Mô tả từng loại trong ba loại cơ cấu tổ chức chính

Một số yếu tố quyết định kiểu cơ cấu tổ chức mà một công ty sử dụng: doanh thu, số lượng nhân viên, tính đa dạng của sản phẩm, loại khách hàng và phạm vi địa lý. Các công ty nhỏ hơn có nhiều nền văn hóa không chính thức hơn trong khi các tập đoàn lớn hơn thì chính thức và quan liêu hơn.

Ba hình thức tổ chức mô tả cơ cấu tổ chức được hầu hết các công ty sử dụng ngày nay: chức năng, phòng ban và ma trận. Mỗi hình thức này đều có những ưu và nhược điểm mà chủ sở hữu phải cân nhắc trước khi quyết định thực hiện hình thức nào cho hoạt động kinh doanh của mình.

Bộ phận chức năng

Cơ cấu tổ chức phổ biến nhất là dạng chức năng hoặc dạng phòng ban. Trong cấu trúc này, tất cả các nhân viên của một chức năng cụ thể được tập hợp lại với nhau để tạo thành một bộ phận. Ví dụ về các bộ phận riêng lẻ này là bán hàng, kế toán, tiếp thị, tài chính, nghiên cứu và sản xuất.

Một cấu trúc chức năng có một hệ thống phân cấp vững chắc; mỗi bộ phận có một nhân viên quản lý riêng biệt và các đường báo cáo cấp trên của cơ quan quyền lực. Giám đốc bộ phận có thể báo cáo lên một cấp cho phó chủ tịch, người có thể phụ trách một số bộ phận, chẳng hạn như tài chính, tiếp thị và CNTT. Vị phó chủ tịch này sau đó có thể báo cáo với Giám đốc điều hành của công ty.

Các tổ chức chức năng có hiệu quả đối với các tập đoàn lớn với các dòng sản phẩm đồng nhất. Các công ty nhỏ hơn cần cấu trúc sáng tạo hơn và có thể thích ứng nhanh hơn với những thay đổi trên thị trường. Nhân viên trong các tổ chức nhỏ có thể đảm nhiệm một số chức năng cùng một lúc.

Ưu điểm: Một lợi thế đáng kể của cấu trúc chức năng là sự tập trung và tập trung của một nhóm các chuyên gia vào các kỹ năng cụ thể của họ. Tập hợp tất cả nhân viên tiếp thị của công ty lại với nhau trong một bộ phận cho phép họ dễ dàng chia sẻ ý tưởng để nâng cao chuyên môn và trở nên hiệu quả hơn. Công tác đào tạo tập trung hơn vào khu vực chức năng.

Chuỗi lệnh rõ ràng trong một cấu trúc chức năng. Mỗi người biết giới hạn của thẩm quyền quyết định của mình và khi nào cần chuyển vấn đề cho người giám sát.

Cơ hội thăng tiến thường rõ ràng hơn ở các bộ phận. Các vị trí cấp cao có thể khao khát lên cấp cao hơn với nhiều đào tạo và kinh nghiệm hơn.

Nhược điểm: Một nhược điểm của cơ cấu phòng ban là hạn chế trong giao tiếp giữa các nhân viên trong các phòng ban khác nhau. Mặc dù các nhà quản lý của mỗi bộ phận có thể nói chuyện với nhau, nhưng các nhân viên lại xa cách nhau hơn và không có những con đường giao tiếp cởi mở một cách tự nhiên.

Một vấn đề khác với cơ cấu chức năng là khả năng nhân viên chỉ nhìn thấy hoạt động của công ty qua lăng kính nghề nghiệp của chính họ. Họ phát triển "tầm nhìn đường hầm", ngăn cấm họ nhìn thấy định hướng chiến lược của doanh nghiệp và quan điểm của những người trong các bộ phận khác. Những nhân viên có sự tập trung hẹp này khó nắm bắt được quan điểm và góc nhìn của các bộ phận khác. Đây còn được gọi là hiệu ứng "silo".

Những nỗ lực gần đây đã được thực hiện để giải quyết vấn đề giao tiếp này bằng cách tạo các nhóm với các thành viên từ các phòng ban khác nhau.

Cấu trúc phân chia

Cơ cấu bộ phận tổ chức các hoạt động của công ty thành các nhóm địa lý, sản phẩm, thị trường hoặc dịch vụ. Ví dụ: một công ty có thể có một bộ phận phụ trách bán hàng ở Hoa Kỳ và bộ phận khác phụ trách bán hàng ở châu Âu. Hoặc một bộ phận để quản lý các vật dụng màu xanh lam và một bộ phận khác để xử lý các vật dụng màu xanh lá cây.

Mỗi bộ phận sẽ có một tập hợp đầy đủ các phòng ban chức năng. Do đó, bộ phận gizmos xanh sẽ có các bộ phận riêng về bán hàng, mua hàng, kế toán, tài chính, kỹ thuật, v.v. Các công ty có nhiều sản phẩm, thị trường hoặc khu vực thích tổ chức doanh nghiệp của họ thành các bộ phận.

Ưu điểm: Trách nhiệm giải trình rõ ràng với cơ cấu bộ phận. Mỗi đơn vị hoạt động riêng biệt và chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động của mình. Kết quả dù tốt hay xấu đều dễ dàng nhận biết.

