Dòng tiền là một phần thiết yếu của các doanh nghiệp nhỏ, nhưng nói dối rằng việc gửi séc không hề phức tạp. Ngân hàng di động chỉ mới đi xa và đối với các công ty có năng lực, thời gian là rất ngắn. Khi nào bạn thực sự đi đến ngân hàng, đặc biệt là khi một số ngân hàng chỉ mở cửa trong giờ làm việc truyền thống? Đó là lúc dịch vụ ngân hàng lockbox ra đời.
Một hệ thống hộp khóa có thể hợp lý hóa quy trình phải thu của các tài khoản. Mặc dù điểm hấp dẫn chính là việc gửi séc và xử lý thanh toán nhanh hơn, nhưng có rất nhiều ưu điểm của hệ thống hộp khóa - và cũng có một số nhược điểm. Tủ khóa ngân hàng có phải là động thái phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn không? Nó chủ yếu phụ thuộc vào loại và khối lượng thanh toán nhận được.
Lockbox Banking là gì?
Lockbox banking được các ngân hàng cung cấp để giúp nhận các khoản thanh toán của khách hàng. Thay vì gửi các khoản thanh toán cho một công ty, các khoản thanh toán qua hộp khóa được gửi đến một hộp thư bưu điện đặc biệt, nơi chúng được ngân hàng thu và gửi trực tiếp. Khi ngân hàng xử lý các khoản thanh toán này, họ sẽ gửi tiền vào tài khoản ngân hàng của công ty và chuyển các hồ sơ tài chính đến các tài khoản phải thu. Tóm lại: Điều này có nghĩa là để hợp lý hóa quy trình thu thập và xử lý thanh toán bằng cách cắt bỏ người trung gian.
Theo ngân hàng BBVA, có hai loại hệ thống lox box:
- Hộp khóa bán lẻ: những hộp này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có séc giá trị thấp thường được gửi trực tiếp từ người tiêu dùng với một phiếu chuyển tiền in sẵn.
- Hộp khóa bán buôn: Đây là cách truyền thống được các công ty B2B sử dụng để xử lý các khoản thanh toán có giá trị cao.
Trừ khi bạn ở khu vực nông thôn, dịch vụ này sẽ được cung cấp rộng rãi và các ngân hàng thậm chí có nhiều địa điểm đặt tủ khóa. Nếu doanh nghiệp của bạn không nằm trong hai danh mục được liệt kê ở trên, nhiều ngân hàng vẫn sẽ cung cấp các giải pháp tùy chỉnh có thể đáp ứng cho bạn ở đâu đó. Luôn luôn đáng để hỏi và xem ngân hàng hiện tại của bạn cung cấp những gì cho các công ty như của riêng bạn.
Pro: Hệ thống hộp khóa giảm lỗi kế toán
Được kiểm toán là cơn ác mộng tồi tệ nhất của một doanh nghiệp nhỏ vì cho dù hồ sơ của bạn có chặt chẽ đến đâu, vẫn luôn có chỗ cho sai sót. Thanh toán qua hộp khóa giảm đáng kể khả năng này bằng cách hợp lý hóa việc xử lý thanh toán. Nó hoạt động như thế này:
Mỗi ngày, ngân hàng sẽ chuyển tất cả các khoản tiền gửi PO Box đến trung tâm xử lý của mình. Tại đó, nó được gửi vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Họ cũng quét chứng từ chuyển tiền của doanh nghiệp để thông tin thanh toán được thu thập một cách an toàn, sau đó họ truyền trực tiếp cập nhật tổng thể đến các tài khoản phải thu. Tất cả các bản ghi này đều được sao lưu, lưu trữ an toàn và có sẵn để truy cập dễ dàng nếu bạn cần tham khảo chúng sau này (hoặc, trong trường hợp bạn đang được kiểm toán và bằng cách nào đó bị mất bản sao của mình).
Việc sao lưu hồ sơ tài chính của bạn luôn là điều khôn ngoan, nhưng một trong những ưu điểm chính của hệ thống tủ khóa là ngân hàng sẽ thực hiện việc này giúp bạn. Nó không gây căng thẳng và nó cũng giảm bất kỳ sai sót nào có thể xảy ra đối với tài khoản phải thu trên sổ cái chung của bạn vì ngân hàng đang xử lý tất cả các khoản tiền gửi. Bạn không dựa vào một người ngồi trong văn phòng khớp từng khoản thanh toán với hóa đơn của họ và nhập mọi thứ vào hệ thống kế toán của bạn theo cách thủ công.
Con: Chi phí dịch vụ hộp khóa
Dịch vụ Lockbox có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền cho chi phí hành chính và kế toán nội bộ, nhưng điều đó thực sự phụ thuộc vào lượng thời gian mà doanh nghiệp của bạn thường dành cho các khoản phải thu. Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, chi phí dịch vụ hộp khóa thực sự rất cao, đặc biệt nếu bạn không phải là công ty phụ thuộc nhiều vào thanh toán qua thư.
