Tỷ lệ cược là, nếu bạn đang viết một bức thư kinh doanh, bạn có điều gì đó quan trọng cần nói và bạn muốn đảm bảo rằng bạn truyền đạt nó một cách hiệu quả. Định dạng thư công việc đóng một phần quan trọng trong giao tiếp đó - nó cho người mà bạn đang viết thư rằng bạn là người chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Tương tự, kết thúc một bức thư kinh doanh một cách chuyên nghiệp có thể giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp và uy tín đó. Bởi vì phần cuối của bức thư là phần cuối cùng mà người nhận sẽ đọc, nó là những gì sẽ tươi mới nhất trong ký ức của cô ấy. Ngay cả khi bạn có một màn chào hỏi và nội dung rất chuyên nghiệp, một kết thúc không chuyên nghiệp có thể gây ấn tượng tiêu cực.
Đoạn cuối
Trong một số loại thư thương mại, chẳng hạn như thư xin việc, có một định dạng cụ thể cần tuân theo cho thư kết luận. Tuy nhiên, theo nguyên tắc chung, hãy sử dụng đoạn cuối cùng của lá thư để tóm tắt công việc kinh doanh của bạn, bao gồm cách bạn muốn được liên hệ hoặc những gì bạn cần nhận qua thư. Cũng bao gồm một phần kết thúc lịch sự, trong đó bạn cảm ơn người nhận đã dành thời gian, chúc họ thành công với nỗ lực hoặc nói rằng bạn sẽ rất vui khi nói thêm về vấn đề này qua điện thoại.
Đóng cửa
Kết thúc thư của bạn là từ hoặc cụm từ bạn nhập sau phần nội dung của thư; phần đóng luôn được theo sau bằng dấu phẩy. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà bức thư đề cập đến hoặc mối quan hệ của bạn với người nhận, bạn có thể chọn từ nhiều lời chào chuyên nghiệp. "Trân trọng" và "Trân trọng" là hai lựa chọn gần như luôn an toàn. "Cảm ơn", chỉ viết hoa từ đầu tiên, là một lựa chọn tốt nếu bạn đang yêu cầu điều gì đó trong thư, chẳng hạn như một cuộc họp hoặc thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên, cũng có thể chấp nhận kết thúc một lá thư không yêu cầu bằng "Cảm ơn"; đó là một cách cảm ơn người nhận đã dành thời gian cho cô ấy.
Chữ ký
Sau khi kết thúc, hãy bỏ qua ba dòng trống trước chữ ký của bạn. Việc ký tên vào thông tin liên lạc kinh doanh của bạn bằng tay cho người nhận thấy rằng bạn đã dành thời gian để làm cho bức thư trở nên chuyên nghiệp. Nó cũng cho thấy rằng bạn đã xem xét các bức thư, vì nhiều bức thư công việc được chuẩn bị bởi một thư ký. Tuy nhiên, bạn không thể ký vào các bức thư của mình trong mọi trường hợp. Ví dụ, nhiều bộ phận nhân sự của các tập đoàn hiện nay yêu cầu nộp thư xin việc thông qua một hệ thống điện tử. Trong trường hợp này, không để trống ba dòng; chỉ cần nhập tên của bạn.
Các yếu tố cuối cùng
Sau chữ ký của bạn là tên đã nhập của bạn, tiếp theo là tiêu đề của bạn ở dòng tiếp theo. Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn cung cấp địa chỉ, địa chỉ email hoặc số điện thoại sau tiêu đề của bạn ở cuối thư. Làm điều này đặc biệt là trong các bức thư kinh doanh rất trang trọng được gửi cho một người nào đó mà bạn không biết. Bằng cách này, nếu người đó làm mất phong bì, cô ấy vẫn có thể trả lời thư của bạn. Cuối cùng, sau thông tin chỉ đường, hãy bỏ qua một dòng và cho biết liệu có bất kỳ vỏ bọc nào không. Luôn luôn tham khảo các thùng loa trong nội dung bài viết. Tuy nhiên, ở cuối thư, hãy viết "Bao vây:" (lưu ý dấu hai chấm) và mô tả ngắn gọn nội dung bao vây - ví dụ: "Tiếp tục".
