Bạn đang điều hành công việc kinh doanh của mình hay công việc kinh doanh của bạn đang vận hành bạn ... đi vào lòng đất? Mọi doanh nghiệp đều trải qua những chu kỳ điên cuồng, nhưng nếu chúng đã trở thành chuẩn mực thay vì ngoại lệ, thì có lẽ đã đến lúc phải chú ý đến các dấu hiệu và thuê một quản trị viên. Làm như vậy sẽ giúp bạn giảm bớt những toan tính hàng ngày ở nơi làm việc bận rộn để bạn có thể làm những gì bạn giỏi nhất: điều hành công việc kinh doanh bạn yêu thích bằng cách làm những việc bạn yêu thích nhất.
Quản trị viên Giải quyết các vấn đề lớn và nhỏ
Trước khi bạn xem xét các cách mà quản trị viên có thể giảm tải và biến doanh nghiệp của bạn thành một mô hình hiệu quả, trước tiên bạn có thể phải điều chỉnh bản thân với một từ - và một khái niệm - mà một số chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ phải mất một thời gian để thích nghi với: phái đoàn. Có thể dễ dàng nắm bắt hơn nếu bạn nghĩ về các loại gián đoạn mà bạn đối phó và cách bạn có thể ủy quyền hầu hết chúng cho quản trị viên. Ví dụ:
- Một khách hàng hàng đầu muốn tìm hiểu xem bạn có thể giúp họ triển khai một dự án mới hay không
- Hai nhân viên đang tranh cãi và dường như đang lôi kéo các nhân viên khác vào “trại” tương ứng của họ * Một triển lãm thương mại hàng đầu sắp diễn ra tại thị trấn, mang đến cơ hội lớn để giới thiệu một số doanh nghiệp mới và quan trọng
- Máy photocopy văn phòng lại bị kẹt giấy - một điều xảy ra hàng ngày nhấn mạnh rằng nó cần được thay thế
- Nhóm tiếp thị của bạn muốn xem xét các báo cáo quảng cáo hàng quý của công ty
- Một nhân viên bán hàng của một công ty tiện ích địa phương muốn có 15 phút để giải thích cách chuyển đổi nhà cung cấp sẽ giảm 25% hóa đơn hàng tháng của bạn
- Đã đến lúc đánh giá hàng năm của nhân viên và họ bắt đầu hỏi khi nào quy trình sẽ bắt đầu
Quản trị viên Phục vụ với tư cách là Jacks-of-all-Trades
Nếu những hoạt động này nghe có vẻ quen thuộc, bạn đã có một khởi đầu tốt để viết mô tả công việc cho quản trị viên cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Vị trí tương tự như của một nhà quản lý, nhưng một nhà quản trị không chỉ quản lý nhân viên và các sự kiện hàng ngày diễn ra trong văn phòng; anh ấy cũng tương tác với khách hàng và đóng vai trò là người liên lạc với ban quản lý.
Vì một nhà quản trị thường có trong tay mọi khía cạnh của doanh nghiệp, nên anh ta có thể là một trợ thủ đắc lực cho một chủ doanh nghiệp nhỏ. Đây là lý do tại sao các quản trị viên thường được coi là cánh tay phải của chủ doanh nghiệp - và cánh tay trái của họ cũng vậy.
Với bản chất của vai trò, bạn đúng khi cho rằng điều quan trọng là phải chọn một người mà bạn có mối quan hệ thân thiện và đáng tin cậy và người mà bạn đánh giá cao. Không phải lúc nào cũng dễ dàng phụ trách như sếp nhưng hãy biết khi nào nên trì hoãn việc thực sự. Nhưng một nhà quản trị hiểu biết biết làm thế nào để đạt được sự cân bằng này.
Bộ kỹ năng kêu gọi một "Softie"
Nếu ai đó không nghĩ đến vai trò quan trọng này, có lẽ cô ấy sẽ nghĩ đến khi bạn xem xét các thuộc tính hữu ích khác mà quản trị viên hiệu quả có:
- Kỹ năng giao tiếp đặc biệt, bao gồm cả văn bản nhưng đặc biệt là những người có nhiều lời nói. Với tư cách là "tổng giám đốc giải quyết vấn đề", một nhà quản trị cũng phải là người cổ vũ một phần (chủ yếu là đối với nhân viên) và một phần là nhà ngoại giao hài lòng (chủ yếu là đối với khách hàng).Rèn luyện kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, rất quan trọng để đánh giá các ưu tiên trên nhiều nhân viên, khách hàng, ban quản lý và các bên thứ ba. Ngay cả quản trị viên hiệu quả nhất cũng không thể ở hai nơi cùng một lúc và do đó, họ phải đưa ra những lựa chọn khó khăn.Tính linh hoạt và nhanh nhẹn, cả hai đều hữu ích khi các ưu tiên thay đổi trong suốt một ngày bận rộn. Các nhà quản trị luôn có kế hoạch trong ngày nhưng cũng biết mong đợi những điều bất ngờ. * Thành thạo với nhiều công việc liên quan đến máy tính, hoặc ít nhất là sẵn sàng học cách thành thạo các chương trình phần mềm sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Giống như nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể rơi vào tình trạng khó hiểu rằng các kỹ năng “cứng”, có thể học được, ít quan trọng hơn các kỹ năng “mềm”. Xét cho cùng, đây là những kỹ năng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn luôn hoạt động để bạn có thể hát giai điệu hạnh phúc của riêng mình, làm những gì bạn làm tốt nhất.
