Cho đến gần đây, nhiều chi phí công việc chưa được hoàn trả cho người nộp thuế thu nhập W-2 đã được khấu trừ khi đến thời điểm nộp thuế cuối năm. Tuy nhiên, luật mới đã loại bỏ khoản khấu trừ, có lẽ khiến một số doanh nghiệp phải suy nghĩ lại về cách tiếp cận của họ đối với chi tiêu kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực mạng. Trong khi trước đây, nhân viên có thể khấu trừ các chi phí liên quan đến kinh doanh, các công ty có thể cần phải tính chi phí cho các cơ hội kinh doanh mạng này hoặc tìm những cách mới để tạo khách hàng tiềm năng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Luật thuế loại bỏ các khoản khấu trừ
Có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2018, Đạo luật cắt giảm thuế và việc làm được Quốc hội ký thành luật đã loại bỏ hầu hết các khoản khấu trừ được phép trước đây đối với những nhân viên phát sinh các chi phí không được công ty của họ hoàn trả. Một số chi phí không được phép hiện nay bao gồm phí công đoàn, tư cách thành viên trong hiệp hội nghề nghiệp, sử dụng văn phòng tại nhà, dụng cụ liên quan đến công việc, vật tư hoặc quần áo chuyên dụng và các bữa ăn, giải trí và du lịch liên quan đến công việc. Các chi phí phát sinh trong quá trình tìm kiếm việc làm và chi phí di chuyển cũng không còn được phép. Mặc dù có vẻ như còn lâu mới kết thúc, nhưng việc đình chỉ các khoản khấu trừ này dự kiến sẽ chỉ tiếp tục đến năm 2025.
Tăng khấu trừ tiêu chuẩn mang lại lợi nhuận
Câu hỏi lớn có thể là, "Tại sao những chi phí này không còn được phép nữa? Điều gì đã thay đổi?" Chi phí công việc chưa được hoàn trả cho người lao động có thu nhập W-2 trước đây có thể được ghi thành từng khoản trong Bảng A của tờ khai thuế cá nhân, thường mang lại một sự thúc đẩy rất lớn trong việc giảm gánh nặng thuế của một cá nhân. Tuy nhiên, việc loại bỏ các khoản khấu trừ được bù đắp bằng sự gia tăng khoản khấu trừ tiêu chuẩn cho phép. Luật mới đã tăng gần gấp đôi mức khấu trừ tiêu chuẩn cho phép, điều này cuối cùng dẫn đến việc tiết kiệm thuế cho hầu hết, nhưng không phải tất cả, người nộp thuế.
Một số vẫn có thể khấu trừ
Mặc dù hầu hết người lao động đều loại trừ khoản khấu trừ chi phí liên quan đến công việc, nhưng một số cá nhân thuộc các trường hợp sau vẫn có thể khấu trừ các khoản chi phí không được hoàn lại:
- Lực lượng vũ trang dự bị.
- Các nghệ sĩ biểu diễn đủ tiêu chuẩn.
- Các quan chức chính quyền địa phương hoặc tiểu bang thu phí.
- Nhân viên có chi phí làm việc liên quan đến người khuyết tật.
Những nhân viên đủ điều kiện nhận khoản khấu trừ này phải hoàn thành Mẫu 2106 của IRS như một phần của tờ khai thuế của họ. Các khoản chi phí phải được phát sinh trong năm tính thuế và là một phần bình thường và cần thiết để thực hiện công việc đã nêu.
Doanh nghiệp có thể cần phải trả tiền
Đối với những nhân viên không thể thực hiện khấu trừ, có vẻ như việc loại bỏ các khoản khấu trừ này làm giảm khả năng của họ trong việc kết nối quan trọng với các khách hàng tiềm năng và các chuyên gia thương mại. Rốt cuộc, một trong những nhược điểm của mạng kinh doanh là nó có thể tốn kém. Việc di chuyển nhiều để thực hiện các cuộc gọi bán hàng, tham dự các hội nghị kinh doanh hoặc các cuộc họp với khách hàng tiềm năng có thể tốn kém, đặc biệt là nếu không sử dụng phương tiện của công ty hoặc quãng đường đi không được hoàn lại tiền.
Để duy trì cùng một mức năng suất, các công ty có thể cần phải điều chỉnh cách họ trang bị cho nhân viên để thực hiện công việc của họ bằng cách cung cấp thêm các nguồn tiền tệ. Một số cân nhắc có thể bao gồm:
- Tăng giới hạn số dặm đi lại được hoàn lại.
- Cung cấp quyền truy cập vào phương tiện của công ty.
- Cung cấp thẻ tín dụng công ty để thanh toán tiền xăng hoặc chi phí ăn uống. khi gặp gỡ khách hàng.
- Trả tiền cho tư cách thành viên cho các hiệp hội kinh doanh.
Hãy nhớ rằng mặc dù các quy định thuế mới cũng không còn cho phép các doanh nghiệp khấu trừ chi phí giải trí, nhưng họ vẫn có thể khấu trừ tới 50 phần trăm chi phí bữa ăn miễn là giữ một số yêu cầu nhất định. Bữa ăn phải
- Một khoản chi phí thông thường và cần thiết trong quá trình hoạt động kinh doanh.
- Bữa ăn không thể xa hoa hay xa hoa trong mọi hoàn cảnh.
- Nhân viên có mặt trong bữa ăn.
- Bữa ăn được cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp hiện tại hoặc tiềm năng, khách hàng, nhà tư vấn hoặc người liên hệ kinh doanh tương tự.
- Khi các bữa ăn được mua tại hoặc trong một sự kiện giải trí, các bữa ăn phải được mua riêng với hoạt động giải trí hoặc chi phí ăn uống và giải trí phải được liệt kê riêng trên hóa đơn, hóa đơn hoặc biên lai.
