Các doanh nghiệp có thể có được ý tưởng tốt về cách họ đang thực hiện trong hoạt động bằng cách kiểm tra dữ liệu nội bộ của công ty thông qua các báo cáo và biểu đồ. Tuy nhiên, đôi khi những người gần gũi với công ty không xem xét dữ liệu này một cách khách quan hoàn toàn hoặc quá quen thuộc với các hoạt động nên rất khó đưa ra các giải pháp thay thế khi xuất hiện rào cản.
Để thực sự có được bức tranh tốt về việc liệu công ty có đang hoạt động tốt hay không và có được những ý tưởng mới về cách cải tiến, các doanh nghiệp và các tổ chức khác có thể chuyển sang quy trình kiểm toán hoạt động.
Định nghĩa Quy trình Kiểm toán Hoạt động
Quy trình kiểm toán hoạt động là một loạt các bước mà kiểm toán viên thực hiện để đánh giá các hoạt động hoạt động của một công ty nhất định hoặc tổ chức khác. Quy trình này tương tự như các quy trình đối với các cuộc kiểm toán khác, nhưng chuyên sâu hơn: Ví dụ, trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên thường chỉ xử lý các con số và thông lệ kế toán, trong khi trong một cuộc kiểm toán hoạt động, kiểm toán viên có thể kiểm tra bất kỳ khía cạnh nào. của doanh nghiệp.
Các audi thường không tập trung vào một bộ phận hoặc một dự án duy nhất, bởi vì mỗi bộ phận đóng một vai trò trong quá trình hoạt động tổng thể và có mối liên hệ với nhau.
Mục tiêu của Kiểm toán Hoạt động
Mục tiêu của quá trình kiểm toán hoạt động là xác định xem liệu các kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, chẳng hạn như các chính sách và thủ tục, có đủ để tạo ra mức hiệu quả và hiệu lực tối ưu hay không.
Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, bởi vì việc thiếu hiệu quả và hiệu quả thường dẫn đến doanh số bán hàng ít hơn hoặc chi phí hoạt động tăng lên, đôi khi có nghĩa là doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh và tồn tại trong kinh doanh. Các tổ chức khác có thể sử dụng kiểm toán để xác định xem một đơn vị có tuân thủ các luật cụ thể hay không, chẳng hạn như các quy định về quyền riêng tư hoặc thậm chí các thông lệ vệ sinh, tùy thuộc vào tình trạng ngành của họ.
Các bước kiểm tra hoạt động phổ biến
Trong quá trình kiểm toán trước, kiểm toán viên gặp gỡ các nhà quản lý, giải thích quy trình kiểm toán và thu thập thông tin cơ bản về công ty để xác định các mối quan tâm và rủi ro.
Tiếp theo, đánh giá viên gặp gỡ các nhà quản lý chủ chốt để xác minh các thành phần của cuộc đánh giá và các mối quan tâm liên quan. Các mục tiêu cụ thể cho cuộc đánh giá được phát triển ở giai đoạn này, chẳng hạn như đáp ứng một tiêu chuẩn ngành nhất định hoặc tăng doanh số bán hàng lên cấp độ của đối thủ cạnh tranh.
Thứ tư, kiểm toán viên thiết kế và chuẩn bị các thủ tục thử nghiệm cho từng kiểm soát trọng yếu. Anh ấy xem xét các kế hoạch với các nhà quản lý và thực hiện các bài kiểm tra, ghi lại và thảo luận về tất cả các kết quả và các đề xuất cải tiến.
Sau đó, đánh giá viên soạn thảo một cuộc đánh giá hoàn chỉnh với các khuyến nghị cụ thể và phương án thực hiện. Kiểm toán viên sẽ cùng Ban Giám đốc duyệt báo cáo này cho đến khi Ban Giám đốc biết rõ cách giải quyết các vấn đề được tìm thấy. Báo cáo cuối cùng thường được tạo ra để tổng hợp tổng cuộc đánh giá và tùy thuộc vào kiểm toán viên, có thể có các cuộc tiếp theo, hội thảo bổ sung hoặc trao đổi cuối cùng về các tài liệu hữu ích.
Ưu điểm và Nhược điểm của Kiểm toán Hoạt động
Trải qua quá trình kiểm toán hoạt động cung cấp cho công ty những ý kiến khách quan. Những ý kiến đó thường tạo ra việc quay vòng sản xuất hoặc bán hàng nhanh hơn, phân bổ chi phí tốt hơn, hệ thống kiểm soát được cải thiện, vị trí của các khu vực trì hoãn và quy trình làm việc tổng thể được sắp xếp hợp lý.
Tuy nhiên, tương tự như bất kỳ cuộc kiểm toán nào, kiểm toán hoạt động tốn kém chi phí để thực hiện. Những người tham gia vào cuộc đánh giá không được tham gia vào các quá trình hoạt động khác khi họ đang gặp kiểm toán viên hoặc thu thập dữ liệu để kiểm toán viên sử dụng.
Ngoài ra, các cuộc kiểm toán hoạt động mất nhiều thời gian để hoàn thành và có thể khó xác định chính xác điều gì đang gây ra vấn đề đối với các hoạt động phức tạp hơn. Mặc dù việc sửa chữa lớn các hoạt động dựa trên kết quả kiểm toán có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp về lâu dài, nhưng làm như vậy có thể khiến nhân viên bị xáo trộn, gây nhầm lẫn ban đầu và đòi hỏi phải tăng cường đào tạo hoặc thay đổi nhân sự đáng kể.
