Không có số tiền ngưỡng để khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên. Với tư cách là người sử dụng lao động, bạn có trách nhiệm khấu trừ thuế đối với tiền lương của mọi nhân viên từ ngày đầu tiên dựa trên thông tin mà nhân viên cung cấp cho bạn trên Mẫu đơn W-4. Tuy nhiên, có một ngưỡng thu nhập mà nhân viên phải đạt được trước khi họ phải khai thuế liên bang và tiểu bang.
Sự khác biệt giữa nộp thuế và thuế khấu trừ
Đối với năm thuế 2018, một số người nộp thuế không có nghĩa vụ trả thuế thu nhập liên bang. Điều này là do thu nhập của họ ít hơn mức khấu trừ liên bang tiêu chuẩn mà tất cả những người đóng thuế nhận được cộng với khoản khấu trừ bổ sung nếu họ không được tuyên bố là người phụ thuộc vào tờ khai của người đóng thuế khác. Đối với một người lớn dưới 65 tuổi, giới hạn ngưỡng là 12.000 đô la. Nếu người đóng thuế kiếm được không nhiều hơn số đó, thì không có khoản thuế nào đến hạn. Tình huống này chỉ hơi khác đối với các nhóm người đóng thuế khác, chẳng hạn như đối với những người đóng thuế đơn lẻ trên 65 tuổi, những người có ngưỡng tổng thu nhập là $ 13.600.
Nếu không có khoản thuế nào đến hạn, người nộp thuế không có nghĩa vụ khai thuế.
Nghĩa vụ thuế của người sử dụng lao động
Thực tế là một số người đóng thuế không phải khai thuế liên quan đến người đóng thuế chứ không phải người sử dụng lao động. Một người sử dụng lao động mới tham gia trò chơi có thể tin rằng nếu tiền lương của một nhân viên dưới 12.000 đô la, thì người sử dụng lao động không cần khấu trừ thuế. Nó có vẻ có ý nghĩa ban đầu; tại sao bạn lại giữ lại các khoản thuế không phải trả?
Khi bạn nghĩ về điều đó trong một phút, bạn sẽ kết luận rằng điều này không thể đúng. Có một điều, hầu hết các hợp đồng lao động - bao gồm cả hợp đồng miệng - đều có kết thúc mở, nghĩa là có ngày bắt đầu nhưng không có ngày kết thúc. Trong hầu hết các trường hợp, với tư cách là người sử dụng lao động, bạn sẽ không biết nhân viên có thể kiếm được bao nhiêu trong năm tính thuế, đó là lý do tại sao bạn cần bắt đầu khấu trừ thuế từ lần nhận lương đầu tiên.
Điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên đang được giao nhiệm vụ tạm thời và bạn biết khi bạn thuê anh ta rằng tổng tiền lương của anh ta sẽ ít hơn 12.000 đô la? Bạn vẫn phải khấu trừ thuế. Nhân viên có thể được giao nhiệm vụ tạm thời và sẽ đi sau một tháng, kiếm được ít hơn đáng kể so với ngưỡng nhưng những gì còn lại trong năm thì sao? Anh ta có thể, giống như nhiều công nhân ngày nay, có một loạt các vị trí việc làm tạm thời. Cho đến ngày 31 tháng 12, không ai có thể chắc chắn rằng tổng số tiền lương của anh ta sẽ dưới ngưỡng 12.000 đô la, vì vậy với một ngoại lệ duy nhất, bạn có nghĩa vụ khấu trừ thuế đối với thu nhập của mọi nhân viên.
Một ngoại lệ
Đôi khi, bạn có thể có một nhân viên giao nộp W-4 với rất nhiều khoản miễn trừ mà không phải nộp thuế. Tuy nhiên, hãy giữ W-4 của nhân viên đó vì IRS có quyền yêu cầu bạn làm điều đó. Nếu IRS kết luận các khoản khấu trừ của nhân viên là không phù hợp, IRS sẽ gửi cho bạn một "thư khóa", nêu rõ số tiền miễn trừ tối đa mà nhân viên có thể yêu cầu. Cũng nên lưu bức thư đó, hoặc tốt hơn là sao chép và đưa cho nhân viên. Nó sẽ thông báo cho nhân viên rằng kể từ bây giờ bạn sẽ được khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo thư khóa IRS.
Khấu trừ thuế tiểu bang
Việc bạn có nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang với tư cách là người sử dụng lao động hay không tùy thuộc vào tiểu bang nơi công việc xảy ra.
Bảy tiểu bang không có thuế thu nhập tiểu bang: Alaska, Florida, Nevada, Nam Dakota, Texas, Washington và Wyoming. Cư dân của các tiểu bang này không nợ thuế tiểu bang, vì vậy bạn không có thuế phải khấu trừ.
Điều này cũng có thể xảy ra ở New Hampshire và Tennessee. Các tiểu bang này không đánh thuế tiền lương, mặc dù họ đánh thuế thu nhập từ tiền lãi và cổ tức. Ví dụ, một nhân viên làm việc ở New Hampshire, có thể phải trả thuế cho thu nhập từ cổ tức, nhưng đó là giữa nhân viên và nhà nước. Vì tiền lương mà anh ta kiếm được không phải chịu thuế nên người sử dụng lao động không có gì phải khấu trừ.
Trong tất cả các tiểu bang khác, không phải như vậy. Ở bất kỳ tiểu bang nào có thuế tiểu bang đối với tiền lương, người sử dụng lao động phải giữ lại một số tiền lương bổ sung cho thuế tiểu bang. Mức thuế và thủ tục thanh toán khác nhau giữa các bang.
Lưu ý Cảnh báo cho Nhân viên
Mặc dù bạn không có nghĩa vụ phải nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang nếu bạn ở dưới ngưỡng, với tư cách là một người làm công ăn lương, bạn nên suy nghĩ về việc nộp tờ khai thuế để yêu cầu hoàn thuế cho số tiền mà chủ lao động hoặc chủ lao động của bạn khấu trừ trong thời gian năm.
