Là một doanh nhân, bạn có thể là một người lạc quan - người coi một ly là đầy một nửa chứ không phải là một nửa - nhưng có rất nhiều chỗ để cải thiện. Mặc dù vậy, kết quả của một báo cáo lớn về giao tiếp tại nơi làm việc có thể là một kiểm chứng thực tế khó khăn. Ví dụ, báo cáo, “Tình trạng thông tin sai lệch: 6 cái nhìn sâu sắc về giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc, ”Tiết lộ rằng một nửa trong số 1.344 nhân viên được hỏi trong cuộc khảo sát có những cuộc trò chuyện“ tuyệt vời ”hoặc“ tuyệt vời ”tại nơi làm việc, với đồng nghiệp và với người quản lý của họ. Nửa còn lại cho rằng cuộc trò chuyện của họ là “tầm thường”, “kém” hoặc “tồi tệ”. Vì vậy, bạn có coi kết quả của báo cáo như một "cái ly" "đầy một nửa không?" Hoặc, bạn sẽ coi chiếc ly là "một nửa trống rỗng"?
Báo cáo, kết hợp với các bản tin trong ngành khác, cung cấp những thông tin chi tiết có giá trị tuyệt vời về cách nâng cao giá trị của giao tiếp tại nơi làm việc; về cơ bản, mục tiêu là phủ lên tấm kính đó để nó được nhìn thấy đầy đủ từ mọi góc độ. Nhiều người trong số những hiểu biết này đến từ những ví dụ về sự hiểu lầm trong giao tiếp. Bạn có thể sẽ nhận ra một số trong số họ. Những người khác có thể khiến bạn bật cười, ít vì giá trị hài hước của chúng hơn là thực tế là chúng rất phổ biến. Nhưng bạn có thể học hỏi từ tất cả họ để bạn và nhân viên của bạn có thể cải thiện chất lượng thông tin liên lạc và tận dụng tối đa thời gian và nguồn lực của bạn.
Các nhà tài trợ của báo cáo, Quantum Workplace và Fierce Conversations cho biết: “Học các kỹ năng cần thiết để có cuộc trò chuyện hiệu quả là rất quan trọng nếu chúng ta muốn tạo ra sự thay đổi và tạo ra kết quả thực sự, cả bên trong và bên ngoài văn phòng”. “Mọi tổ chức nên cung cấp cho nhân viên của họ các công cụ và cơ hội để có những cuộc trò chuyện có ý nghĩa và hiệu quả.”
Chi phí của Thông tin sai lệch
Trước khi bạn xem xét một số ví dụ về thông tin sai lệch phổ biến nhất, có thể giúp bạn lưu giữ một tư tưởng hướng dẫn hàng đầu - về cách giảm thiểu thông tin sai lệch. Như các nhà tài trợ báo cáo đã nói:
- “Đối với nhiều người trong chúng ta, rào cản lớn nhất để có những cuộc trò chuyện chất lượng cao là chúng ta ngại chia sẻ những gì chúng ta đang thực sự nghĩ và cảm thấy. Chúng tôi bỏ gà ra và không bước lên đĩa khi có cơ hội để nói lên mối quan tâm của mình. Sự thật là đáng sợ, nhưng những cuộc trò chuyện không có thật mới khiến chúng ta sợ hãi, bởi vì chúng đắt kinh khủng. "
Mức độ đắt đỏ của những thông tin sai lệch này - về mặt tài chính cũng như chi phí nhân lực - cũng gây khó khăn không kém. Một cuộc khảo sát đối với 403 giám đốc điều hành cấp cao, quản lý và nhân viên cấp dưới do The Economist Intelligence Unit và Lucidchart thực hiện cho thấy rằng sự gián đoạn giao tiếp ở nơi làm việc dẫn đến:
- Mức độ căng thẳng cao hơn (trong số 52 phần trăm số người được hỏi)
- Chậm trễ hoặc không hoàn thành dự án (trong số 44 phần trăm) Tinh thần thấp (trong số 31 phần trăm) Mục tiêu hiệu suất bị bỏ lỡ (trong số 25 phần trăm)* Mất doanh thu (trong số 18 phần trăm)
Mặc dù rất khó để gán giá trị một đô la cho hầu hết những hậu quả này, nhưng những người trả lời đã tham gia vào “Rào cản giao tiếp ở nơi làm việc hiện đại” đã định giá một phần ba doanh thu bị mất là từ 100.000 đến 999.999 đô la.