Các khoản khấu trừ của nhân viên khi đi du lịch
Cũng như nhiều thứ liên quan đến thuế, bạn cần phải cẩn thận và kiểm tra các chi tiết cụ thể của hướng dẫn IRS liên quan đến bất kỳ khoản khấu trừ nào có thể vẫn được phép. Ví dụ: nhân viên vẫn có thể khấu trừ tới 50% chi phí bữa ăn không được hoàn lại mà họ phải chịu, nhưng chỉ có khi đi công tác xa nhà. Đi du lịch xa nhà có nghĩa là bạn đang ở xa khu vực chung của cơ quan thuế của bạn và bạn cần phải ngủ hoặc nghỉ ngơi để hoàn thành nhiệm vụ công việc của bạn trong khi đi xa. Việc xác định những gì được coi là đi công tác có thể trở nên phức tạp, vì vậy bạn nên làm rõ tình huống của mình với chuyên gia thuế.
Hãy nhớ rằng bữa trưa công sở với đồng nghiệp hoặc bữa ăn được mua khi cần ở lại làm việc sau giờ làm, không được coi là các tình huống đi du lịch, vì vậy chúng sẽ không được khấu trừ. Trước đây, người nộp thuế có thể khấu trừ chi phí di chuyển, nếu họ có được một công việc toàn thời gian trong khoảng cách đủ điều kiện so với vị trí cũ của họ. Tuy nhiên, cho đến năm 2025, những chi phí này không còn được khấu trừ.
Các loại mạng kinh doanh
Mặc dù nhân viên có thể cảm thấy cần phải cắt giảm các hoạt động kinh doanh của họ khỏi văn phòng do chi phí, nhưng có một số lựa chọn chi phí thấp có thể cung cấp các cơ hội kinh doanh kết nối có ý nghĩa. Lý tưởng nhất là khi bạn tạo thêm kết nối và hy vọng có được khách hàng mới, bất kỳ khoản tiền nào bạn bỏ ra ban đầu sẽ được bù đắp dưới dạng tiền thưởng bán hàng hoặc có thể là khuyến mãi - điều gì đó giống như một cuộc tư vấn cho chi phí ban đầu. Các loại mạng kinh doanh có sẵn bao gồm:
Liên hệ Thông thường: Có lẽ được biết đến nhiều nhất về loại nhóm mạng này là Phòng Thương mại địa phương được tìm thấy ở khoảng 4.000 thành phố và thị trấn của Hoa Kỳ. Các thành viên có thể tham dự các cuộc họp hàng tháng và nhận lời khuyên từ các chuyên gia kinh doanh về một chủ đề cụ thể, nhưng lợi ích thường xuyên là các cơ hội kết nối diễn ra trong bữa sáng hoặc bữa trưa. Một số nhóm tổ chức trao đổi danh thiếp thường xuyên hoặc các sự kiện kết nối đặc biệt. Phí thành viên hàng năm thường vào khoảng $ 400 và phí hàng tháng dựa trên quy mô của công ty.
Liên hệ mạnh mẽ: Loại nhóm mạng này tương tự như Phòng, nhưng chủ động hơn trong việc thúc đẩy các thành viên có được các đầu mối kinh doanh khó khăn. Họ thường chỉ cho phép một thành viên từ mỗi ngành nghề tham gia vào nhóm để giảm bớt sự cạnh tranh cho các khách hàng tiềm năng. Đôi khi các thành viên có thể được yêu cầu thực hiện một số giới thiệu doanh nghiệp nhất định cho những người khác trong nhóm mỗi tháng. Có nhiều áp lực hơn đối với các thành viên, nhưng đổi lại cũng có nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Hiệp hội nghề nghiệp: Những loại nhóm này là hiệp hội của các chuyên gia có cùng chí hướng, chẳng hạn như những người trong lĩnh vực tài chính, sản xuất, chăm sóc sức khỏe hoặc bán lẻ. Tại đây, bạn có thể kết nối với những người trực tiếp trong lĩnh vực của bạn và tập hợp các ý tưởng cũng như trao đổi thông tin về ngành của bạn.
Các cửa hàng truyền thông xã hội: Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội có lẽ là một trong những phương tiện kết nối mạng rẻ tiền nhất, vì bạn chẳng tốn kém gì ngoài những gì bạn đã chi cho máy tính và internet, cũng như một phần thời gian của bạn. Viết blog, đăng bài thường xuyên trên trang Facebook của công ty bạn hoặc viết các bài báo cung cấp thông tin trên LinkedIn là những cách để làm cho công ty của bạn trở nên nổi bật. Nếu mọi người nhận xét về bài đăng của bạn, điều quan trọng là phải phản hồi và tận dụng cơ hội để tạo kết nối với những người liên hệ mới này.
Ghi chú về Khoản hoàn trả Chi phí Kinh doanh
Nếu doanh nghiệp chọn thanh toán các chi phí bổ sung cho nhân viên của mình trong quá trình kinh doanh, thì họ cần phải hạch toán đầy đủ các khoản thanh toán đó để được khấu trừ vào chi phí kinh doanh. Họ có thể chọn bồi hoàn các chi phí thực tế hoặc cung cấp một thỏa thuận trợ cấp. Tuy nhiên, việc hạch toán và báo cáo cẩn thận là điều cần thiết.
Trong khi các khoản hoàn trả thực tế không yêu cầu hạch toán bổ sung ngoài việc ghi vào danh mục chi phí thích hợp, các khoản phụ cấp vượt mức không được nhân viên hạch toán và không trả lại cho công ty, phải được bao gồm dưới dạng tiền lương trên mẫu W-2 của nhân viên.
