Trách nhiệm của người quản lý là đưa nhóm của mình đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bốn chức năng của người quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nhóm của cô ấy. Kiểm soát phản hồi là một quá trình mà người quản lý sử dụng để giúp cô ấy thực hiện các chức năng đó. Quá trình này cung cấp cho người quản lý thông tin cần thiết để thực hiện tốt hơn chức năng kiểm soát của mình, cho phép nhóm đáp ứng các tiêu chuẩn do kế hoạch của người quản lý đặt ra.
Bốn chức năng của quản lý
Bất kỳ người quản lý nào, bất kể lĩnh vực kinh doanh hay vị trí nào, đều có bốn trách nhiệm mà cô ấy phải thực hiện nếu muốn hoàn thành tốt vai trò của mình. Cô ấy phải xác định những gì nhóm của cô ấy cần đạt được và đưa ra một kế hoạch thích hợp về cách đạt được những mục tiêu đó. Cô ấy phải tổ chức cấp dưới của mình để họ có thể thực hiện kế hoạch của cô ấy bằng cách đặt họ vào vị trí tốt nhất để thành công. Người quản lý phải dẫn dắt nhóm của mình bằng cách tư vấn cho từng cá nhân về cách thực hiện kế hoạch của mình và sau đó thúc đẩy các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả. Cô ấy phải đánh giá sự tiến bộ của nhóm trong việc đạt được mục tiêu. Nếu kết quả được phát hiện là thiếu sót, người quản lý phải thực hiện các thay đổi thích hợp trong quy trình hoặc nhân sự. Mục tiêu cuối cùng này được gọi là kiểm soát.
Kiểm soát phản hồi được xác định
Kiểm soát phản hồi là một quy trình mà người quản lý có thể sử dụng để đánh giá mức độ hiệu quả mà nhóm của họ đáp ứng các mục tiêu đã nêu khi kết thúc quy trình sản xuất. Kiểm soát phản hồi đánh giá tiến trình của nhóm bằng cách so sánh kết quả mà nhóm dự định sản xuất với những gì đã thực sự sản xuất. Nếu những gì được sản xuất ít hơn số lượng kế hoạch, kỳ vọng là người quản lý có thể điều chỉnh quy trình làm việc để tăng năng suất. Kiểm soát phản hồi cũng cho phép người quản lý lãnh đạo nhóm của mình tốt hơn. Người quản lý có thể sử dụng dữ liệu để thông báo cho các thành viên trong nhóm về hiệu suất cá nhân của họ. Bằng cách tách biệt hiệu suất của từng cá nhân, người quản lý có thể hướng dẫn các thành viên trong nhóm tốt hơn và thúc đẩy họ cải thiện.
Hạn chế của kiểm soát phản hồi
Nhược điểm của quá trình này là các thay đổi chỉ có thể được thực hiện sau khi một phần của quá trình sản xuất đã được hoàn thành. Tùy thuộc vào thời điểm phản hồi xảy ra, toàn bộ quy trình có thể được hoàn thành trước khi người quản lý được thông báo về bất kỳ sự kém hiệu quả nào. Do đó, kiểm soát phản hồi có thể không hữu ích cho các dự án một lần, duy nhất. Kiểm soát phản hồi sẽ đặc biệt hiệu quả trong việc đo lường các quy trình thường được doanh nghiệp lặp lại theo thời gian.
Thiết kế kiểm soát phản hồi
Để có hiệu quả, kiểm soát phản hồi phải bao gồm bốn phần. Điều gì đủ tiêu chuẩn là hoạt động tốt phải được thiết lập rõ ràng. Quy trình phải có một cách để đo lường hiệu suất của cả nhóm và các thành viên trong nhóm để xác định xem quy trình có đáp ứng các mục tiêu của dự án hay không. Hiệu suất của nhóm phải được so sánh với các tiêu chuẩn đã đặt ra bằng cách sử dụng các chỉ số được xác định trước. Người quản lý phải thực hiện những thay đổi cần thiết để nâng cao hiệu quả. Tùy thuộc vào những gì kết quả cho thấy, người quản lý có thể phải thay đổi quy trình sản xuất cũng như hệ thống kiểm soát. Những thay đổi đối với kiểm soát phản hồi có thể cần thiết để người quản lý có thể có được thông tin tốt hơn để đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
