Trong môi trường kinh tế có nhịp độ cực nhanh ngày nay, các chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải học cách làm nhiều hơn với ít hơn. Do đó, điều này thường có nghĩa là cố gắng thực hiện nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Nếu bạn dành bất kỳ khoảng thời gian nào để soạn thảo thư từ hoặc các thư từ khác cho công việc kinh doanh của mình, bạn biết rằng việc thiết lập và định dạng một số tài liệu có thể mất một khoảng thời gian đáng kể. Trong nhiều trường hợp, thời gian dành cho việc tạo tài liệu là thời gian bạn có thể dành để chốt một đợt bán hàng hoặc tìm kiếm khách hàng mới. Nếu bạn sử dụng Microsoft Word để tạo tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng các mẫu để giảm thời gian sử dụng bàn phím. Các mẫu Word cho phép bạn sắp xếp hợp lý nhiều tác vụ sản xuất tài liệu và giúp giải phóng thời gian của bạn cho hoạt động kinh doanh khác.
1
Khởi chạy Microsoft Word trên máy tính của bạn. Nhấp vào “Tệp” trên thanh ruy-băng, sau đó nhấp vào “Mới”. Bấm vào một trong các mẫu cục bộ trong cửa sổ Mẫu sẵn có phù hợp nhất với loại tài liệu bạn muốn tạo. Microsoft Word cung cấp một số mẫu được định cấu hình sẵn mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức. Tuy nhiên, nếu một trong các mẫu trong cửa sổ Mẫu sẵn có không khớp chặt chẽ với loại tài liệu bạn muốn tạo, hãy nhập cụm từ tìm kiếm vào hộp tìm kiếm “Tìm kiếm Office.com cho các mẫu”, sau đó nhấn phím “Enter”. Danh sách các mẫu phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn sẽ xuất hiện trong cửa sổ Mẫu có sẵn.
2
Nhấp vào mẫu bạn muốn sử dụng, sau đó nhấp vào nút “Tạo”. Nếu sử dụng mẫu từ trang web Office.com, hãy đánh dấu tên mẫu và nhấp vào nút “Tải xuống”. Mẫu mở ra dưới dạng tài liệu mới trong Microsoft Word.
3
Chỉnh sửa tên công ty và thông tin địa chỉ trong mẫu. Thay đổi bất kỳ văn bản mặc định nào mà bạn muốn sử dụng lại trong các tài liệu sau này dựa trên mẫu. Nếu mẫu có các trường dành cho người nhận hoặc thông tin địa chỉ, bạn nên để nguyên các giá trị của trường và không thay đổi chúng, vì có thể bạn sẽ sử dụng mẫu nhiều lần. Giữ nguyên các trường người nhận hoặc trường khách hàng mặc định sẽ làm cho các tài liệu dựa trên mẫu dễ chỉnh sửa và sử dụng hơn.
4
Bấm vào hình ảnh biểu trưng mặc định trong mẫu nếu tài liệu có. Với hình ảnh biểu trưng mặc định được chọn, nhấp vào tab “Chèn”, sau đó nhấp vào biểu tượng “Hình ảnh”. Duyệt đến hình ảnh biểu trưng của công ty bạn trên máy tính cục bộ của bạn. Đánh dấu tệp hình ảnh biểu trưng, sau đó nhấp vào nút “Chèn”. Microsoft Word thay thế hình ảnh mẫu mặc định bằng biểu trưng công ty của bạn. Nếu mẫu không chứa hình ảnh biểu trưng mặc định và bạn muốn thêm một hình ảnh biểu trưng, chỉ cần đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn hình ảnh biểu trưng xuất hiện, sau đó nhấp vào “Chèn”, sau đó là “Hình ảnh” trên thanh ruy-băng.
5
Bấm đúp vào vùng chân trang của tài liệu. Nhập bất kỳ văn bản chân trang nào bạn muốn xuất hiện trong tài liệu dựa trên mẫu tại đây. Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây sẽ xuất hiện trên mọi tài liệu bạn tạo từ mẫu.
6
Chỉnh sửa các phần khác của tài liệu mẫu nếu cần.
7
Nhấp vào “Tệp” trên thanh ruy-băng, sau đó nhấp vào “Lưu dưới dạng”. Nhập tên mặc định cho tài liệu mẫu trong trường "Tên tệp". Nhấp vào danh sách thả xuống loại “Lưu dưới dạng”, sau đó chọn “Mẫu Word (* .DOTX)” làm loại tệp. Bật tùy chọn “Lưu hình thu nhỏ”, sau đó nhấp vào nút “Lưu”. Nếu Microsoft Word hiển thị thông báo cảnh báo về việc lưu tệp ở định dạng mới, hãy nhấp vào nút “OK”.
8
Đóng tài liệu mẫu trong Microsoft Word. Nhấp vào “Tệp” trên thanh ruy-băng, sau đó nhấp vào “Mới”. Nhấp vào biểu tượng “Mẫu của tôi” trong phần Trang chủ của cửa sổ Mẫu có sẵn. Đánh dấu tên của tài liệu mẫu bạn đã tạo trên tab Mẫu cá nhân, sau đó nhấp vào nút “OK”. Microsoft Word mở một phiên bản có thể chỉnh sửa của mẫu với tên tệp chung “Document1”.
9
Chỉnh sửa các trường người nhận hoặc khách hàng với thông tin tên và địa chỉ nếu cần. Nhập văn bản bổ sung vào tài liệu nội dung theo yêu cầu, sau đó nhấp vào biểu tượng đĩa mềm phía trên thanh ruy-băng để lưu tài liệu. Microsoft Word sẽ nhắc bạn nhập tên tệp tài liệu mới vào trường “Tên tệp”. Nhập tên tệp cho tài liệu, sau đó nhấp vào “Lưu”.
10
In tài liệu hoặc đính kèm vào email nếu cần.
