Một trong những quyết định mà người quản lý ngân sách phải thực hiện là có cho phép ngân sách thay đổi trong suốt kỳ báo cáo hay không. Ngân sách không bao giờ thay đổi được gọi là tĩnh, trong khi ngân sách thay đổi dựa trên hoạt động thực tế được gọi là linh hoạt. Cả hai cách tiếp cận đều đưa ra những thuận lợi và khó khăn cho chủ doanh nghiệp mới.
Những điểm hạn chế của phương pháp tiếp cận ngân sách tĩnh
Ngân sách tĩnh được lên kế hoạch trước dựa trên dự đoán tốt nhất của bạn về hoạt động thực tế trong tương lai. Ngân sách tĩnh thường được lập kế hoạch trước một năm, được chia thành các kỳ báo cáo nhỏ hơn như tháng và quý.
Một bất lợi lớn đối với các doanh nghiệp mới là thiếu dữ liệu thực tế để xây dựng ngân sách. Nếu dữ liệu thực tế khác biệt đáng kể với ngân sách tĩnh, không có cách nào để thay đổi ngân sách hoặc xác định xem chi phí để tạo ra doanh thu có được kiểm soát đúng cách hay không. Thay vào đó, bạn phải đưa ra một dự báo. Dự báo là một tài liệu mới dự đoán phần còn lại của hoạt động của kỳ báo cáo và so sánh nó với ngân sách tĩnh và thực tế.
Tại sao Ngân sách Tĩnh hoạt động
Lý do tốt nhất để sử dụng ngân sách tĩnh là phân tích phương sai. Phân tích phương sai cho bạn biết ngân sách của bạn vượt quá hoặc thấp hơn bao nhiêu so với dự đoán ban đầu, thông qua tỷ lệ phần trăm và đô la. Ngay cả đối với các doanh nghiệp mới, việc lập kế hoạch cho những năm trong tương lai có thể dễ dàng hơn khi bạn biết mình có sự so sánh giữa những gì dự kiến và những gì đã thực sự xảy ra. Trong những năm tới, bạn có thể điều chỉnh ngân sách lên hoặc xuống tùy thuộc vào tỷ lệ phần trăm phương sai. Ngân sách tĩnh hoạt động tốt nhất khi bạn có một số tiền hợp lý chắc chắn để đo lường doanh thu và chi phí sẽ như thế nào, trừ những trường hợp bất thường.
Những điểm hạn chế của Phương pháp Tiếp cận Ngân sách Linh hoạt
Lập ngân sách linh hoạt là một phương pháp phức tạp hơn vì bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với ngân sách vào giữa kỳ báo cáo. Tuy nhiên, bạn có thể không có thời gian, kinh nghiệm hoặc khuynh hướng điều chỉnh ngân sách thường xuyên. Ngoài ra, có thể có những tác động không mong muốn từ sự thay đổi bất ngờ về âm lượng mà bạn sẽ không biết để lập kế hoạch. Ngân sách linh hoạt đòi hỏi bạn phải biết trước chi phí nào là cố định hay biến đổi, và chi phí bị ảnh hưởng như thế nào bởi những thay đổi trong doanh thu.
Tại sao Ngân sách Linh hoạt hoạt động
Bởi vì ngân sách linh hoạt thay đổi dựa trên số lượng, nó cung cấp mức độ kiểm soát cao hơn. Các doanh nghiệp mới cần phải giữ chặt chẽ về chi phí; giới hạn một số chi phí linh hoạt theo tỷ lệ phần trăm khối lượng sẽ giúp thực hiện điều này.
Một doanh nghiệp mới có thể thay đổi rất nhiều so với kế hoạch ban đầu và ngân sách linh hoạt cung cấp cái nhìn thời gian thực về chi phí và doanh thu của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp hiểu biết có thể không có thời gian để giải quyết vấn đề khi đưa ra dự báo về ngân sách tĩnh. Ngân sách linh hoạt hoàn thành dự báo trong một bước.
