Các cuộc họp nhân viên có thể được sử dụng cho nhiều mục đích quản trị khác nhau, từ trao đổi thông tin đến đưa ra thông báo trong toàn công ty và thực hiện các bài tập xây dựng đội ngũ. Để có hiệu quả, các cuộc họp nhân viên nên có chương trình chi tiết, thời hạn và người điều hành được chỉ định. Để có kết quả tốt nhất, hãy tổ chức các cuộc họp theo lịch trình thường xuyên để đảm bảo nhân viên có trách nhiệm giải trình và tham gia.
tiền boa
Mục tiêu của cuộc họp nhân viên là cung cấp thông tin cập nhật, đưa ra thông báo, thu hút phản hồi, chia sẻ thông tin và tham gia vào môi trường làm việc nhóm. Để có hiệu quả, các cuộc họp nhân viên nên có chương trình chi tiết, thời hạn và người điều hành được chỉ định.
Họp Nhân viên là gì?
Nói chung, các cuộc họp nhân viên là cơ hội cho mọi người trong công ty hoặc để các thành viên của một bộ phận cụ thể tập hợp và nói chuyện trực tiếp về các khía cạnh khác nhau của quản lý kinh doanh mà không thể dễ dàng thảo luận qua email. Đây là cơ hội để gặp gỡ trực tiếp, trò chuyện, động não và thảo luận nhóm. Các mục tiêu khác cho những điều có thể được đề cập tại cuộc họp nhân viên bao gồm:
- Báo cáo tiến độ
- Cập nhật bộ phận
- Thông báo về việc tuyển dụng hoặc thăng chức mới
- Báo cáo trạng thái chương trình
- Cập nhật quản lý dự án
- Thông báo thu nhập
- Các chính sách hoặc thủ tục mới
- Khách hàng hoặc hợp đồng mới
- Giải thưởng hoặc sự công nhận
- Sự kiện sắp tới
Các cuộc họp nhân viên cũng có thể được sử dụng cho các phiên động não hoặc cho các hoạt động xây dựng nhóm. Không phải tất cả các cuộc họp đều cần phải tuân theo cùng một định dạng. Bạn có thể tổ chức cuộc họp "toàn thể nhân viên" cho toàn bộ công ty, "kiểm tra" nhanh giữa người giám sát và báo cáo trực tiếp hoặc "cuộc họp nhóm" để tranh luận ngắn gọn, mang tính chiến lược về các vấn đề đang phát triển nhanh chóng.
Lợi ích của Họp Nhân viên
Gặp gỡ đồng nghiệp và quản lý mang lại cơ hội gặp gỡ bên ngoài giới hạn của văn phòng hoặc phòng làm việc. Xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân có thể giúp thúc đẩy làm việc theo nhóm và cộng tác, đồng thời cũng có thể giảm khả năng thông tin sai và hiểu lầm. Mặc dù bản ghi nhớ và email là những cách hiệu quả để truyền đạt nhiều thứ một cách nhanh chóng, nhưng việc tổ chức các cuộc họp và nhóm thảo luận thường xuyên giúp đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ thông tin và họ được cập nhật về các vấn đề kinh doanh quan trọng.
tiền boa
Tần suất bạn lên lịch các cuộc họp nhân viên tùy thuộc vào mục đích của bạn, nhưng có một cuộc họp thường xuyên trên sổ sách sẽ hữu ích cho mục đích lập kế hoạch. Các nhóm nhỏ có thể gặp nhau hàng tuần và hoàn thành một việc lớn; các nhóm lớn có thể được phục vụ tốt hơn bằng cách họp mỗi quý.
Các yếu tố chính của một cuộc họp nhân viên hiệu quả
Các cuộc họp nhân viên có thể dễ dàng biến thành các sự kiện kéo dài, hơi tẻ nhạt nếu không được quản lý đúng cách. Mỗi cuộc họp nên có những nội dung sau: một mốc thời gian; một chương trình nghị sự với các chủ đề thảo luận; một người điều hành và một khoảng thời gian mở cho những người tham gia thảo luận về các vấn đề trên sàn. Một cách khác để đảm bảo các cuộc họp nhân viên diễn ra hiệu quả, ngắn gọn và thú vị là tiến hành các cuộc họp đứng. Các biện pháp khác để thực hiện bao gồm:
- Khuyến khích mọi người tham gia
- Đảm bảo trách nhiệm giải trình
- Không cho phép gián đoạn hoặc nói quá nhiều
- Đồng ý không đồng ý
- Lập bảng các vấn đề phức tạp nếu cuộc họp kéo dài
- Yêu cầu theo dõi bằng văn bản và biên bản cuộc họp để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tất cả những người tham gia đều ở trên cùng một trang.
tiền boa
Các vấn đề phức tạp nảy sinh trong các cuộc họp nhân viên thường được xử lý tốt hơn bằng cách sắp xếp các vấn đề để thảo luận nhóm nhỏ trong tương lai, thay vì dành thời gian của mọi người cho cuộc tranh luận cụ thể, ít người tham gia.
Các cuộc họp nhân viên được lên lịch thường xuyên có thể tạo ra cảm giác hòa nhập giữa các nhân viên, cung cấp quyền tiếp cận với các nhà quản lý cấp trên và khiến mọi người cảm thấy như họ là một phần của một nhóm gắn kết. Nếu bạn cảm thấy các cuộc họp của mình thiếu tập trung hoặc thiếu mục tiêu cụ thể, hãy lấy ý kiến từ nhân viên của bạn về những thay đổi mà họ muốn được kết hợp. Đó là một cách khác để phát triển hoạt động mua vào cho hoạt động có giá trị này.
