Phân tích SWOT là một công cụ mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Hữu ích trong việc thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch chiến lược, phân tích SWOT có thể giúp đánh giá sức khỏe của tổ chức của bạn và triển vọng phát triển trong tương lai. Tác động của phân tích SWOT được xác định bởi cách bạn áp dụng kết quả. Ví dụ: nếu bạn xác định được mối đe dọa tiềm ẩn và chủ động ứng phó, phân tích SWOT sẽ giúp bạn tránh được một cạm bẫy có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Một SWOT gồm bốn phần có thể được chia thành hai phần: điểm mạnh và điểm yếu là một phần, cơ hội và mối đe dọa là một phần khác.
Phân tích SWOT rất linh hoạt
Bất kỳ loại hình tổ chức nào cũng có thể sử dụng phân tích SWOT. Tính hữu ích của công cụ này không chỉ giới hạn ở các công ty lớn. Các công ty mới thành lập có thể sử dụng phân tích SWOT cho một kế hoạch kinh doanh hoặc các tập đoàn đã thành lập có thể sử dụng nó như một cuộc kiểm tra sức khỏe tổ chức. Đại học Kansas cung cấp các ứng dụng này cho phân tích SWOT:
- Giải quyết vấn đề
- Quyết định
- Thay đổi cách quản lý
- Lập kế hoạch toàn cảnh
- Khởi chạy sáng kiến mới
Khi bạn bắt tay vào tư duy sáng tạo mới cho doanh nghiệp của mình, hãy cân nhắc sử dụng phân tích SWOT để bắt đầu quá trình lập kế hoạch.
Hỗ trợ phân tích SWOT
Bước đầu tiên để tạo điều kiện cho phân tích SWOT là xác định nhóm cốt lõi. Nếu đó là một cuộc họp SWOT dựa trên dự án, các nhà lãnh đạo dự án và các bên liên quan chính nên được tham gia. Nếu đó là một nỗ lực của tổ chức để hoạch định chiến lược, các nhà lãnh đạo và quản lý chủ chốt nên có mặt tại bàn. Bắt đầu với điểm mạnh và điểm yếu và sau đó xử lý kết quả. Chuyển sang các cơ hội và mối đe dọa và làm như vậy. Điều quan trọng là phải giữ tinh thần lạc quan khi thảo luận về kết quả của phân tích SWOT. Điểm yếu và các mối đe dọa có thể khiến nhóm lập kế hoạch cảm thấy thất bại. Thay vào đó, hãy sử dụng công cụ này như một cách đầy khát vọng để tạo ra tư duy lớn và kết quả định hướng giải pháp.
Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu
Định nghĩa phân tích SWOT được chia thành bốn phần, nhưng nó bao gồm hai phần chính. Đầu tiên là phân tích điểm mạnh và điểm yếu. Phần này là cơ hội để xem xét nội bộ về những gì tổ chức đang làm tốt và xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Bạn có thể hướng điều này đến một sáng kiến, quy trình cụ thể hoặc toàn bộ tổ chức. Đừng bỏ bất kỳ ý tưởng nào. Hãy thấu đáo khi bạn suy nghĩ về các khía cạnh tích cực và tiêu cực trong phân tích của bạn. Kết quả giúp bạn tìm hiểu thêm về các nguồn lực cần thiết hoặc cách bạn có thể bố trí lại nhân viên và tiền cho các mục đích cải tiến.
Cân nhắc Cơ hội và Đe doạ
Phần thứ hai của phân tích SWOT xem xét các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến thành công. Cơ hội có thể liên quan đến các vấn đề tài chính, công nghiệp, xã hội, môi trường hoặc chính trị, theo BetterEvaluation. Tương tự, các mối đe dọa xem xét các khu vực chung sở thích để xác định bất kỳ điều gì có thể gây rủi ro cho toàn bộ dự án, ý tưởng hoặc tổ chức. Mặc dù có hai phần chính và bốn phần cho một phân tích SWOT, chúng làm việc với sự hợp tác của nhau. Ví dụ: bạn có thể chuyển thứ gì đó lên mức ưu tiên cao hơn nếu bạn xác định được điểm yếu liên quan và mối đe dọa làm tăng nguy cơ gây hại cho tổ chức.
Áp dụng kết quả
Phân tích SWOT chỉ hữu ích nếu bạn khai thác thông tin để thực hiện hành động. Bắt đầu bằng cách sử dụng thông tin thu thập được trong mỗi danh mục và tạo câu hỏi cho nhóm trả lời. Ví dụ: nếu bạn đang thảo luận về điểm yếu, hãy hỏi những câu hỏi sau:
- Chúng ta có quyền kiểm soát nào đối với những điểm yếu này?
- Cần bao nhiêu thời gian để cải thiện?
- Điểm yếu nào gây rủi ro lớn nhất cho hoạt động kinh doanh của chúng ta?
- Ba ưu tiên hàng đầu của chúng tôi là gì?
Bạn có thể tạo các câu hỏi tương tự áp dụng cho từng danh mục. Sau khi tổng hợp thông tin, bạn có thể lập kế hoạch cụ thể để điều động nhân viên và chuyển tổ chức theo một hướng mới.
