Bản ghi nhớ kinh doanh chuyên nghiệp là một thông tin liên lạc tại nơi làm việc có thể được gửi dưới dạng điện tử hoặc bản in. Ít chuyên nghiệp hơn thư thương mại, một bản ghi nhớ kinh doanh vẫn nên được viết bằng tiếng Anh thương mại trang trọng, theo định dạng bản ghi nhớ truyền thống và tôn trọng cấp bậc hoặc chức danh của người gửi và nhận thông tin. Vì lý do này, việc thêm "cc" vào bản ghi nhớ kinh doanh chuyên nghiệp đòi hỏi phải tôn trọng hệ thống phân cấp nơi làm việc.
Định nghĩa
Thuật ngữ cc là viết tắt của carbon copy. Nó cho biết những người không có địa chỉ trong bản ghi nhớ sẽ nhận được một bản sao. Ví dụ: nếu một bản ghi nhớ được gửi cho người quản lý về một cuộc họp sắp tới ở công ty, thì sẽ thích hợp để cc thư ký của người quản lý để anh ta có thể ghi ngày vào lịch của cô ấy.
CC và chuyên nghiệp
Quyết định gửi trực tiếp bản ghi nhớ cho ai đó hay gửi cc cho người đó tùy thuộc vào nội dung của thư và hệ thống phân cấp kinh doanh. Lựa chọn sai có thể là vi phạm phép lịch sự chuyên nghiệp và khiến bạn mất thiện cảm với sếp hoặc đồng nghiệp của mình.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang làm việc với đồng nghiệp trong một dự án đang được giám sát bởi người quản lý. Nếu bạn đang suy nghĩ về các ý tưởng cho dự án và đang tìm kiếm ý kiến đóng góp, thì việc gửi một bản ghi nhớ cho đồng nghiệp và người quản lý của bạn sẽ là phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn đang hỏi liệu bạn có thể tiếp tục với một trong những ý tưởng của mình hay không, bạn phải gửi bản ghi nhớ cho người quản lý và cc cho đồng nghiệp của bạn. Nếu không, có vẻ như bạn đã vi phạm hệ thống phân cấp văn phòng khi yêu cầu đồng nghiệp của bạn cho phép.
Đặt CC trong Bản ghi nhớ in
Đặt các chữ cái "cc" và người bạn đang cc trong tiêu đề hoặc ở cuối tài liệu. Tiêu đề phải theo định dạng sau: đến, từ, ngày, chủ đề và cc. Mỗi mục nên được đặt trên một dòng riêng và bạn nên bỏ qua một dòng giữa mỗi mục. Tùy thuộc vào hình thức văn phòng của bạn và bối cảnh của bản ghi nhớ, bạn có thể gọi người được cấp chứng chỉ bằng chức danh, họ và tên của người đó hoặc, trong những trường hợp đặc biệt không chính thức, tên của họ.
Đặt CC trong Email
Nếu bạn đang gửi bản ghi nhớ qua email, hãy điền địa chỉ email của người bạn muốn cc vào ô cc có sẵn trên hầu hết các mẫu email. Nếu mẫu email của bạn không có hộp cc, hãy đặt "cc" và tên của người đó ở cuối email. Hãy nhớ thêm người đó vào ô "tới" để cô ấy nhận được email.
Mọi người thường nhầm lẫn giữa cc và bcc trên các mẫu email. Bcc là viết tắt của "bản sao cacbon mù" và các địa chỉ email được nhập vào hộp này sẽ nhận được bản sao của email. Tuy nhiên, những người nhận email khác không thể biết rằng người này đã nhận được email. Việc sử dụng bcc thích hợp trong một số trường hợp được chọn, chẳng hạn như khi bạn đang gửi email đến một danh sách lớn và muốn tôn trọng quyền riêng tư của người nhận bằng cách ẩn địa chỉ email của họ.