Nathan Rawlins, giám đốc marketing tại Lucidchart cho biết: “Nghiên cứu của chúng tôi với Economist Intelligence Unit xác nhận rằng sự cố trong giao tiếp có ảnh hưởng sâu sắc đến mọi người trong tổ chức, bất kể giới tính, thế hệ hay thâm niên trong công ty”. “Bằng cách hiểu nguyên nhân và tác động của giao tiếp kém, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể tập trung vào việc tạo ra các chiến lược để xây dựng sự hòa nhập và sự đa dạng về nhận thức tại nơi làm việc.”
Ví dụ về sự hiểu lầm
Hầu hết các hình thức thông tin sai tại nơi làm việc có thể bắt nguồn từ 10 nguyên nhân phổ biến, nếu không quen thuộc,. Nhưng lấp đầy ly lạc quan đó - nói cách khác, nhắm vào một phương thuốc - đôi khi khó hơn.
Ví dụ về thông tin sai lệch 1
“Đừng trách tôi; nhìn bạn kìa"
Có lẽ, không ai tự cho mình là một người giao tiếp kém. Tương tự như vậy, không ai đặt ra thông tin sai lệch. Vì vậy, khi thông tin sai lệch xảy ra, nó kích hoạt một cơ chế bảo vệ, khiến mọi việc trở nên quá dễ dàng và đổ lỗi cho “anh chàng kia”.
Gần 81 phần trăm nhân viên trong cuộc khảo sát của Quantum-Fierce nói rằng thông tin sai lệch tại nơi làm việc của họ đã xảy ra rất thường xuyên, thường xuyên hoặc là thỉnh thoảng. Nhưng chỉ một nửa số người được hỏi thừa nhận họ “trực tiếp tham gia” vào thông tin sai lệch. Nửa còn lại cho biết họ chưa bao giờ, hầu như không bao giờ hoặc hiếm khi trực tiếp tham gia.
Đổ đầy ly: Vậy ai chịu trách nhiệm về việc ngăn chặn thông tin sai lệch? Những người trả lời khảo sát thậm chí không thể đồng ý về điểm này, với khoảng 53% chỉ vào “tất cả các nhóm nhân viên” và 32,5% chuyển sang người giám sát và quản lý.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 2
“Thà không nói gì còn hơn bị hiểu sai ”
Không gì có thể giết chết một cuộc trò chuyện nhanh hơn một người từ chối cuộc trò chuyện. Khoảng một nửa số nhân viên từ cuộc khảo sát cho biết họ “hiếm khi” lên tiếng tại nơi làm việc. Nhưng khi họ làm như vậy, thật thú vị, khoảng 52% có xu hướng cởi mở hơn với người quản lý trực tiếp của họ trong khi chỉ 47,5% nói rằng họ sẽ quay sang đồng nghiệp của mình. Ở đây cần nhiều hơn một bình đựng nước cao; những phát hiện này gợi ý cho các tác giả cuộc khảo sát rằng nhiều nơi làm việc đang gặp phải “vấn đề về văn hóa”.
Đổ đầy ly: Việc nuôi dưỡng văn hóa “được trao quyền bằng giọng nói” đòi hỏi các chủ doanh nghiệp nhỏ phải phát triển cảm giác tin cậy bằng cách:
- Duy trì sự hiện diện dễ thấy ở nơi làm việc. Công bằng và nhất quán. Giao tiếp trung thực và thừa nhận sự không chắc chắn khi nó tồn tại. Thể hiện giá trị của bạn (không chỉ tán thành chúng). Khuyến khích phản hồi của nhân viên và các tương tác tại nơi làm việc.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 3
“Làm ơn, không có cuộc họp nào nữa ”
Hơn 55% trong số những người trả lời cuộc khảo sát của Quantum-Fierce cho biết các cuộc họp là nguồn chính của thông tin sai lệch tại nơi làm việc, phần lớn là do những người được hỏi:
- Diễn giải các thông điệp và mục tiêu khác nhau. Cảm thấy không thoải mái khi nói lên ý kiến của họ. Tin rằng đã dành quá nhiều thời gian cho những chủ đề không quan trọng.
- Nói rằng quá ít thời gian dành cho các câu hỏi và thảo luận. * Đổ lỗi cho những xung đột về tính cách trong nhóm của họ.
- Khẳng định rằng các cuộc họp có quá ít cấu trúc.
Đổ đầy ly: Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tổ chức các cuộc họp hiệu quả - và những cuộc họp kéo dài 15 phút trở xuống - bằng cách:
- Tạo và gửi trước chương trình họp. Mong muốn nhân viên cống hiến. Giải quyết "các bước tiếp theo" trước khi hoãn lại.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 4
“Đánh giá hiệu suất thật lãng phí thời gian ”
Khoảng 63% số người trả lời khảo sát nói rằng đánh giá hiệu suất một đối một - giữa họ và người giám sát trực tiếp của họ - là nguồn thông tin sai lệch chính. Mặc dù các bài đánh giá có thể là thời điểm lý tưởng để nhân viên và người giám sát rèn luyện một “cuộc gặp gỡ tâm trí”, nhưng các nhân viên cho biết thông tin sai lệch bắt nguồn từ:
- Không tin tưởng rằng mối quan tâm của họ sẽ được lắng nghe. * Thất vọng khi không đặt ra được các mục tiêu rõ ràng.
