Tiền mặt trong kế toán thường đại diện cho nhiều hơn những gì trong máy tính tiền hoặc một ngăn kéo đựng tiền nhỏ. Thường được gọi là tiền và các khoản tương đương tiền, hoặc CCE, nó bao gồm bất kỳ tài sản nào có thể chuyển đổi thành tiền ngay lập tức, bao gồm tiền mặt vật chất, tiền gửi ngân hàng, chứng khoán, quỹ thị trường tiền tệ, trái phiếu ngắn hạn. Số tiền mặt bạn có vào cuối kỳ kế toán sẽ giống với số tiền bạn có vào đầu kỳ kế toán. Nếu số tiền mặt bạn có vào cuối tháng 12 là 5.000 đô la, thì bạn sẽ có 5.000 đô la vào đầu tháng 1.
Tính tiền mặt
Phần đầu tiên của tiền mặt, theo nghĩa đen, là bất kỳ khoản tiền mặt nào mà doanh nghiệp của bạn có bằng tiền tệ, bao gồm hóa đơn, tiền lẻ và tiền tệ. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, nó bao gồm bất cứ thứ gì trong máy tính tiền. Đối với các doanh nghiệp khác, nó bao gồm tiền mặt nhỏ. Số tiền này cũng bao gồm tiền trong tài khoản tiết kiệm hoặc tài khoản séc có thể được rút ra ngay lập tức.
Để tính lượng tiền mặt mà doanh nghiệp của bạn có vào cuối kỳ kế toán, hãy cộng tất cả các khoản này vào ngày cuối cùng của kỳ đó. Nếu bạn có ngoại tệ, số tiền của những loại tiền này phải được quy đổi sang đô la Mỹ kể từ ngày lập bảng sao kê tiền mặt của bạn.
Tính toán các khoản tương đương tiền
Bất kỳ khoản đầu tư ngắn hạn nào có thể chuyển đổi thành tiền ngay lập tức được coi là các khoản tương đương tiền. Điều này bao gồm các khoản đầu tư sẽ đáo hạn trong ba tháng tới và có giá trị không thay đổi đáng kể, chẳng hạn như tín phiếu Kho bạc, chứng chỉ tiền gửi và trái phiếu ngắn hạn. Các khoản đầu tư vào quỹ thị trường tiền tệ cũng có thể được bao gồm vì giá trị của chúng không dao động và tiền dễ dàng được rút ra.
Đầu tư vào cổ phiếu hoặc quỹ tương hỗ không đủ điều kiện là các khoản tương đương tiền vì giá trị của chúng thay đổi hàng ngày. Ngoài ra, bất kỳ thứ gì không thể chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng, chẳng hạn như cổ phiếu trong một công ty tư nhân, nên được coi là khoản đầu tư, không phải là khoản tương đương tiền.
Sử dụng Báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ
Tiền và các khoản tương đương tiền phải được nhập vào báo cáo lưu chuyển tiền tệ, hoặc báo cáo lưu chuyển tiền tệ, để chứng minh lượng tiền đến và đi trong hoạt động kinh doanh của bạn. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tách biệt với bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được chia thành ba phần: tiền từ hoạt động kinh doanh; đầu tư; và các hoạt động tài chính. Tiền từ các hoạt động kinh doanh có thể bao gồm các khoản thu từ bán hàng, trả lãi, thanh toán cho nhà cung cấp, trả lương cho nhân viên, thanh toán thuế thu nhập hoặc bất kỳ loại chi phí hoạt động nào khác, như tiền thuê nhà và các tiện ích. Tiền từ hoạt động đầu tư bao gồm tiền dùng để mua tài sản; tiền mặt được sử dụng để thực hiện hoặc nhận các khoản vay, hoặc bất kỳ hoạt động mua lại nào khác cho công ty của bạn. Tiền từ tài trợ bao gồm tiền mặt từ các nhà đầu tư hoặc ngân hàng, cũng như tiền mặt trả cho các nhà đầu tư.
Đối với mỗi danh mục, hãy cộng tất cả tiền mặt, các khoản tương đương tiền, cũng như các khoản thu và chi tiền mặt của bạn vào cuối kỳ kế toán. Sau đó, trừ số tiền này với số tiền bạn có vào đầu cùng kỳ để xác định xem có tăng hay giảm thuần hay không.
Ví dụ về kinh doanh tiền mặt
Ví dụ, giả sử bạn bắt đầu mở một cửa hàng bán lẻ nhỏ với chi phí hoạt động điển hình nhưng không có hoạt động đầu tư hoặc tài trợ nào. Vào đầu tháng đầu tiên, bạn đã bắt đầu với 500 đô la tiền mặt trong sổ đăng ký của mình và 1500 đô la trong tài khoản séc với tổng số 2.000 đô la CCE. Vào cuối tháng, bạn cộng hóa đơn bán hàng của mình với 2.000 đô la tiền mặt vào đầu tháng và trừ đi chi phí tiền mặt để xác định tiền thuần từ hoạt động kinh doanh vào cuối tháng:
- Biên lai bán hàng: $ 2,820.
- Cho thuê ($ 1,000).
- Nhà cung cấp A ($ 500).
- Nhà cung cấp B ($ 200).
- Máy giặt cửa sổ: ($ 20).
- Tiền mặt vào đầu tháng: $ 2.000.
- Tiền ròng từ hoạt động kinh doanh: $ 3,100.
Vào cùng ngày bạn thực hiện phép tính này, bạn cũng sẽ cộng tiền từ sổ đăng ký vào số dư tài khoản séc hiện tại của mình để xác định lượng tiền mặt bạn có cho đầu tháng tiếp theo. Số tiền trong sổ đăng ký có thể được đếm thủ công, hoặc số dư có trong sổ kế toán tiền mặt, hoặc sổ nhật ký tiền mặt, miễn là chúng chính xác. Lưu ý rằng tiền mặt tại quỹ cuối tháng sẽ không nhất thiết giống như tiền mặt ròng tích lũy hoặc bị mất trong tháng đó.
