Người lao động phải được trả tiền cho công việc họ làm và người sử dụng lao động có trách nhiệm đảm bảo rằng điều này xảy ra. Bạn có thể xử lý bảng lương của nhân viên theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như thủ công, với hệ thống máy tính nội bộ hoặc thuê ngoài dịch vụ trả lương. Mỗi hệ thống yêu cầu các nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ, tính lương thủ công không yêu cầu tiền gửi trực tiếp, nhưng một hệ thống máy tính nội bộ có khả năng đó.
Bất kể hệ thống được sử dụng là gì, một số nguyên tắc chung được áp dụng khi tính lương cho nhân viên.
Tính toán lương cho công nhân theo giờ
Thông thường, người lao động theo giờ được trả lương dựa trên dữ liệu thẻ thời gian / bảng thời gian của họ, bao gồm số giờ làm việc mỗi tuần. Trả giờ theo tần suất trả tiền. Giả sử nhân viên kiếm được $11 một giờ, được trả hai tuần một lần. Thẻ thời gian của anh ấy trong hai tuần liên tiếp phản ánh 40 giờ làm việc.
Cách tính thông thường: 40 giờ x 2 tuần = 80 giờ x $11/ giờ = $ 880 (tổng lương thông thường).
Trả lương làm thêm giờ, nếu có, cho số giờ làm việc trên 40 trong tuần làm việc. Trả lương làm thêm giờ với mức gấp 1,5 lần mức lương thông thường của công nhân. Giả sử thẻ thời gian của nhân viên trong hai tuần cho thấy 50 giờ được làm việc mỗi tuần. Trả 80 giờ theo mức lương thông thường. Sau đó làm phép tính thời gian làm thêm: 10 giờ x 2 tuần = 20 giờ x $16.50 ($11 x 1,5) = $330 (Tổng).
Tính lương cho người làm công ăn lương
Bộ Lao động Hoa Kỳ (DOL) lưu ý rằng những người làm công ăn lương thường được trả một mức lương cố định vào mỗi kỳ trả lương. Hơn nữa, hầu hết những người làm công ăn lương không đủ tiêu chuẩn để được trả lương làm thêm giờ. Đáng chú ý, DOL có các tiêu chí cụ thể về thời gian làm thêm giờ cho nhân viên làm công ăn lương, vì vậy hãy kiểm tra với hội đồng lao động tiểu bang của bạn để biết những người làm công ăn lương nào được miễn theo luật bảo vệ làm thêm giờ. Nếu người làm công ăn lương không được miễn, hãy trả tiền làm thêm giờ nếu cô ấy làm việc đó.
Để xác định mức lương của một người làm công ăn lương trong mỗi kỳ trả lương, hãy chia tiền lương hàng năm thành tổng các kỳ trả lương hàng năm. Ví dụ, giả sử cô ấy kiếm được 64.000 đô la, được trả hàng tháng.
Phép tính: $64,000 / 24 kỳ trả lương nửa tháng = $2,666.67 (lương nửa tháng).
Trừ các khoản khấu trừ theo luật định
Trừ các khoản khấu trừ theo luật định khỏi tổng thu nhập. Điều này bao gồm thuế trả lương, chẳng hạn như thuế thu nhập liên bang, thuế An sinh xã hội và thuế Medicare. Nếu tiểu bang tính thuế thu nhập, hãy khấu trừ thuế thu nhập đó. Bạn có thể sử dụng phần mềm tính lương để tính thuế cho bạn hoặc bạn có thể làm như vậy theo cách thủ công.
Nếu bạn làm theo cách sau, hãy tham khảo Thông tư E (Hướng dẫn về Thuế của Người sử dụng lao động) của Sở Thuế vụ để biết năm tính thuế tương ứng và sử dụng biểu mẫu W-4 của nhân viên để xác định số thuế thu nhập liên bang, số thuế này khác nhau tùy theo nhân viên. Tương tự, thuế thu nhập tiểu bang (nếu có) phụ thuộc vào biểu mẫu thuế thu nhập tiểu bang của nhân viên và biểu thuế khấu lưu của tiểu bang.
Tính thuế Medicare ở mức 1,45 phần trăm tổng thu nhập. Tính thuế An sinh Xã hội ở mức 6,2 phần trăm tổng thu nhập, cho đến khi nhân viên đạt đến giới hạn tiền lương hàng năm.
Khấu trừ các khoản khấu trừ tự nguyện
Các khoản khấu trừ tự nguyện bao gồm phí đậu xe; bảo hiểm y tế, nha khoa, nhân thọ và tàn tật; và trợ cấp hưu trí. Số tiền thay đổi tùy theo loại khấu trừ và kế hoạch của công ty. Bạn cũng có thể phải khấu trừ các khoản khấu trừ theo luật định như tiền cấp dưỡng nuôi con và tiền lương. Tham khảo các thủ tục giấy tờ trang trí để được hướng dẫn khấu trừ. Đáng chú ý, người sử dụng lao động không thể giữ lại hơn 25 phần trăm khoản bồi thường dùng một lần cho hàng may mặc.
Các khoản khấu trừ phải được gửi vào tài khoản của cơ quan chính phủ thích hợp và được chuyển đến các quản trị viên quyền lợi. Tại Hoa Kỳ, người sử dụng lao động phải nộp các khoản khấu lưu thuế vào tài khoản với IRS và cơ quan doanh thu của tiểu bang của họ. Các khoản khấu trừ được gửi cho quản trị viên phúc lợi theo một quy trình riêng biệt.
Trong các trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như các khoản khấu trừ tiền cấp dưỡng nuôi con hoặc các khoản tiền lương bị cắt giảm, doanh nghiệp của bạn sẽ được thông báo về quy trình gửi các khoản thanh toán này bởi cơ quan chịu trách nhiệm thu chúng, chẳng hạn như cảnh sát trưởng địa phương (đối với hầu hết các khoản cắt giảm tiền lương) hoặc một bộ phận của phúc lợi trẻ em (đối với các khoản thanh toán cấp dưỡng trẻ em).
Phát hành séc hoặc tiền gửi trực tiếp
Lương nhân viên được trả qua séc giấy hoặc tiền gửi trực tiếp. Việc phát hành séc giấy nói chung là đơn giản, mặc dù điều quan trọng là phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trên séc. Gửi tiền trực tiếp là một lựa chọn khác: Bạn có thể cung cấp cho nhân viên một biểu mẫu mà họ cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng. Bộ xử lý tính lương của bạn, hoặc ngân hàng của bạn, có thể tạo điều kiện cho việc gửi tiền trực tiếp từ tài khoản trả lương của bạn vào tài khoản cá nhân của nhân viên.
