Tuyên bố chính sách là một tập hợp các kỳ vọng được đặt ra để quản lý hành vi của nhân viên. Các mục tiêu có thể bao gồm từ việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy tắc và quy định pháp luật đến việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn và duy trì các kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, bất kể mục tiêu hoặc loại chính sách là gì, các hướng dẫn để tạo ra các tuyên bố chính sách đều giống nhau.
Trọng tâm Tuyên bố Chính sách
Ý nghĩa của tuyên bố chính sách bắt nguồn từ các mục tiêu kinh doanh chiến lược, bản thân các mục tiêu này được bắt nguồn từ sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp. Mỗi chính sách và mỗi tuyên bố chính sách phải phản ánh lại các khía cạnh của cả hai. Ví dụ, chính sách khách hàng nên bao gồm các tuyên bố chính sách phản ánh các mục tiêu như tăng sự hài lòng của khách hàng và cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng.
Các chính sách tập trung vào hoạt động tài chính nên bao gồm các báo cáo chính sách phản ánh tối đa hóa lợi nhuận, giảm thiểu chi phí và kiểm soát nội bộ. Mỗi tuyên bố chính sách nên tập trung vào một quy tắc hoặc mục tiêu cụ thể và giải thích lý do tại sao quy tắc hoặc mục tiêu đó đang được tuân thủ.
Bao gồm những gì
Theo Sweet Process, các tuyên bố chính sách có ý nghĩa thiết lập các tham số để triển khai hiệu quả. Mỗi tuyên bố rõ ràng rằng họ áp dụng cho ai, xác định các trường hợp áp dụng tuyên bố và xác định các điều kiện hoặc hạn chế quan trọng. Nếu tuyên bố chính sách là một bản sửa đổi hoặc sửa đổi, nó phải thiết lập bất kỳ bối cảnh cần thiết nào bằng cách tham chiếu trở lại tuyên bố chính sách trước đó.
Ví dụ, một tuyên bố chính sách liên quan đến hút thuốc tại nơi làm việc phải bao gồm tiêu đề tuyên bố chính sách, nêu rõ lý do tại sao chính sách được thực hiện và nêu rõ liệu chính sách có áp dụng cho tất cả hoặc chỉ một số khu vực nhất định của tòa nhà hoặc khu đất hay không.
Những gì không bao gồm
Bám sát thực tế khi xây dựng các tuyên bố chính sách. Ví dụ: điều quan trọng là khi viết các tuyên bố chính sách phải tuân thủ chính sách và tránh đưa vào các hướng dẫn hoặc thủ tục bổ sung. Tuyên bố chính sách là những hướng dẫn cấp cao cho nhân viên biết phải làm gì, trong khi các thủ tục cho nhân viên biết cách thực hiện chính sách. Sau khi các tuyên bố chính sách được viết và phê duyệt, các thủ tục có thể được thêm vào dưới dạng một tài liệu riêng biệt.
Verbiage và phong cách viết
Theo Power DMS, tuyên bố chính sách phải rõ ràng, ngắn gọn và bao gồm chi tiết tối thiểu cần thiết để truyền đạt quan điểm, theo Power DMS, người quản lý mẫu văn bản chính sách dưới dạng pdf tuyên bố chính sách. Trừ khi chính sách đề cập đến các quy tắc hoặc quy định pháp lý, không sử dụng thông tin như tên hoặc ngày tháng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Sử dụng giọng điệu trang trọng, nhưng đảm bảo rằng mọi người, kể cả nhân viên mới đều có thể dễ dàng hiểu được các tuyên bố chính sách.
Ví dụ: đánh vần các từ viết tắt và xác định các thuật ngữ mà nhân viên mới có thể không hiểu. Sử dụng các tiêu đề và dấu đầu dòng in đậm, đồng thời để đủ khoảng trắng để giúp bạn đọc chính sách dễ dàng hơn.
