Các doanh nghiệp yêu cầu cấu trúc để phát triển và có lợi nhuận, nếu không, bạn sẽ có mọi người kéo theo đủ loại hướng khác nhau. Hoạch định cơ cấu đảm bảo có đủ nguồn nhân lực với các kỹ năng phù hợp để hoàn thành các mục tiêu của công ty và đảm bảo rằng trách nhiệm được xác định rõ ràng. Mỗi người có một bản mô tả công việc nêu rõ các nhiệm vụ, và mỗi công việc chiếm một vị trí riêng trên sơ đồ tổ chức công ty.
Cấu trúc cho phép giao tiếp tốt hơn
Vì luồng thông tin là yếu tố cần thiết cho sự thành công của một tổ chức, nên cơ cấu tổ chức phải được thiết kế với các đường truyền thông tin rõ ràng. Ví dụ: bộ phận lập kế hoạch và phân tích tài chính có thể báo cáo với Giám đốc tài chính và Phó chủ tịch cấp cao về tiếp thị, vì cả hai thành viên này của nhóm quản lý cao nhất đều phụ thuộc vào thông tin và báo cáo do kế hoạch tài chính cung cấp.
Rõ ràng mối quan hệ báo cáo
Mối quan hệ báo cáo phải rõ ràng để tất cả các thành viên của tổ chức hiểu trách nhiệm của họ là gì và biết họ phải chịu trách nhiệm cho ai; nếu không, trách nhiệm đối với một nhiệm vụ có thể lọt qua các vết nứt. Những mối quan hệ rõ ràng này giúp người quản lý dễ dàng giám sát những người ở cấp tổ chức thấp hơn. Mỗi nhân viên được hưởng lợi khi biết họ có thể tìm đến để được hướng dẫn hoặc giúp đỡ. Ngoài ra, người quản lý nhận thức được ai là người ngoài phạm vi quyền hạn của họ, vì vậy họ không vượt quá giới hạn của mình và can thiệp vào trách nhiệm của người quản lý khác.
Tăng trưởng và mở rộng
Những công ty phát triển nhanh chóng là những công ty sử dụng tốt nhất các nguồn lực của mình, bao gồm cả tài năng quản lý. Một cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo rằng công ty có đúng người vào đúng vị trí. Cơ cấu có thể gợi ý những điểm yếu hoặc khiếm khuyết trong đội ngũ quản lý hiện tại của công ty.
Khi công ty phát triển, cấu trúc tổ chức cũng phải phát triển cùng với nó. Nhiều lớp quản lý hơn được tạo ra, khi một trưởng bộ phận có quá nhiều cá nhân báo cáo với anh ta cùng một lúc để tạo cho mỗi nhân viên sự chú ý và chỉ đạo cần thiết để nhân viên thành công.
Hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả
Một cơ cấu tổ chức được thiết kế tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các dự án. Người quản lý dự án có thể xác định tốt hơn nguồn nhân lực có sẵn cho họ nếu phạm vi trách nhiệm của từng bộ phận - và năng lực của từng thành viên trong nhóm - rõ ràng. Ví dụ, một dự án phát triển một sản phẩm mới sẽ yêu cầu nghiên cứu thị trường. Người quản lý dự án cần biết ai trong tổ chức có thể cung cấp nghiên cứu này và phải xin phép ai để nghiên cứu được thực hiện.
Phù hợp với nhu cầu của công ty
Các công ty trong các ngành khác nhau đòi hỏi sự kết hợp khác nhau của các tài năng và sự chú trọng tương đối nhiều hơn vào các chức năng quản lý nhất định. Ví dụ, một công ty phần mềm thường có một lượng lớn nhân viên phát triển. Cấu trúc các mối quan hệ báo cáo trong nhóm phát triển sao cho khả năng sáng tạo và năng suất được tối đa hóa, đồng thời đáp ứng đúng thời hạn, là yếu tố quan trọng đối với loại hình thành công của công ty.
Các công ty thường phải trải qua giai đoạn tổ chức lại, trong đó các vị trí riêng lẻ hoặc thậm chí toàn bộ bộ phận được định vị lại trên sơ đồ tổ chức nhằm nỗ lực sử dụng tốt hơn nguồn nhân lực của công ty và giúp hoạt động diễn ra suôn sẻ hơn.
Cái mà có thể sai lầm?
Các tổ chức có cấu trúc kém nhận thấy rằng các thời hạn quan trọng không được đáp ứng vì không có đủ nguồn nhân lực trong mỗi bộ phận để hoàn thành tất cả các phần của một nhiệm vụ nhất định, hoặc vì không rõ trách nhiệm cuối cùng của dự án là của ai. Nếu các cá nhân không chắc mình báo cáo với ai, họ có thể nhận thấy rằng họ được giao nhiệm vụ mâu thuẫn bởi hai hoặc nhiều người quản lý ở trên họ.
