Tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh là một trong những điều thường bị bỏ qua. Hầu hết mọi người đều cho rằng miễn là bạn có thể gõ một câu hoặc có một giọng nói, bạn có thể giao tiếp. Và điều này đúng, tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là giao tiếp của bạn thực sự hiệu quả. Đối với doanh nghiệp, cần phải có sự giao tiếp hiệu quả ở nhiều cấp độ. Nếu không, không chỉ doanh nghiệp bị ảnh hưởng nội bộ mà lợi nhuận cuối cùng cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Tầm quan trọng của giao tiếp trong một tổ chức
Giao tiếp kinh doanh hiệu quả là nghệ thuật chia sẻ thông tin một cách tích cực và hữu ích. Cho dù thông tin này đang được truyền tải đến nhân viên hay khách hàng, điều quan trọng là phải tạo ra phương pháp và bầu không khí tốt nhất khi chia sẻ thông tin. Điều này đặc biệt đúng khi chia sẻ thông tin tiêu cực và tin tức xấu. Điều đó nói lên rằng, các yếu tố của tổ chức truyền thông hiệu quả đều giống nhau, bất kể loại tin tức nào hoặc ai là người nhận tin tức đó.
Trung thực là chìa khóa
Ngay cả khi tin xấu, và ngay cả khi đó là điều cuối cùng bạn muốn làm, trung thực vẫn là tiêu chí của giao tiếp. Nó có thể khiến bạn cảm thấy tốt hơn nếu cung cấp một nửa sự thật hoặc bỏ qua các dữ kiện quan trọng khỏi tương tác, nhưng sự nhẹ nhõm đó chỉ tồn tại trong thời gian ngắn. Cuối cùng, sự thật sẽ lộ ra và khi đó bạn buộc phải cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết và thừa nhận mình đã nói dối. Tốt nhất bạn nên nói sự thật một lần và giải quyết ổn thỏa hơn là phải liên tục giải quyết cùng một vấn đề vì lần đầu tiên bạn đã không hoàn toàn trung thực.
Làm nhanh lên
Không có lý do thực sự nào để có một đoạn giới thiệu hoặc cốt truyện dài để dẫn đến điểm chính mà bạn đang cố gắng truyền đạt, ngoài việc câu giờ (hoặc có thể lấy hết can đảm). Đừng nhảy xung quanh vấn đề. Nêu vấn đề, cho mọi người biết kết quả hoặc vấn đề do vấn đề tạo ra, đưa ra giải pháp của bạn cho vấn đề và cảm ơn mọi người đã dành thời gian cho họ. Đôi khi chúng ta bị cuốn vào cảm xúc của tin tức và chúng ta quên cho mọi người biết các tùy chọn có thể hành động hiện có để giải quyết vấn đề. Có ghi chú để bạn luôn đi đúng hướng có thể giúp ích cho bạn. Tốt nhất bạn nên đợi cho đến khi cảm xúc có cơ hội lắng xuống rồi mới giải quyết các vấn đề, đặc biệt là khi giải quyết các vấn đề về nhân viên.
Kiểm tra ngôn ngữ cơ thể của bạn
Ngôn ngữ cơ thể của bạn có thể hỗ trợ hoặc làm suy yếu thông điệp của bạn. Ví dụ, nếu bạn nói với một nhân viên rằng "Cánh cửa của tôi luôn mở. Tôi sẵn sàng lắng nghe những suy nghĩ và ý kiến của bạn", nhưng trong khi nói chuyện, bạn đang khoanh tay dựa vào khung cửa và cau mày. khuôn mặt của bạn, lời nói của bạn có thể mời gọi nhưng ngôn ngữ cơ thể của bạn thì không. Tư thế tốt, giao tiếp bằng mắt và nét mặt hấp dẫn sẽ cải thiện khả năng giao tiếp tại nơi làm việc và khả năng truyền đạt hiệu quả những gì bạn cần nói.
Biết đối tượng của bạn
Cách bạn truyền tải thông tin sẽ phụ thuộc vào khán giả của bạn. Nếu bạn đang nói chuyện với những người trong công ty, bạn có thể sử dụng tốc ký và biệt ngữ mà vẫn đạt được điểm của mình. Tuy nhiên, nếu bạn đang nói chuyện với khách hàng của mình, bạn sẽ muốn giữ biệt ngữ ở mức tối thiểu. Nếu không, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để giải thích biệt ngữ chia sẻ thông tin bạn muốn chia sẻ.
Có một tin nhắn rõ ràng
Trước khi bạn ngồi xuống với nhóm của mình, nhân viên hoặc hội đồng quản trị, hãy biết chính xác những gì bạn muốn nói. "Chắp cánh nó" chỉ dẫn đến thông tin sai lệch. Ghi chú và mang theo nếu bạn cần. Biết chính xác những gì bạn muốn nói sẽ giúp bạn định hình thông điệp của mình và đảm bảo việc dẫn đầu của bạn luôn đi đúng hướng và đưa bạn về nhà đúng điểm bạn cần thực hiện.
Nghe thêm
Để trở thành một người giao tiếp hiệu quả đòi hỏi bạn phải là một người biết lắng nghe. Mọi người muốn biết họ đã được lắng nghe. Vì vậy, nếu bạn có thể lặp lại những gì một người đã nói với bạn trước khi thêm câu trả lời hoặc phản bác của riêng bạn vào lập luận của họ, bạn có cơ hội tốt hơn để tạo ra một cuộc đối thoại có lợi cho tất cả mọi người.
Giao tiếp hiệu quả có thể là một thách thức, nhưng nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo, nhân viên hoặc người có ảnh hưởng hiệu quả, việc trau dồi kỹ năng giao tiếp sẽ giúp ích cho bạn trong sự nghiệp.
