Cách gửi bản ghi nhớ cho nhân viên của bạn

Có vẻ như một bản ghi nhớ - viết tắt của 'bản ghi nhớ' - là một tài liệu bạn có thể đọc nhanh chóng mà không cần suy nghĩ nhiều. Nhưng mặc dù bản chất các bản ghi nhớ là ngắn gọn (không quá hai trang), bạn có thể và nên đóng gói nhiều thứ vào một hoặc hai trang đó để nó đáng đọc. Nó cũng phụ thuộc vào người mà bản ghi nhớ được gửi đến; người viết có thể có trọng tâm khác trong một bản ghi nhớ gửi cho chủ tịch hoặc một bản ghi nhớ cho nhân viên hơn là chỉ cho cô ấy / nhóm của anh ấy. Cho dù bạn đang truyền đạt thông tin hay yêu cầu phản hồi, việc tuân theo một định dạng đã được chứng minh sẽ đảm bảo rằng bạn cung cấp tất cả thông tin mà người nhận của bạn cần.

Bắt đầu với ai là người ghi nhớ

Tiêu đề xuất hiện đầu tiên trong bản ghi nhớ, và nó quan trọng vì nó cho người nhận biết nội dung của bản ghi nhớ và ai khác đang nhận; nói cách khác, bản ghi nhớ đang đề cập đến ai - cho dù người viết đang gửi bản ghi nhớ cho nhân viên nói chung hay chỉ cho cô ấy / nhóm của anh ta, chẳng hạn - và tại sao họ nên đọc bản ghi nhớ đó. Theo Lexico, một tiêu đề mẫu nên bao gồm:

  • ĐẾN: Tên và chức danh của cá nhân
  • Cc: Tất cả những người nhận khác
  • TỪ: Tên và chức danh của bạn
  • DATE: Tháng, ngày, năm không viết tắt
  • CHỦ ĐỀ: Chủ đề cụ thể của bản ghi nhớ

Phòng thí nghiệm Viết thư Trực tuyến của Đại học Purdue (OWL) nhấn mạnh rằng ngay cả khi các bản ghi nhớ không phải là cách giao tiếp chính thức nhất, bạn vẫn nên gọi người nhận bằng tên đầy đủ của họ ngay cả khi biệt danh của họ được sử dụng trong toàn công ty. Vì vậy, những nhân viên được mọi người gọi là "Cá" hoặc "Đỏ" nên được gọi bằng tên thật của họ trong dòng địa chỉ.

Hiểu tầm quan trọng của dòng chủ đề

Bạn hy vọng một bản ghi nhớ từ chủ tịch công ty, Giám đốc điều hành hoặc người quản lý của chính nhân viên sẽ được tất cả người nhận đọc toàn bộ. Nhưng nhiều người đọc bản ghi nhớ tự động nhìn vào dòng tiêu đề để nhanh chóng cho họ biết bản ghi nhớ này nói về điều gì. Họ muốn đánh giá xem bản ghi nhớ thực sự quan trọng như thế nào đối với họ và liệu họ có cần đọc hết nó hay không. Dòng tiêu đề cũng cung cấp cho người đọc một hệ quy chiếu để chuyển hướng sự chú ý của họ khỏi những gì họ đang làm trước đó.

Theo OWL của Purdue, dòng chủ đề cần phải có độ cụ thể cao đối với nội dung thực tế của bản ghi nhớ. Nó phải ngắn gọn, có, nhưng nói rõ ràng những gì trong bản ghi nhớ. Đọc các ví dụ về các dòng tiêu đề không đủ cụ thể và cách chúng được cải thiện có thể giúp bạn hiểu sự khác biệt và cải thiện các dòng tiêu đề của mình để thu hút nhiều độc giả hơn:

  1. DÒNG CHỦ ĐỀ: An toàn THAY ĐỔI THÀNH: Bảo vệ đồ đạc cá nhân của bạn khỏi trộm cắp văn phòng.
  2. DÒNG CHỦ ĐỀ: Đồ dùng văn phòng THAY ĐỔI THÀNH: Phương pháp mới để đặt đồ dùng văn phòng.
  3. DÒNG CHỦ ĐỀ: Các học sinh tốt nghiệp gần đây ĐỔI THÀNH: Các học sinh tốt nghiệp gần đây sẽ đến công ty du lịch vào tuần tới.

Nêu điểm chính của bạn trước

Bản ghi nhớ là các hình thức giao tiếp đơn giản, không phải là các đoạn giới thiệu tập trung vào vấn đề chính. Sau khi đọc dòng tiêu đề, hầu hết người đọc ngay lập tức đi đến câu đầu tiên để xem điểm chính của bản ghi nhớ, vì vậy hãy đặt điểm chính ở đầu, tốt nhất là ở dòng đầu tiên. Một bài báo về cách viết bản ghi nhớ kinh doanh trên trang web của Trung tâm Viết văn của Đại học George Mason tuyên bố điểm quan trọng nhất về việc viết bản ghi nhớ là hãy bắt đầu bản ghi nhớ bằng điểm chính của bạn. Điều này cho phép người đọc biết ngay lập tức những gì được đề cập trong bản ghi nhớ.