- Các ưu tiên khác nhau. * Dành quá nhiều thời gian cho các chủ đề không quan trọng.
- Bài đánh giá có ít hoặc không có cấu trúc.
- Cảm thấy không ổn muốn hỏi cho rõ ràng.
Đổ đầy ly: Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể biến đánh giá hiệu suất thành các phiên hiệu quả bằng cách:
- Đảm bảo rằng hệ thống đánh giá của họ rõ ràng và toàn diện. Làm rõ các điểm quan trọng bằng các ví dụ. Khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và đóng góp. * Lập biểu đồ mục tiêu.
- Tổng kết đánh giá ở cuối.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 5
“Đổ lỗi cho công nghệ của tôi ”
Gần một nửa (hoặc 46 phần trăm) số người trả lời cuộc khảo sát của Quantum-Fierce chỉ ra công nghệ (đặc biệt là email và nhắn tin) là những yếu tố góp phần gây ra thông tin sai lệch. Họ chỉ ra một số sự thật hiển nhiên khi nói rằng công nghệ thường:
- Không có cơ hội trả lời các câu hỏi và giải thích. * Loại bỏ cơ hội nghe giọng nói và các thông tin.
- Không kết hợp được các biểu hiện trên khuôn mặt và cử chỉ.
Đổ đầy ly: Rõ ràng, sắc thái giao tiếp mặt đối mặt làm cho nó trở thành một hình thức giao tiếp vượt trội - và một hình thức giao tiếp sẽ dẫn đến ít hiểu sai hơn. Các tác giả của cuộc khảo sát Quantum-Fierce gợi ý rằng “các tổ chức cần đầu tư vào việc đào tạo về giao tiếp được hỗ trợ bởi công nghệ và cung cấp hướng dẫn về thời điểm gọi điện thoại hoặc trò chuyện trực tiếp là thích hợp nhất”.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 6
“Xin thứ lỗi về khoảng cách thế hệ của tôi ”
Cuộc khảo sát của Economist đã làm sáng tỏ điều mà nhiều người có thể hiểu là e dè khi giải quyết tại nơi làm việc: các ưu tiên khác nhau và mức độ thoải mái với công nghệ. Khoảng một phần ba thế hệ millennials tập trung vào quy trình tại nơi làm việc trong khi tỷ lệ tương tự của Baby Boomers và Gen Xers đặt giá trị lớn hơn vào việc kết nối con người và xây dựng mối quan hệ cá nhân. Trong khi một phần ba thế hệ thiên niên kỷ dựa vào mạng xã hội và nhắn tin, thì chỉ có khoảng 12 phần trăm thế hệ cũ làm được điều đó.
Đổ đầy ly:Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, ngoại giao có thể là một bộ đồ dài. “Các nhà lãnh đạo tương lai phải có khả năng giao tiếp qua các phong cách và phương thức, tiếp cận qua nhiều thế hệ,” các tác giả khảo sát viết. “Là những người giao tiếp chức năng, thế hệ trẻ có thể sẽ tiếp tục sử dụng nhiều công cụ mới khác nhau khi họ trưởng thành và lớn lên. Bí quyết sẽ là điều chỉnh cách sử dụng của mỗi người cho phù hợp với các phong cách giao tiếp khác nhau xung quanh họ. Tương tự như vậy, các thế hệ cũ nên sẵn sàng đón nhận các công cụ giao tiếp mới mà các nhà lãnh đạo đang phát triển đang sử dụng để kết nối và đổi mới ”.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 7
“Thứ lỗi cho tôi, trong khi tôi đi đến kết luận "
Thực sự sẽ là ngày hiếm hoi khi một nhân viên thừa nhận rằng anh ta đưa ra các giả định và đưa ra kết luận mà không dành thời gian để xác minh thông tin với một người nào đó “biết rõ”. Trong thực tế, nó xảy ra mọi lúc, cả trong giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói. Một ví dụ điển hình: Một người quản lý nói về “hiệu quả chăn nuôi” và nhân viên giải thích các từ này là mã cho “sự sa thải”. Trên thực tế, người quản lý có thể đề cập đến nhu cầu hiệu quả hơn với việc cung cấp giấy cho máy photocopy văn phòng. Thật tồi tệ khi các giả định bị bỏ rơi một cách riêng tư; những hợp chất thông tin sai lệch đó nếu một nhân viên truyền bá những giả định sai lầm cho người khác.
