Các trợ lý hành chính và nhân sự hỗ trợ công việc của các bộ phận văn phòng và trong một số trường hợp là các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành cụ thể. Đôi khi được gọi là thư ký, trợ lý thực hiện các nhiệm vụ văn thư, chẳng hạn như hỗ trợ liên lạc, lưu giữ hồ sơ và sắp xếp cuộc hẹn, mặc dù trách nhiệm của một trợ lý hành chính có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào ngành mà anh ta làm việc. Các trợ lý nhân sự thường được tiêu chuẩn hóa hơn, nhưng vẫn còn nhiều chỗ trống, tùy thuộc vào các ưu tiên và nguồn lực của bộ phận.
Tạo điều kiện cho Truyền thông Doanh nghiệp
Cả hai loại trợ lý thường đóng một vai trò thiết yếu trong giao tiếp của một bộ phận. Trợ lý có thể thay mặt quản lý bộ phận soạn thảo và gửi email, quản lý thư từ được gửi đến địa chỉ email của bộ phận và hoạt động như một đầu mối liên lạc giữa trưởng bộ phận với các nhân viên, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng khác. Các trợ lý thường chịu trách nhiệm mở, đọc và chuyển thư bưu điện đến văn phòng và không được gửi cho một người cụ thể.
Một trợ lý cũng có thể được yêu cầu viết và cập nhật blog của bộ phận hoặc công ty được chia sẻ nội bộ hoặc công khai. Đặc biệt, trợ lý nhân sự có thể chịu trách nhiệm theo dõi và cập nhật các tài liệu nội bộ của công ty, chẳng hạn như sổ tay nhân viên và thông báo về ngày nghỉ, hoặc đăng thông tin về sức khỏe và an toàn trên bảng thông báo của nhân viên.
Tạo và lưu giữ hồ sơ
Các trợ lý hành chính và nhân sự thường đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo và duy trì hồ sơ văn phòng. Trợ lý nhân sự thường chịu trách nhiệm thu thập và sắp xếp các thủ tục giấy tờ của nhân viên, chẳng hạn như đơn xin việc, hợp đồng lao động và các biểu mẫu phúc lợi. Trợ lý hành chính quản lý cả bản cứng và hồ sơ kỹ thuật số bằng cách giữ cho chúng có tổ chức và dễ dàng truy xuất.
Nhiệm vụ ghi sổ kế toán có giới hạn
Trong một số trường hợp, một trợ lý có thể chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ sổ sách kế toán hạn chế, chẳng hạn như duy trì một bảng tính cho ngân sách của bộ phận. Trợ lý cũng có thể chịu trách nhiệm gửi các yêu cầu séc và hóa đơn cho bộ phận kế toán, cũng như xử lý các yêu cầu tài khoản chi phí của nhân viên.
Tiến hành và Báo cáo về Nghiên cứu
Các trợ lý thường được yêu cầu hoàn thành các dự án nghiên cứu và sau đó tổ chức, báo cáo và duy trì bất kỳ thông tin nào thu thập được. Ví dụ về các loại dự án nghiên cứu mà một trợ lý có thể thực hiện và quản lý là:
- Thông tin về các đối thủ cạnh tranh chính
- Các luật và quy định liên quan của ngành
- Thông tin liên hệ với các hiệp hội nghề nghiệp
- Thông tin chi tiết về các khách hàng lớn, chẳng hạn như sinh nhật và ngày kỷ niệm công việc
Ngoài ra, trợ lý nhân sự có thể nghiên cứu việc tuyển dụng tiềm năng, bao gồm tài liệu tham khảo, phương tiện truyền thông xã hội và kiểm tra lý lịch. Cả trợ lý hành chính và nhân sự cũng có thể dành thời gian tìm kiếm các bảng việc làm và các trang web đăng tuyển với hy vọng tìm được ứng viên cho các vị trí đang mở.
Giới thiệu nhân viên mới
Mặc dù trợ lý nhân sự thường tham gia nhiều hơn vào việc giới thiệu và giới thiệu nhân viên hơn là trợ lý hành chính, nhưng cả hai đều có khả năng tham gia vào việc chào đón các nhân viên mới và hỗ trợ những người lao động sắp rời khỏi công ty. Ví dụ, trợ lý nhân sự có thể chịu trách nhiệm cung cấp cho một nhân viên mới thông tin về các phúc lợi và chính sách văn phòng. Ngoài ra, trợ lý nhân sự sẽ làm việc với người mới thuê để hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết để đủ điều kiện và nhận các quyền lợi, chẳng hạn như bảo hiểm.
Mặt khác, trợ lý hành chính có thể chịu trách nhiệm giới thiệu một nhân viên mới với đồng nghiệp mới của cô ấy, đưa cô ấy đi tham quan văn phòng và giúp cô ấy nhanh chóng về vị trí của các hồ sơ và hồ sơ nội bộ. Trợ lý hành chính cũng có thể hoạt động như một liên lạc viên giữa người mới thuê và bộ phận CNTT, giúp cô ấy thiết lập một máy tính và địa chỉ email.
Hỗ trợ việc rời đi của nhân viên
Vào thời điểm nhân viên rời đi, trợ lý nhân sự có thể thực hiện một cuộc phỏng vấn xin xuất cảnh, cung cấp thông tin về việc chấm dứt phúc lợi hoặc gia hạn chúng thông qua các chương trình như COBRA, và trong một số trường hợp, giám sát nhân viên khi anh ta dọn dẹp bàn làm việc của mình. Một trợ lý hành chính có thể thông báo việc khởi hành với CNTT và bảo mật tòa nhà để email của nhân viên cũ bị tắt và thẻ khóa tòa nhà ngừng hoạt động.
Công việc hỗ trợ khác
Các nhiệm vụ khác do trợ lý thực hiện phần lớn phụ thuộc vào nhu cầu của một doanh nghiệp, bộ phận cụ thể hoặc cấp trên của trợ lý. Các trách nhiệm khác có thể bao gồm:
- Đặt chuyến du lịch cho nhân viên bộ phận, ứng viên công việc hoặc khách bên ngoài
- Thực hiện các cuộc phỏng vấn ban đầu qua điện thoại với các ứng viên tuyển dụng
- Điều phối các sự kiện đặc biệt của bộ phận, chẳng hạn như tiệc nghỉ
- Đặt mua đồ dùng văn phòng
