Việc thu thuế bán hàng của tiểu bang bắt nguồn từ hai thuật ngữ được nhiều chủ doanh nghiệp biết đến: giấy phép bán hàng và giấy chứng nhận bán lại. Một số tiểu bang chọn sử dụng một thuật ngữ thay cho thuật ngữ kia, và một số tiểu bang cuộn hai tài liệu lại với nhau như một tài liệu duy nhất. Tuy nhiên, có sự phân biệt giữa hai cụm từ mà bạn nên hiểu trước khi nộp đơn xin giấy phép kinh doanh thông qua bộ phận cấp phép và quy định của tiểu bang của bạn.
Giấy phép bán hàng cho phép một tiểu bang xác định một doanh nghiệp là người thu thuế bán hàng. Một số tiểu bang có thể gọi giấy phép này là giấy phép hoặc giấy phép “thuế bán hàng”. Giấy phép người bán là bắt buộc đối với chủ sở hữu duy nhất, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và tập đoàn bán tài sản hữu hình cho công chúng với tư cách là nhà bán buôn hoặc nhà bán lẻ. Tài sản hữu hình là một vật phẩm vật chất như đồ chơi, đồ trang sức hoặc xe cộ, và cũng có thể bao gồm vật liệu xây dựng nhà cửa và sửa chữa.
Một số tiểu bang có thể yêu cầu các doanh nghiệp hoạt động theo định hướng dịch vụ - như kế toán, luật sư và nhà trị liệu - thu thuế, điều này sẽ yêu cầu chủ sở hữu doanh nghiệp phải có giấy phép bán hàng. Một số tiểu bang yêu cầu người bán tạm thời - chẳng hạn như người điều hành bán hàng theo mùa, ngày lễ, hàng lục - phải có giấy phép người bán tạm thời. Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp có giấy chứng nhận bán lại đều có giấy phép bán hàng, nhưng một số nhà sản xuất không bao giờ bán một sản phẩm để bán lại và chỉ cung cấp linh kiện cho các sản phẩm khác. Các doanh nghiệp này có thể không bị yêu cầu phải có giấy phép bán hàng vì họ không thu thuế bán hàng.
Giấy chứng nhận bán lại hoặc bán buôn
Chứng chỉ bán lại xác định một doanh nghiệp có quyền thực hiện một số giao dịch mua không chịu thuế. Chúng bao gồm các mặt hàng bán buôn để bán lại và các mặt hàng được mua để sử dụng trong sản xuất sản phẩm để bán lại. Chứng chỉ bán lại ngăn chặn việc thu hai lần thuế bán hàng trên các sản phẩm. Thuế bán hàng được thu thêm khi mặt hàng được mua bởi khách hàng cuối cùng.
Người bán các mặt hàng ban đầu sẽ yêu cầu người mua cung cấp bản sao giấy chứng nhận bán lại để lưu hồ sơ cho mục đích thuế.
Nộp thuế bán hàng
Bất kỳ doanh nghiệp nào bán tài sản hữu hình để bán lại trực tiếp đều cần có giấy phép của người bán để hoạt động hợp pháp ở bất kỳ tiểu bang nào. Giấy phép của người bán thường được miễn phí để có được và cung cấp cho doanh nghiệp số giấy phép. Người bán thường thu thuế bán hàng tại thời điểm người mua mua hàng từ doanh nghiệp. Sau đó, chủ doanh nghiệp sẽ nộp thuế bán hàng cho tiểu bang hàng quý bằng cách ghi số giấy phép bán hàng vào mẫu đơn nộp thuế của tiểu bang.
Người mua sử dụng chứng chỉ bán lại
Doanh nghiệp mua với mục đích bán lại phải cung cấp giấy chứng nhận bán lại cho người bán để tránh phải trả thuế bán hàng. Một bản sao của giấy chứng nhận là bằng chứng mà người bán cần nếu tiểu bang đặt câu hỏi tại sao anh ta không thu thuế cho giao dịch mua. Giấy chứng nhận bán lại thường yêu cầu chủ doanh nghiệp xác định các mặt hàng họ cần mua miễn thuế để ngăn họ mua các mặt hàng khác. Một số tiểu bang có thể yêu cầu một doanh nghiệp hoàn thành đơn đăng ký để được cấp giấy chứng nhận bán lại và những tiểu bang khác có thể cung cấp danh sách thông tin mà người mua phải cung cấp dưới dạng thư, bản ghi nhớ hoặc ghi chú cho người bán.
Chứng chỉ bán lại thường không thể chuyển nhượng qua các tuyến tiểu bang. Chứng chỉ bán lại còn được gọi là chứng chỉ giao dịch không chịu thuế, chứng chỉ miễn thuế bán hàng và chứng chỉ bán lại thuế bán hàng và sử dụng.
