Bản ghi nhớ kinh doanh là tài liệu nội bộ được gửi cho nhân viên để truyền đạt thông tin về công ty, trong khi thư kinh doanh là thông cáo bên ngoài, thường liên quan đến hoạt động bán hàng hoặc nhu cầu của khách hàng hoặc để truy vấn nhà cung cấp hoặc cơ quan chính phủ. Mỗi định dạng khác nhau và học cách tạo đúng cách sẽ giúp bạn truyền đạt thông điệp của mình một cách hiệu quả hơn.
Bản ghi nhớ kinh doanh cho nhân viên
“Memo” là viết tắt của ghi nhớ, dùng để chỉ lời nhắc hoặc thông báo về một mục quan trọng. Các bản ghi nhớ thường được gửi để thông báo cho các nhân viên về một cuộc họp hoặc chính sách mới mà công ty cảm thấy đủ quan trọng để đảm bảo hơn là phổ biến truyền miệng. Bản ghi nhớ thường không chính thức, ít chú ý đến cấu trúc, định dạng, ngữ pháp và, trong trường hợp bản ghi nhớ in, chất lượng giấy.
Thư kinh doanh được gửi bên ngoài công ty
Thư từ là những tài liệu chính thức hơn được gửi đến những người bên ngoài công ty của bạn. Chúng có thể bao gồm các yêu cầu cung cấp thông tin hoặc làm rõ từ cơ quan chính phủ; phản hồi cho các khiếu nại hoặc thắc mắc của khách hàng; hoặc quảng cáo chiêu hàng hoặc đề xuất với nhà cung cấp, khách hàng hoặc giới truyền thông. Các bức thư thường được viết trên giấy chất lượng cao chứ không phải là giấy copy và được hiệu đính cẩn thận để tránh những sai sót dù là nhỏ nhất.
Các tiêu đề được sử dụng trong bản ghi nhớ và thư
Một bản ghi nhớ không cần phải có trong văn phòng phẩm của công ty hoặc bao gồm tên công ty, biểu trưng, địa chỉ của bạn hoặc các mục khác thường được tìm thấy trên tiêu đề thư. Một bản ghi nhớ thường bao gồm một tiêu đề ở trên cùng, bên trái của tờ giấy bao gồm bốn dòng chỉ định ai sẽ gửi ghi chú, ai sẽ nhận nó, chủ đề trong bản ghi nhớ và ngày tháng.
Một lá thư thường được viết trên văn phòng kinh doanh với ngày tháng xuất hiện dưới tiêu đề thư ở phía bên trái của trang. Một dòng trống phân tách ngày và địa chỉ của người nhận, bao gồm tên, chức danh và địa chỉ của người nhận. Sau một dòng trống khác, một lời chào xuất hiện, chẳng hạn như "Kính gửi ông Smith."
Nội dung được sử dụng trong thư và bản ghi nhớ
Bản ghi nhớ nêu rõ mục đích của thông cáo trong câu đầu tiên, sau đó là thông tin đề cập ngắn gọn về nội dung là ai, cái gì, ở đâu, tại sao, khi nào và như thế nào. Ít hỗ trợ hoặc chi tiết được tìm thấy trong một bản ghi nhớ, thường là trước một cuộc họp hoặc đưa ra một thông báo ngắn gọn. Nếu một công ty có tin tức chi tiết hoặc phức tạp cần thông báo, nó sẽ tổ chức một hội nghị hoặc cung cấp một báo cáo dài hơn. Người nhận bản ghi nhớ có thể liên hệ với người gửi bản ghi nhớ hoặc người giám sát nếu họ cần thêm thông tin.
Một lá thư bắt đầu với lý do viết và sau đó nêu lý do. Một lá thư thường cung cấp nhiều chi tiết, hỗ trợ và biện minh hơn là một bản ghi nhớ, vì người viết thư thường phải bán hàng hoặc trả lời một câu hỏi.
Đóng bản ghi nhớ hoặc lá thư
Bản ghi nhớ không tóm tắt hoặc tóm tắt nội dung, thường kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như yêu cầu người đọc ghi ngày của cuộc họp sắp tới vào lịch của họ hoặc theo đuổi hành động được đề xuất trong bản ghi nhớ. Một lá thư thường kết thúc bằng phần kết luận, gửi lời cảm ơn, yêu cầu người đọc liên hệ với người viết và bao gồm tên và chức danh của người gửi. Nhiều lá thư chứa P.S., hoặc tái bút, giúp một sự kiện hoặc một phần thông tin nổi bật.