Đổ đầy ly: Một phương pháp khắc phục tương đối đơn giản được đề xuất bởi Yếu tố 2 phần trăm, một công ty tư vấn quản lý: các nhà quản lý nên rõ ràng và minh họa trong các nhận xét của họ. Và nhân viên nên yêu cầu làm rõ. Trong môi trường tin cậy, họ thường sẽ làm như vậy.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 8
“Tôi đang cố gắng hết sức để gây ấn tượng với bạn ”
Các chủ doanh nghiệp nhỏ không phải là những người duy nhất muốn được coi là thông minh, hiểu biết và chuyên nghiệp. Nhân viên có cùng nhu cầu. Nhưng đôi khi họ làm sai cách, trộn lẫn thông điệp của họ bằng các cụm từ và biệt ngữ phức tạp hoặc gió, dẫn đến nhầm lẫn và thông tin sai. Yếu tố 2% trích dẫn một ví dụ từ một người rõ ràng đang cố gắng quá mức để gây ấn tượng: "Nhân viên phải làm việc hiệp lực hơn bằng cách sử dụng các phương pháp hay nhất để giải quyết xung đột để đảm bảo họ đạt được năng suất tối ưu." Bản dịch đơn giản hơn để hiểu: "Chúng tôi muốn nhân viên của chúng tôi làm việc tốt hơn cùng nhau để họ hoàn thành nhiều công việc hơn."
Đổ đầy ly:Nói những gì bạn muốn nói và ý nghĩa những gì bạn nói là bản chất của giao tiếp. Nó có thể không được coi là "nói chuyện hoa mỹ"; trên thực tế, đó là một cuộc nói chuyện đơn giản. Nhưng nói chuyện đơn giản thường đạt được mục tiêu của nó: rõ ràng, trực tiếp và cuối cùng được hiểu.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 9
“Nói ít là nhiều ”
Nếu bạn đang hoạt động với giả định rằng "ngắn gọn là tốt nhất", thì bạn thường đang đi đúng hướng. Nhưng bất kỳ chiến thuật nào cũng có thể bị coi là cực đoan, và “không giải thích được” là một ví dụ về sự ngắn gọn đã đi quá xa. Việc giải thích dưới mức có thể tạo ra các câu hỏi và sự nhầm lẫn, khiến nhân viên lấp đầy khoảng trống (và buộc họ một lần nữa phải chuyển đến kết luận có thể sai).
Đổ đầy ly: Nếu bạn chưa sẵn sàng tiết lộ tất cả các chi tiết mà nhân viên cần để họ có thể hiểu thông điệp của bạn, hãy xem xét lại thời gian. Hầu hết mọi người đều được hưởng lợi và đánh giá cao các ví dụ và hình ảnh minh họa về những chi tiết này. Nếu nhân viên của bạn cần những ví dụ này, họ có thể đọc ngay. Nhưng ít nhất bạn sẽ làm tốt vai trò của mình với tư cách là một người giao tiếp hiệu quả.
Ví dụ về Thông tin sai lệch 10
“Nói nhiều là nhiều hơn ”
Ngược lại với “giải thích cặn kẽ” là “giải thích quá mức” và cách làm này cũng thường được thực hiện bởi những người không chắc chắn về khả năng giao tiếp của mình. Anh ta quyết định khai thác thông điệp của mình một cách chi tiết, thường là không cần thiết chi tiết, khiến người nhận tin nhắn ngừng hoạt động quá sớm.
* Đổ đầy ly:* Sẽ thật dễ dàng nếu có một số quy tắc khó và nhanh về độ dài và chi tiết của một tin nhắn. Nếu bạn cảm thấy mình thiếu tập trung, hãy dành thông điệp của bạn trong một giờ hoặc lâu hơn, sau đó quay lại với nó, buộc bản thân phải xem nó qua tai mắt của một người không hiểu biết. Tự hỏi bản thân minh, Người này cần biết điều gì? Điều gì sẽ giúp anh ấy hiểu tôi? Tôi đã sử dụng ngôn ngữ rõ ràng nhất có thể chưa? Nó cũng có thể hữu ích để kết thúc một tin nhắn với một lời mời liên hệ với bạn, với tư cách cá nhân, nếu có thắc mắc. Phản hồi của nhân viên có thể cung cấp cho bạn những gợi ý về cách đóng khung các thông điệp trong tương lai để chúng thể hiện sự lạc quan bên trong của bạn và duy trì cái nhìn của bạn về tấm kính là đầy một nửa.
