Hoạt động kinh doanh đòi hỏi bạn phải thu các khoản thanh toán từ khách hàng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp. Khi bạn tính phí theo hóa đơn, bạn đang lập hóa đơn cho các giao dịch mua của khách hàng. Bạn có thể yêu cầu thanh toán khi khách hàng nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ hoặc cho phép họ thanh toán hóa đơn vào một ngày sau đó.
Định nghĩa
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà bạn sở hữu, bạn có thể được trả trong nhiều khung thời gian khác nhau. Nếu bạn có cửa hàng bán lẻ trực tuyến hoặc truyền thống, khách hàng của bạn có thể thanh toán cho bạn trước khi nhận hàng hoặc tại thời điểm nhận hàng. Nếu bạn là một doanh nghiệp dựa trên dịch vụ hoặc một nhà bán buôn, bạn có thể tính phí theo hóa đơn. Điều này có nghĩa là khách hàng nhận được các sản phẩm hoặc dịch vụ trước khi được lập hóa đơn và thanh toán cho chúng vào ngày đến hạn được ghi rõ trên hóa đơn.
Lập hóa đơn
Để tính phí theo hóa đơn, bạn phải tạo các hóa đơn để cung cấp cho khách hàng của mình. Một tùy chọn là sử dụng chương trình kế toán máy tính, chẳng hạn như QuickBooks hoặc Peachtree. Khi bạn bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của mình, bạn nhập thông tin vào máy tính của mình và tạo hóa đơn. Thông tin chi tiết trên hóa đơn có thể bao gồm logo và thông tin liên hệ của bạn, số hóa đơn, ngày mua, số lượng và loại sản phẩm hoặc dịch vụ, tổng số tiền đến hạn và thuế bán hàng, nếu có. Khi bạn đã hoàn tất việc ghi lại giao dịch, chương trình của bạn sẽ lưu lại các hóa đơn bạn tạo và khi thanh toán được thực hiện, nếu bạn cập nhật hệ thống của mình khi nhận được tiền.
Điều kiện tín dụng
Khi tính phí theo hóa đơn, bạn xác định thời điểm bạn muốn khách hàng thanh toán. Thật lý tưởng nếu bạn được trả tiền khi khách hàng của bạn nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Để thu hút những khách hàng có đơn đặt hàng lớn, một số công ty cho phép họ thanh toán muộn hơn bằng cách phát hành các điều khoản tín dụng mà không tính lãi suất miễn là hóa đơn được thanh toán trong một khung thời gian nhất định. Thật khôn ngoan khi kiểm tra các báo cáo tín dụng trước khi gia hạn thời hạn để đảm bảo rằng khách hàng của bạn sẽ không bỏ qua việc thanh toán cho bạn hoàn toàn. Ví dụ: khi các điều khoản được thiết lập, ngày đến hạn thanh toán có thể trong vòng 15, 30 hoặc 60 ngày. Để thúc đẩy khách hàng thanh toán, bạn cũng có thể giảm giá, ví dụ, từ 1 đến 2 phần trăm nếu hóa đơn được thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận.
Cân nhắc
Hóa đơn cho khách hàng có thể bị quá hạn. Ngay cả khi bạn không đưa ra các điều khoản tín dụng, bạn có thể không nhận được thanh toán kịp thời. Nếu bạn phải thanh toán các hóa đơn của nhà cung cấp trước khi khách hàng thanh toán số tiền đến hạn, bạn có thể gặp phải tình trạng thiếu hụt dòng tiền ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của bạn. Theo dõi các khoản thanh toán bạn nhận được và thực hiện các cuộc gọi cho các hóa đơn chưa thanh toán ngay sau khi hết hạn để đảm bảo rằng bạn không tích lũy số dư lớn của các khoản phải thu.
