AFE có hai ý nghĩa có thể có trong kế toán, tùy thuộc vào vị trí mà nó phát triển. Nếu nó đề cập đến ngân sách hoặc dự án được đề xuất hoặc xem xét, thì rất có thể nó có nghĩa là "ủy quyền chi tiêu". Nếu bạn gặp thuật ngữ này trong một cuộc thảo luận về lợi nhuận và thua lỗ tổng thể của một doanh nghiệp hoặc tổng quan tài chính khác, nó có thể là "quỹ trung bình được sử dụng".
Ủy quyền chi tiêu
Khi bạn đang sử dụng nó trong bối cảnh này, AFE là một tài liệu trình bày các chi phí dự kiến cho một dự án cụ thể và cho phép một cá nhân hoặc nhóm chi tiêu một số tiền nhất định cho dự án đó. Bạn có thể sử dụng định dạng này trong bất kỳ tổ chức nào, để phân bổ tiền cho các dự án hoặc thành viên cho bất kỳ mục đích nào nằm trong hướng dẫn của tổ chức bạn.
Ví dụ: một câu lạc bộ có thể sử dụng AFE để cho phép cải tạo không gian họp của mình. Mặt khác, trong doanh nghiệp của bạn, bạn có thể sử dụng AFE để mua phần mềm mới nhằm nâng cấp hệ thống máy tính của mình. AFE thường được sử dụng cho các dự án bên ngoài hoạt động bình thường. Các tổ chức giáo dục và phi lợi nhuận sử dụng loại AFE này thường xuyên.
Nguồn vốn trung bình được sử dụng
Khi nó được sử dụng trong ngữ cảnh này, AFE có một ý nghĩa rất khác. Các quỹ của một doanh nghiệp được sử dụng bao gồm số tiền đưa vào doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, cũng như các tài sản bạn đã sử dụng trong thời gian đó. Thuật ngữ "quỹ được sử dụng" thường được áp dụng cho các quỹ và tài sản bạn đã sử dụng trong năm tài chính. Số tiền này có thể được chia cho mười hai - hoặc ít hơn, nếu doanh nghiệp không hoạt động quanh năm - để nhận được số tiền trung bình được sử dụng mỗi tháng.
Bạn cũng có thể tính trung bình số tiền của mình trong nhiều năm để nhận AFE cho doanh nghiệp trong một khoảng thời gian dài hơn. Đây không phải là một trong những thước đo quan trọng nhất đối với sức khỏe của công ty bạn, nhưng sẽ hữu ích nếu bạn hiểu được điều này nếu bạn đang dự tính một vòng tài trợ hoặc mở rộng mới.
So sánh các khái niệm
Cả hai định nghĩa của AFE đều đề cập đến số tiền mà một doanh nghiệp hoặc tổ chức khác chi tiêu, nhưng đó là nơi kết thúc sự giống nhau. Việc ủy quyền chi tiêu phải được thực hiện theo kế toán chi phí thực tế, bởi vì dự án của bạn có thể vượt quá hoặc thấp hơn ngân sách được ủy quyền. Các quỹ trung bình mà một doanh nghiệp sử dụng được dựa trên các giá trị đã biết của các khoản chi tiêu đã được thực hiện trước đó.
Có thể có những người khác
Ngoài hai nghĩa phổ biến này, một số doanh nghiệp hoặc công ty kế toán có thể sử dụng các từ viết tắt nội bộ của riêng họ. Nếu bạn gặp thuật ngữ AFE trong ngữ cảnh không thực sự phù hợp với cả hai định nghĩa tiêu chuẩn, hãy tham khảo ý kiến của người tạo tài liệu. Ví dụ, nó có thể đề cập đến một nhóm hoặc nhóm con cụ thể trong doanh nghiệp có những chữ cái đầu đó, hoặc có thể có một quy trình cụ thể trong hoạt động của công ty được viết tắt bằng ba chữ cái giống nhau. Nếu bạn không chắc chắn, hãy tìm một người có thể giải thích cho bạn.