Nếu dòng chủ đề của bạn là "Bảo vệ đồ đạc cá nhân của bạn chống trộm cắp tại văn phòng", thì dòng đầu tiên trong bản ghi nhớ của bạn có thể là "Gần đây đã có một số báo cáo về việc trộm cắp các vật dụng cá nhân trong văn phòng." Bây giờ bạn đã có sự chú ý của họ. Dòng tiêu đề không chỉ là một gợi ý; đã có những vụ trộm thực sự trong văn phòng của bạn. Tiếp theo là các câu bổ sung chuyển tải thông tin, chẳng hạn như, "Chúng tôi không thể xác định chắc chắn ai là người chịu trách nhiệm cho những vụ trộm này và do số lượng khách mà chúng tôi có trong văn phòng của chúng tôi, việc giải quyết vấn đề này có thể mất một chút thời gian. Do đó, chúng tôi yêu cầu bạn có thể khóa các vật dụng cá nhân trong bàn làm việc hoặc mang theo chúng bất cứ khi nào bạn rời khỏi khu vực của mình. "

Nếu người đọc muốn biết thêm thông tin, họ sẽ tiếp tục đọc các điểm hỗ trợ của bạn. Nhưng bằng cách đưa thông tin quan trọng nhất của bạn lên trước, nhiều người đọc sẽ biết nội dung của bản ghi nhớ, ngay cả khi họ không tiếp tục đọc. Nhân viên của bạn đang bận rộn làm công việc của họ và có thể nhận được hàng trăm email và bản ghi nhớ trong ngày mà họ không thể đọc hết được. Tuy nhiên, nếu họ biết nội dung của bản ghi nhớ của bạn, thì nhiều khả năng họ sẽ nhớ quay lại nó sau các cuộc hẹn cấp bách, cuộc gọi điện thoại của khách hàng và thời hạn.

Sử dụng Tiêu đề phụ để hướng dẫn người đọc

Theo Đại học George Mason, một số độc giả thích đọc lướt các tài liệu, bao gồm cả bản ghi nhớ, để biết những điểm chính. Để giúp họ làm điều đó, hãy sử dụng tiêu đề phụ thông tin trong suốt bản ghi nhớ để nếu tất cả những gì họ đọc là dòng chủ đề và tiêu đề phụ, họ sẽ hiểu được ý chính của bản ghi nhớ. Đảm bảo rằng tiêu đề phụ của bạn mạnh mẽ và dễ giải thích, giống như bạn làm với dòng chủ đề. Đây không phải là nơi để thông minh và bí ẩn.

Tiếp tục bản ghi nhớ của bạn về các vụ trộm cắp văn phòng, bạn có thể viết một tiêu đề phụ cho mỗi điểm dự phòng bạn muốn thực hiện và tô đậm chúng, chẳng hạn như:

  • Các vụ trộm đã xảy ra trong hai tuần qua
  • Các giải thích khác đã bị loại trừ
  • Hành động bạn nên làm ngay bây giờ

Mở rộng trên mỗi tiêu đề phụ trong một đoạn bên dưới nó. Đối với tiêu đề phụ đầu tiên về thời gian của các vụ trộm, hãy cung cấp ngày thực tế xảy ra các vụ trộm hoặc thông tin thích hợp, chẳng hạn như tất cả chúng đều xảy ra vào các ngày thứ Sáu. Đối với chủ đề thứ hai, hãy giải thích rằng khả năng các món đồ bị mất đơn giản đã được thảo luận nhưng bị loại trừ vì có quá nhiều sự cố quá gần nhau.

Cân nhắc việc thêm một bản tóm tắt

Sau khi viết phần lớn bản ghi nhớ của bạn, nếu nó dài hai trang đầy đủ và chứa nhiều thông tin, bạn có thể muốn thêm một bản tóm tắt - đôi khi được gọi là tóm tắt điều hành - mà người đọc có thể quét để lấy thông tin họ cần. Bản tóm tắt tùy chọn này nằm ở phần đầu của bản ghi nhớ, vì vậy bạn thực sự đang cho người đọc xem trước nội dung của bản ghi nhớ, mặc dù nó được viết dưới dạng bản tóm tắt, theo Purdue OWL.

Bắt đầu với điểm chính của bản ghi nhớ của bạn, tiếp theo là các điểm hỗ trợ ý tưởng chính của bạn theo thứ tự các điểm được đề cập trong bản ghi nhớ. Sau đó nói rõ bạn muốn người đọc thực hiện hành động nào. Một số độc giả thích ghi nhớ có tóm tắt vì họ có thể đọc tiêu đề và dòng chủ đề, sau đó là tóm tắt và biết chính xác nội dung được đề cập trong bản ghi nhớ mà không cần đọc toàn bộ hai trang. Tuy nhiên, nếu bản ghi nhớ của bạn dài từ một trang trở xuống, bạn không cần thêm phần tóm tắt.

Mở, đóng và định dạng chính xác

Mary Cullen, một huấn luyện viên viết thư điều hành và là người sáng lập Giải pháp hướng dẫn, chỉ ra rằng bản ghi nhớ là tài liệu nội bộ, trong khi thư thương mại là bên ngoài và email cũng có thể là tài liệu. Tuy nhiên, đôi khi, nếu bạn đang làm việc chặt chẽ với khách hàng trong một dự án, các bản ghi nhớ có thể được sử dụng để giao tiếp với họ. Bản ghi nhớ không bắt đầu bằng lời chào, cũng không kết thúc bằng chữ ký kết thúc.

Purdue OWL giải thích rằng vì bản ghi nhớ là tài liệu kinh doanh, các đoạn văn phải tuân theo định dạng kinh doanh và được căn trái, không thụt lề như trong văn bản học thuật. Các dòng phải có khoảng cách đơn, với khoảng cách kép giữa các đoạn văn. Để kết thúc, Cullen đề nghị kết thúc bản ghi nhớ bằng một lời kêu gọi hành động mạnh mẽ. Cho người đọc biết bạn muốn họ làm gì tiếp theo, cho dù đó là thay đổi cách họ thực hiện quy trình, đưa ra phản hồi về chủ đề của bản ghi nhớ hay chỉ ghi nhớ thông tin bất cứ khi nào họ cần.

bài viết gần đây

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found