Cơ cấu bộ phận hoạt động hiệu quả nhất khi cần có các quyết định nhanh chóng để phản ứng với các điều kiện thị trường thay đổi nhanh chóng. Các nhà quản lý địa phương ở vị trí tốt hơn để phản ứng sớm hơn với các mối đe dọa cạnh tranh thay vì phải chuyển thông tin lên một chuỗi mệnh lệnh và chờ đợi quyết định quay trở lại.

Nhân viên trong các bộ phận phát triển văn hóa độc đáo của riêng họ. Ví dụ: nhân sự trong một bộ phận được thiết lập cho khách hàng bán lẻ trở nên phù hợp hơn với nhu cầu của nhân khẩu học thị trường của họ và có thể điều chỉnh các hoạt động của họ theo những mong muốn đó.

Nhược điểm: Các bộ phận tốn nhiều chi phí hơn để thiết lập và vận hành. Khi một công ty có nhiều bộ phận, tổng số nhân viên có thể sẽ cao hơn so với một tổ chức được liên kết thành các bộ phận chức năng. Các chức năng giống nhau khi trải rộng trên nhiều bộ phận sẽ không hoạt động hiệu quả và năng suất cao như khi chúng tập trung ở một bộ phận duy nhất.

Các công ty có các bộ phận riêng biệt có thể mất đi lợi ích của lợi thế kinh tế theo quy mô. Lấy ví dụ như mua hàng. Một công ty có thể được chiết khấu tốt hơn cho đồ dùng văn phòng khi mua số lượng lớn cho tất cả các bộ phận cùng nhau thay vì đặt các đơn hàng nhỏ hơn ở cấp bộ phận.

Sự cạnh tranh giữa các bộ phận có thể trở thành một vấn đề khi các nhà quản lý bộ phận không có động lực để làm việc cùng nhau. Các nhà quản lý thậm chí có thể làm việc chống lại các bộ phận khác để giành lợi thế vì họ có trách nhiệm giải trình rõ ràng về kết quả của bộ phận mình và không quan tâm đến kết quả hoạt động của cả tập đoàn.

Ma trận

Các công ty đang tạo ra và tung ra các sản phẩm mới hoặc bắt đầu các chiến dịch tiếp thị khác nhau sẽ hình thành cấu trúc ma trận để quản lý các dự án.

Cơ cấu tổ chức ma trận cố gắng đạt được lợi ích của các tổ chức chức năng bằng cách kết hợp các kỹ năng chuyên biệt vào một lưới dự án. Các tổ chức ma trận được thiết kế để thúc đẩy sự hợp tác giữa các silo chức năng để các hoạt động tương tự có thể được quản lý hiệu quả hơn nhằm đạt được mục tiêu chung.

Ma trận có hai chuỗi lệnh: một cho dự án và một cho các kỹ năng chức năng được đưa vào dự án. Người quản lý dự án có quyền hạn theo chiều ngang của các phòng ban. Đồng thời, nhân viên vẫn báo cáo với trưởng bộ phận theo chức năng của mình.

Ưu điểm: Khi một tổ chức ma trận được tạo ra, nó có một mục tiêu rõ ràng. Đó có thể là giới thiệu một sản phẩm mới hoặc thiết kế một chiến dịch tiếp thị mới cho một nhóm nhân khẩu học khác. Một ma trận có thể bị giải thể sau khi nhiệm vụ của nó hoàn thành.

Cơ cấu tổ chức dự án ma trận tập hợp các nhân viên với các kỹ năng và kiến ​​thức cụ thể cần thiết cho dự án. Điều này mang lại cho nhân viên khả năng làm việc với các đồng nghiệp từ các ngành khác như một nhóm. Cùng nhau, họ giao tiếp tốt hơn và chia sẻ các khái niệm đổi mới hơn vốn bị cô lập bởi các tổ chức bộ phận và chức năng.

Nhược điểm: Cấu trúc ma trận phức tạp hơn. Các đường quyền hành chạy dọc và ngang với những nhân viên làm việc cho hai ông chủ. Nhân viên thường có thể nhận được các chỉ thị mâu thuẫn từ các nhà quản lý dự án và chức năng, tạo ra căng thẳng và bối rối khi thiết lập các ưu tiên.

Các nhà quản lý cho các dự án ma trận cần những tài năng đặc biệt. Vì họ không có quyền hạn riêng lẻ, họ phải có khả năng thỏa hiệp và thương lượng. Họ cần có lòng khoan dung đối với xung đột và có khả năng xử lý các tình huống khó khăn.

Quyết định cơ cấu tổ chức tốt nhất cho công ty của bạn là rất quan trọng để thành công. Nó đòi hỏi sự suy nghĩ và phân tích về cấu trúc nào sẽ hoạt động vào lúc này và nếu nó có thể được điều chỉnh để duy trì hiệu quả với sự tăng trưởng. Thay đổi cơ cấu tổ chức có thể gây khó khăn cho cấp quản lý và nhân viên, vì vậy điều quan trọng là phải thực hiện đúng ngay từ đầu. Mô tả cách tổ chức công ty hiện tại và xem hình thức nào sẽ có ý nghĩa nhất.

bài viết gần đây

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found