Công nghệ thông tin và vai trò của nó trong tổ chức hiện đại

Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một phần quan trọng và không thể thiếu trong mọi kế hoạch kinh doanh. Từ các tập đoàn đa quốc gia duy trì các hệ thống máy tính lớn và cơ sở dữ liệu đến các doanh nghiệp nhỏ sở hữu một máy tính duy nhất, CNTT đều đóng một vai trò nào đó. Lý do cho việc sử dụng công nghệ máy tính ở khắp nơi trong kinh doanh tốt nhất có thể được xác định bằng cách xem xét cách nó đang được sử dụng trong thế giới kinh doanh.

Giao tiếp giữa nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng

Đối với nhiều công ty, email là phương tiện giao tiếp chính giữa nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng. Email là một trong những động lực ban đầu của Internet, cung cấp một phương tiện giao tiếp đơn giản và rẻ tiền. Trong những năm qua, một số công cụ truyền thông khác cũng đã phát triển, cho phép nhân viên giao tiếp bằng cách sử dụng hệ thống trò chuyện trực tiếp, công cụ họp trực tuyến và hệ thống hội nghị truyền hình. Điện thoại thoại qua giao thức internet (VOIP) và điện thoại thông minh cung cấp nhiều cách thức công nghệ cao hơn để nhân viên giao tiếp.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho

Khi nói đến quản lý hàng tồn kho, các tổ chức cần duy trì lượng hàng dự trữ đủ để đáp ứng nhu cầu mà không cần đầu tư vào nhiều hơn mức họ yêu cầu. Hệ thống quản lý hàng tồn kho theo dõi số lượng của từng mặt hàng mà công ty duy trì, kích hoạt đơn đặt hàng bổ sung khi số lượng giảm xuống dưới mức xác định trước. Các hệ thống này được sử dụng tốt nhất khi hệ thống quản lý hàng tồn kho được kết nối với hệ thống điểm bán hàng (POS). Hệ thống POS đảm bảo rằng mỗi khi một mặt hàng được bán, một trong những mặt hàng đó sẽ được loại bỏ khỏi số lượng hàng tồn kho, tạo ra một vòng lặp thông tin khép kín giữa tất cả các bộ phận.

Hệ thống quản lý dữ liệu

Ngày của những phòng hồ sơ lớn, những dãy tủ đựng hồ sơ và việc gửi tài liệu qua đường bưu điện đang phai nhạt nhanh chóng. Ngày nay, hầu hết các công ty đều lưu trữ các phiên bản kỹ thuật số của tài liệu trên máy chủ và thiết bị lưu trữ. Những tài liệu này có sẵn ngay lập tức cho tất cả mọi người trong công ty, bất kể vị trí địa lý của họ. Các công ty có thể lưu trữ và duy trì một lượng lớn dữ liệu lịch sử một cách kinh tế và nhân viên được hưởng lợi từ việc truy cập ngay vào các tài liệu họ cần.

hệ thống quản lý thông tin

Lưu trữ dữ liệu chỉ là một lợi ích nếu dữ liệu đó có thể được sử dụng một cách hiệu quả. Các công ty tiến bộ sử dụng dữ liệu đó như một phần của quá trình lập kế hoạch chiến lược của họ cũng như việc thực hiện chiến thuật của chiến lược đó. Hệ thống thông tin quản lý (MIS) cho phép các công ty theo dõi dữ liệu bán hàng, chi phí và mức năng suất. Thông tin có thể được sử dụng để theo dõi khả năng sinh lời theo thời gian, tối đa hóa lợi tức đầu tư và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Các nhà quản lý có thể theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày, cho phép họ phản ứng ngay lập tức với những con số thấp hơn mong đợi bằng cách thúc đẩy năng suất của nhân viên hoặc giảm giá thành của một mặt hàng.

Quản trị quan hệ khách hàng

Các công ty đang sử dụng CNTT để cải thiện cách họ thiết kế và quản lý các mối quan hệ với khách hàng. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) nắm bắt mọi tương tác mà công ty có với khách hàng, để có thể có trải nghiệm phong phú hơn. Nếu khách hàng gọi đến trung tâm cuộc gọi về vấn đề, đại diện hỗ trợ khách hàng sẽ có thể xem những gì khách hàng đã mua, xem thông tin giao hàng, xem hướng dẫn đào tạo cho mặt hàng đó và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Toàn bộ tương tác được lưu trữ trong hệ thống CRM, sẵn sàng được gọi lại nếu khách hàng gọi lại. Khách hàng có trải nghiệm tốt hơn, tập trung hơn và công ty được hưởng lợi từ năng suất được cải thiện.

bài viết gần đây