Tài chính là một chức năng kinh doanh sử dụng các con số và các công cụ phân tích để giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn. Mỗi chủ doanh nghiệp phải học ít nhất các nguyên tắc tài chính cơ bản để điều hành công ty của mình một cách hiệu quả. Tài chính giúp ban lãnh đạo hiểu rõ về tình hình tài chính hiện tại của công ty, đặc biệt là việc kinh doanh có sinh lời hay không. Các công ty thuộc mọi quy mô đều được hưởng lợi từ việc lập kế hoạch tài chính kỹ lưỡng để hướng doanh nghiệp vững chắc trên con đường tăng trưởng trong tương lai.
Dự báo và lập kế hoạch
Trong quá trình lập kế hoạch, ban giám đốc xác định các mục tiêu số cho 12 tháng sắp tới hoặc trong trường hợp là một kế hoạch dài hạn, cho ba năm trở lên. Ban lãnh đạo công ty sau đó vạch ra các hành động cần thực hiện và khung thời gian để đạt được các mục tiêu. Tài chính phát huy tác dụng khi các bước hành động được chuyển thành các con số dự báo về doanh thu và chi phí.
Các nhà quản lý có chuyên môn về lập kế hoạch tài chính có thể tạo ra các dự báo có thể đạt được nhưng vẫn mang tính quyết liệt. Họ cũng phải có đủ hiểu biết về hoạt động của công ty để xây dựng các mô hình tài chính bảng tính dựa trên các giả định phù hợp với thực tế.
Kế toán và đo lường kết quả
Kế toán là nhánh tài chính chịu trách nhiệm ghi lại dữ liệu tài chính và tạo báo cáo tài chính thể hiện kết quả hoạt động của công ty, cũng như các chức năng quan trọng khác như tuân thủ thuế. Kế toán có bộ quy tắc và tiêu chuẩn riêng để ghi chép thông tin tài chính và trình bày kết quả, được gọi là Các Nguyên tắc Kế toán Thường được Chấp nhận, hoặc GAAP. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn cho phép ban lãnh đạo công ty yên tâm rằng các báo cáo mà họ nhận được là đầy đủ và chính xác.
Tài chính tiến thêm một bước nữa và giải thích kết quả. Phân tích phương sai được thực hiện để so sánh các kết quả thực tế để dự báo và tìm ra lý do cho sự sai lệch tiêu cực hoặc tích cực. Các nhân viên tài chính so sánh kết quả tài chính của công ty với kết quả tài chính của các công ty khác trong ngành để xem liệu công ty đang hoạt động trên mức trung bình hay dưới mức trung bình, so với các công ty cùng ngành.
Giám sát vị thế tiền mặt
Tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hơn không có dự trữ tiền mặt lớn hoặc khả năng vay nợ, phải luôn theo dõi tình hình tiền mặt của họ - dòng tiền vào và ra. Bộ phận tài chính có nhiệm vụ dự báo dòng tiền để ngăn chặn tình trạng thiếu tiền mặt có thể gây rối loạn. Trong một công ty nhỏ, điều này có thể đồng nghĩa với những vấn đề nghiêm trọng, chẳng hạn như không thể trả lương cho nhân viên vào cuối tuần.
Đầu tư tiền mặt thặng dư để đạt được lợi nhuận tối đa cũng là một phần của chức năng tài chính. Ở các công ty lớn hơn, các hoạt động đầu tư này diễn ra hàng ngày và liên quan đến việc giám sát liên tục thị trường tài chính để chọn các khoản đầu tư tốt nhất cho những việc như kế hoạch nghỉ hưu cho nhân viên của công ty.
Phân tích để ra quyết định
Tài chính có thể được ví như một hộp công cụ để ban lãnh đạo công ty sử dụng. Các công cụ giúp trả lời các câu hỏi mà ban lãnh đạo phải giải quyết khi đưa ra các quyết định lớn và nhỏ. Một quyết định nhỏ có thể là thuê hay mua một máy sao chép mới. Một quyết định lớn mà tài chính cung cấp hướng dẫn có thể là liệu có nên mua lại đối thủ cạnh tranh để phát triển công ty nhanh hơn hay không.
Mục tiêu của việc thu thập dữ liệu và đôi khi là mô hình tài chính phức tạp được sử dụng trong lĩnh vực tài chính là để đảm bảo công ty sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực hữu hạn của mình, bao gồm vốn, nguồn nhân lực và năng lực sản xuất.