Theo Paychex, một trong những nhược điểm lớn nhất của hệ thống tủ khóa là chi phí cắt cổ. Tủ khóa ngân hàng đi kèm với các khoản phí hàng tháng và các khoản phí bổ sung cho mỗi lần gửi séc, chụp ảnh séc và xử lý các mặt hàng không thông thường (hãy nghĩ: nếu khách hàng của bạn gửi cho bạn một bức thư cùng với séc). Nếu một doanh nghiệp nhận được hầu hết các khoản thanh toán của mình thông qua tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc các phương tiện kỹ thuật số khác, thì một chiếc tủ khóa ngân hàng có thể đắt hơn giá trị của nó.
Pro: Hệ thống hộp khóa cho phép truy cập thanh toán nhanh hơn
Một trong những lợi thế chính của hệ thống hộp khóa là tốc độ. Nó tăng tốc độ xử lý thanh toán ở mọi lượt. Theo Dean Cusumano, giám đốc điều hành tài khoản cấp cao tại Agilis System, người chuyên về tăng hiệu quả kinh doanh, các ngân hàng có một mã ZIP đặc biệt mà họ sử dụng cho các khoản thanh toán qua hộp khóa để theo dõi nhanh việc giao hàng qua hệ thống bưu điện. Các ngân hàng cũng có khả năng xử lý các khoản thanh toán này ngoài giờ ngân hàng truyền thống, có nghĩa là bạn không bị ràng buộc vào các giới hạn truyền thống của ngân hàng bán lẻ.
Ngoài ra, các ngân hàng kiểm tra hộp khóa của họ để tìm các khoản thanh toán nhiều lần trong ngày, có nghĩa là séc thường được gửi vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp vào cùng ngày chúng được nhận. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có thể không có nhiều tiền mặt hoặc hoạt động với tỷ suất lợi nhuận thấp phụ thuộc nhiều vào khoản thanh toán cá nhân của mỗi khách hàng.
Con: Dịch vụ hộp khóa yêu cầu đào tạo
Nếu doanh nghiệp của bạn đủ nhỏ để bạn thực hiện các khoản phải thu của riêng mình thay vì thuê một chuyên gia, thì sẽ có một đường cong học tập. Tương tự đối với các dịch vụ hộp khóa. Họ sẽ yêu cầu một số đào tạo. Bạn sẽ phải học cách sử dụng hệ thống trực tuyến của ngân hàng để tải xuống bảng sao kê ở định dạng phù hợp với hệ thống kế toán trực tuyến của bạn.
Nhìn chung, các hộp khóa mất một chút thời gian để làm quen, nhưng nhìn chung, chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài nếu bạn dành một vài giờ trả trước.
Chuyên nghiệp: Hệ thống hộp khóa rất an toàn
Tủ khóa ngân hàng là một lựa chọn tuyệt vời để tăng cường bảo mật cho các khoản thanh toán. Nói chung, các doanh nghiệp nhỏ không phải là nơi an toàn nhất - đặc biệt nếu séc được gửi đến hộp thư trước cửa hàng và được giữ trong văn phòng cho đến khi chúng được gửi vào ngân hàng. Trên thực tế, các hộp thư bưu điện an toàn hơn nhiều so với hộp thư lề đường trung bình của bạn và bạn không phải lo lắng về việc séc bị thất lạc từ văn phòng của mình (ngay cả khi chúng chỉ vô tình thất lạc) khi ngân hàng đang xử lý tất cả.
Con: Các dịch vụ có thể có vấn đề ở khu vực nông thôn
Tủ khóa ngân hàng là một lựa chọn tuyệt vời, hiệu quả nếu bạn đang làm việc với một ngân hàng có nhiều chi nhánh trong cả nước. Bằng cách này, họ có thể thiết lập nhiều hộp khóa gần mỗi chi nhánh để xử lý các khoản thanh toán từ khách hàng địa phương thay vì lãng phí thời gian gửi thanh toán đến một trung tâm trung tâm. Điều này hoàn toàn kém hiệu quả hơn nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nông thôn làm việc với các ngân hàng địa phương.
Hệ thống tủ khóa ở các vùng nông thôn thường không có hiệu quả tương tự như các hệ thống ở khu vực đô thị hoặc vùng ngoại ô vì chúng đôi khi thiếu cùng một loại tự động hóa. Các khoản thanh toán có thể được nhập theo cách thủ công, điều này khiến quy trình có cùng một loại lỗi mà bạn mắc phải nếu bạn đang thực hiện các tài khoản phải thu của riêng mình. Trong hầu hết các trường hợp, số dư séc không chính xác được đưa vào tài khoản của công ty, điều này chắc chắn sẽ khiến khách hàng ngạc nhiên.
Kết luận: Do sự siêng năng của bạn
Không phải tất cả các dịch vụ hộp khóa đều giống nhau. Một số có thể đắt hơn những ngân hàng khác, nhưng nếu bạn thường xuyên làm việc với một ngân hàng hoặc chi nhánh cụ thể, họ có thể cắt giảm cho bạn một thỏa thuận. Không có hai ngân hàng nào có cùng chi phí hoặc dịch vụ giống nhau và quy trình này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn, vì vậy điều quan trọng là bạn phải mua sắm và trao đổi với chuyên gia ngân hàng trước khi quyết định xem dịch vụ ngân hàng qua hộp khóa có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không.
