Theo Đại học bang Illinois, phần lớn giao tiếp diễn ra trong một tổ chức theo cách tiếp cận thông thường bao gồm một chuỗi chỉ huy từ văn phòng điều hành đến tiền tuyến. Hình thức giao tiếp phổ biến nhất trong các tổ chức có cấu trúc tuân theo mô hình dọc lên và xuống, nhưng quá nhiều chi tiết có thể làm phức tạp quá trình.
Khái niệm cơ bản
Thông tin liên lạc di chuyển thông qua một chuỗi lệnh thường có bản chất theo chiều dọc. Các quy tắc và nhiệm vụ đi xuống từ lãnh đạo cao nhất đến quản lý và truyền xuống các giám sát tuyến đầu, cuối cùng đến tay người lao động. Khi công nhân có vấn đề, họ thường nói chuyện trước với cấp trên trực tiếp của họ. Chuỗi lệnh ra lệnh rằng các giám sát viên báo cáo vấn đề cho người quản lý của họ, những người sau đó có trách nhiệm chuyển thông tin đến các văn phòng điều hành.
Mục đích
Mục đích chính của hoạt động với hệ thống liên lạc dọc là kiểm soát luồng thông tin và ra quyết định. Thông tin liên lạc từ trên xuống thường bao gồm các mệnh lệnh, nhiệm vụ, quyết định chính sách, hướng dẫn và chỉ dẫn. Các chính sách và mục tiêu của tổ chức thường xuất phát từ cấp trên và chuyển xuống thông qua chuỗi chỉ huy. Thông tin liên lạc hướng lên thường bao gồm thông tin từ tuyến đầu đến các giám đốc điều hành về những gì đang diễn ra ở các cấp thấp hơn. Nó có thể bao gồm các khiếu nại, đề xuất, báo cáo, yêu cầu làm rõ hoặc tin tức về các xu hướng.
Nhược điểm
Thông tin thường được lọc khi nó di chuyển lên và xuống theo chuỗi lệnh, làm giảm thông điệp hoặc thay đổi bản chất của thông tin. Người quản lý nhận được yêu cầu trực tiếp đến quản lý cấp trên có thể quyết định yêu cầu đó không hợp lệ và làm chậm chuyển động của nó hoặc dừng hoàn toàn. Thông tin dành cho việc phân phối xuống tất cả các cấp thấp hơn có thể bị đình trệ. Quản lý cấp trung có thể quyết định công nhân của họ không cần thông tin và ngăn chặn tiến trình của nó. Thông tin đi theo một trong hai hướng có thể thay đổi hoặc trở nên loãng nếu không được truyền tải hoặc chuyển xuống ở dạng ban đầu.
Kênh truyền hình
Các kênh khác nhau được sử dụng để gửi thông tin lên và xuống chuỗi lệnh cũng ảnh hưởng đến cách nhận thức và hành động của nó. Khi được truyền tải bằng lời nói, thông tin bị làm ô nhiễm bởi ngôn ngữ cơ thể, sắc thái giọng nói và tính cách của người cung cấp thông tin. Người nhận được thông tin mang đến nhiều bộ lọc khác nhau cho mọi cuộc trò chuyện có thể thay đổi ý định của thông tin. Mặt khác, giao tiếp bằng văn bản, khi được truyền đi không thay đổi, có thể gửi một cách hiệu quả thông điệp nhất quán thông qua một cơ cấu tổ chức. Mặc dù giao tiếp điện tử có thể dễ dàng thao tác hơn, các tổ chức có thể sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau để lấy và nhận thông tin thích hợp.
