Cách đếm giờ làm việc trong Excel

Excel có một số công thức cho phép bạn đếm thời gian giữa hai ngày. Bạn có thể chỉ định rằng bạn muốn tính chênh lệch theo giờ bằng cách thêm bộ định thời gian vào công thức của mình hoặc bằng cách thay đổi định dạng ô trong bảng tính của bạn. Excel cho phép bạn áp dụng đồng thời công thức của mình cho nhiều ô bằng cách nhấp vào góc của ô công thức chính và kéo nó bằng chuột. Miễn là bạn có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, Excel sẽ có thể đếm số giờ giữa chúng.

Tính số giờ làm việc trong Excel

Bạn có thể thiết lập bảng tính Excel để theo dõi khi nào nhân viên làm việc, về cơ bản là tạo bảng chấm công trong Excel.

Nói chung, bạn sẽ muốn tạo một hàng cho mỗi ca làm việc hoặc một phần của ca làm việc, bao gồm cả thời gian một nhân viên làm việc và thời gian họ hết giờ làm việc. Tùy thuộc vào cách bạn đang sử dụng bảng tính, bạn có thể muốn tạo một tab riêng cho các mục nhập của từng nhân viên, tạo một mẫu trang tính riêng cho từng nhân viên để sử dụng để ghi lại giờ làm việc của họ hoặc sử dụng một cột khác để theo dõi tên nhân viên hoặc các ID.

Yêu cầu nhân viên trực tiếp nhập dữ liệu của họ

Bạn có thể yêu cầu nhân viên nhập trực tiếp dữ liệu của họ vào một bảng tính như vậy để họ có thể thêm giờ trong Excel khi họ làm việc hoặc bạn có thể sao chép bảng chấm công bên ngoài sang Excel hoặc nhập dữ liệu từ đồng hồ hoặc ứng dụng bên ngoài.

Thêm định dạng thời gian vào ô

Thông thường, bạn sẽ muốn sử dụng định dạng Excel để hiển thị rõ ràng các mục thời gian dưới dạng ngày và giờ. Điều này làm cho bảng tính dễ đọc và giảm tác vụ ghi dữ liệu không chính xác.

Để làm như vậy, hãy chọn các cột hoặc ô mà bạn dự định lưu trữ các mục nhập đồng hồ thời gian và nhấp vào tab "Trang chủ" trên menu ruy-băng Excel. Sau đó, nhấp vào nút bật ra bên cạnh từ "Số".

Trong menu bật lên, chọn "Thời gian" trong bộ chọn "Danh mục". Sau đó, chọn định dạng thời gian phù hợp để bạn và nhân viên của bạn đọc.

Đếm thời gian làm việc trong Excel

Đối với mỗi hàng mà bạn đã thêm thời gian theo giờ và thời gian hết giờ, bạn có thể thêm vào cột thứ ba tổng thời gian mà nhân viên đã làm việc trong ca hoặc một phần ca đó.

Để làm như vậy, hãy sử dụng công thức Excel lấy chênh lệch giữa hai ô chứa thời gian. Ví dụ: nếu thời gian của nhân viên ở trong ô A2 và thời gian của nhân viên ở trong ô B2, bạn có thể sử dụng công thức = B2-A2 để tìm sự khác biệt. Giữ sự khác biệt trong cùng một cột và bạn có thể kéo công thức này xuống bảng tính Excel và nó sẽ tự động tìm số giờ làm việc trong mỗi hàng.

Sử dụng công thức để xác định tổng

Nếu bạn muốn tính tổng số giờ bằng công thức Excel để tính thời gian đã làm việc, hãy đặt một công thức ở cuối cột đó bằng cách sử dụng hàm SUM, tính tổng mục nhập của từng hàng bằng cách sử dụng ký hiệu như = SUM (C2: C19), nếu hàng 19 là hàng cuối cùng trong bảng tính và 2 là hàng đầu tiên sau hàng tiêu đề.

Theo dõi số giờ làm việc theo thời gian

Tùy thuộc vào cách bạn đang sử dụng bảng tính để theo dõi giờ làm việc của nhân viên, bạn có thể muốn tạo bảng tính mới hoặc tab bảng tính mới vào mỗi kỳ trả lương, hàng tháng, hàng năm hoặc theo một số lịch biểu khác. Nếu bạn yêu cầu nhân viên tạo bảng chấm công trong Excel dựa trên mẫu này, bạn có thể sẽ muốn thay thế nó vào mỗi kỳ trả lương.

Lưu giữ nhật ký về thời gian nhân viên làm việc cho hồ sơ của riêng bạn, trong Excel hoặc trong một số phần mềm theo dõi thời gian khác. Điều này sẽ rất quan trọng nếu có câu hỏi về mức độ làm việc của một nhân viên hoặc ai đang làm nhiệm vụ tại công ty của bạn vào một thời điểm cụ thể.

bài viết gần đây

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found