Phương pháp kế toán theo dõi các giao dịch kinh doanh theo nhiều cách, với một trong số chúng là sổ cái. Sổ cái ghi lại các khoản ghi có và ghi nợ theo tài khoản thay vì theo thứ tự thời gian các giao dịch hàng ngày. Mỗi phần của ngân sách có một tài khoản riêng trong sổ cái. Ví dụ, bảng lương và điện nước là các tài khoản chi phí riêng biệt. Bất kể loại sổ cái nào, người ghi sổ và người kế toán đều sử dụng tham chiếu bài đăng trên mọi bút toán.
Các loại sổ cái
Sổ cái là sổ cái quan trọng nhất trong tất cả các sổ cái. Nó là một bản ghi của mọi giao dịch tài chính mà công ty của bạn đã từng thực hiện. Dưới sổ cái chung là các sổ cái phụ, thường được gọi là sổ cái phụ. Sổ cái phụ chia sổ cái thành các loại, chẳng hạn như các khoản phải thu, các khoản phải trả và các giao dịch tiền mặt. Một công ty có thể có nhiều sổ cái phụ, theo các hạng mục trong ngân sách chung.
Các bộ phận của Sổ cái
Sổ cái ghi lại bảy phần dữ liệu cho mọi giao dịch. Thông tin này cho phép chủ doanh nghiệp chuẩn bị các báo cáo tài chính cho các quyết định quản lý và tính thuế hàng quý. Mỗi mốc có một cột riêng. Đó là: ngày tháng, mục, bài tham khảo, ghi nợ (giao dịch), tín dụng (giao dịch), ghi nợ (số dư) và tín dụng (số dư).
Ghi lại các giao dịch
Trước tiên, ghi lại tất cả các giao dịch vào sổ cái chung. Sau đó ghi thông tin từ sổ cái vào các sổ cái phụ phù hợp. Mỗi giao dịch phải có một khoản ghi nợ trong một sổ cái phụ và một khoản ghi có trong một sổ cái phụ khác, với ảnh hưởng tiếp theo là số dư bằng không. Nếu tín dụng và ghi nợ không hủy lẫn nhau, thì sách của bạn “mất cân đối”.
Bài tham khảo
Tài liệu tham khảo giúp kế toán theo dõi nguồn gốc của một giao dịch khi số dư sổ sách. Tham chiếu bài đăng chứa tên viết tắt của sổ cái, cũng như trang mà nó xuất hiện trên đó. Ví dụ: sổ cái chung được viết tắt bằng chữ hoa “GL”, do đó, một giao dịch bạn đang đăng trên sổ cái doanh thu, xuất hiện trong sổ cái chung ở trang 17, bạn viết là GL17 hoặc đôi khi là G17. Tham chiếu bài đăng cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để xác minh số tiền được đề cập. Nó tiết kiệm hàng giờ, và có thể cả ngày, nghiên cứu các giao dịch trong sổ cái chung để tìm giao dịch bạn muốn.
