tiếp không được công ty coi trọng.
Mặt khác, nếu tổ chức thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và trung thực, nhân viên có thể cảm thấy được trao quyền để chia sẻ ý tưởng và cởi mở với nhóm của họ. Văn hóa của tổ chức liên quan trực tiếp đến cách ứng xử của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Nếu họ có chính sách cởi mở và nói chuyện thẳng thắn với nhân viên, thì việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của cả nhóm có thể là một chặng đường dài. Đi xa hơn nữa là đưa thông tin liên lạc hiệu quả vào các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp cho nhân viên thấy tầm quan trọng của kỹ năng đó.
Cung cấp đào tạo giao tiếp hiệu quả cho nhân viên
Không phải tất cả mọi người sinh ra đều là những người giao tiếp hiệu quả và không phải tất cả mọi người đều giao tiếp theo cùng một cách. Do đó, điều quan trọng là người sử dụng lao động phải nhận biết khi nào thì cần đào tạo cho nhân viên của họ để cải thiện kỹ năng giao tiếp.
Đào tạo giao tiếp có thể tập trung vào các yếu tố cụ thể của giao tiếp, chẳng hạn như kỹ năng giải quyết xung đột, nói trước đám đông hoặc đàm phán. Nó cũng có thể liên quan đến các kênh giao tiếp cụ thể, chẳng hạn như viết email và báo cáo hiệu quả, hoặc cách điều hành một cuộc họp hiệu quả.
Nếu một nhóm làm việc có các cuộc họp kém hiệu quả kéo dài quá lâu và không hoàn thành được nhiệm vụ, học cách điều hành và tham gia các cuộc họp thành công có thể giúp nhóm giao tiếp tốt hơn với nhau và thực hiện hiệu quả hơn trong công việc của họ.
Làm rõ vai trò và trách nhiệm của cá nhân
Trong một động lực nhóm, vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm có thể dẫn đến các vấn đề giao tiếp. Mỗi thành viên của nhóm cần hiểu rõ ràng về những nhiệm vụ chính của họ trong bối cảnh nhóm và những gì họ có trách nhiệm hoàn thành. Họ nên biết những gì được mong đợi ở họ về kết quả và hành vi. Điều này bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày của họ, các mục tiêu bao quát và sự phù hợp với các mục tiêu của công ty. Thêm vào đó, việc hiểu rõ vai trò của họ cũng giúp nhân viên hiểu được hệ thống phân cấp của nhóm.
Điều quan trọng đối với một trưởng nhóm hoặc người quản lý là đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ và những vai trò và trách nhiệm đó bổ sung cho nhau. Nếu các ưu tiên của từng thành viên không phù hợp với nhau, điều đó có thể dẫn đến xung đột và hiểu lầm.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của làm việc theo nhóm
Người sử dụng lao động cần tập trung vào việc đảm bảo nhân viên của họ nhận thức được rằng họ đang thực hiện một nhiệm vụ cùng với nhau. Thành công của một cá nhân nhân viên không nằm trên thành công của cả nhóm. Khi nhân viên hiểu được chỉ thị của doanh nghiệp về việc làm việc cùng nhau, họ sẽ có động lực để giúp các thành viên khác trong nhóm thành công. Họ có thể làm điều này bằng cách giao tiếp hiệu quả hơn trong quá trình hợp tác nhóm, đàm phán và giải quyết xung đột.
Để giao tiếp tốt với nhau, các doanh nghiệp cần tạo cơ hội cho nhân viên hiểu nhau hơn. Bằng cách tạo ra một cơ sở hạ tầng nơi nhân viên có thể trò chuyện với nhau bên ngoài cài đặt nhiệm vụ chính của họ, họ cho phép nhân viên hiểu nhau trên một mức độ cá nhân. Có một phòng ăn trưa, nơi nhân viên có thể tụ tập để ăn cùng nhau hoặc cung cấp một bàn chơi bi lắc ở hành lang giúp nhân viên có cơ hội nói chuyện thân mật.
Dẫn bằng ví dụ
Nếu doanh nghiệp muốn nhân viên của họ giao tiếp tốt với nhau trong nhóm, người quản lý phải dẫn dắt bằng gương. Nhân viên muốn thấy người quản lý của họ tuân theo cùng những kỳ vọng mà họ đã được yêu cầu phải tuân theo. Ví dụ, nếu bạn muốn nhân viên của mình thỏa hiệp về các quan điểm phân cực trong nhóm, thì bạn phải có khả năng làm như vậy.
Làm chủ những sai lầm
Khi làm việc trong môi trường nhóm, những sai lầm chắc chắn sẽ xảy ra. Điều quan trọng là nhân viên biết rằng một sai lầm không có nghĩa là họ đã thất bại hoàn toàn. Nhân viên có thể cảm thấy xấu hổ, xấu hổ hoặc không hài lòng vì sai lầm của họ và có thể không trao đổi được với những người còn lại trong nhóm về những gì họ đã làm. Tuy nhiên, nếu văn hóa nơi làm việc ủng hộ việc làm chủ lỗi lầm, nhân viên sẽ có thể giải thích tình hình cho nhóm của họ và sau đó cùng nhau đi đến giải pháp.
