Biểu đồ giúp mọi người hình dung thông tin. Biểu đồ dòng tiền làm rõ những gì công ty của bạn làm với tiền của mình theo cách có thể không rõ ràng khi bạn nhìn vào một trang bảng tính đầy những con số. Sự hiểu biết này có thể giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược sáng suốt hơn cũng như hợp lý hóa các hoạt động nội bộ của bạn.
1
Thiết kế một bản nháp sơ bộ của biểu đồ của bạn trước khi tạo một phiên bản quy mô lớn. Lấy một tờ giấy và vẽ một ô ở trên cùng cho mỗi hình thức thu nhập mà công ty bạn kiếm được. Các nguồn thu nhập phổ biến bao gồm bán hàng cho người tiêu dùng và các khoản thanh toán từ khách hàng. Các nguồn khác có thể bao gồm các khoản tín dụng thuế của chính phủ, phí cho thuê, phí cấp phép, bán tài sản và vốn chủ sở hữu. Dù hình thức thu nhập của bạn có thể là gì, hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ qua bất cứ điều gì. Xem xét kỹ hồ sơ tài chính của công ty bạn.
2
Vẽ các ô ở giữa trang cho từng bộ phận của công ty có thẩm quyền chi tiêu. Trong các doanh nghiệp lớn hơn, chúng bao gồm các phòng ban hoặc bộ phận, thường do một phó chủ tịch đứng đầu, người phải ủy quyền chi tiêu. Trong các doanh nghiệp nhỏ hơn, mỗi “bộ phận” có thể chỉ bao gồm một người duy nhất — ví dụ: người mua đồ dùng văn phòng, người chuẩn bị tài chính cho bạn và người quản lý các cơ sở và văn phòng của bạn. Nếu bạn không có nhân viên nào khác, nhưng bạn đội những chiếc “mũ” khác nhau khi tiêu tiền của công ty — chẳng hạn như mũ của thư ký và mũ của người quản lý cơ sở — thì hãy vẽ các hộp cho mỗi chiếc mũ. Điểm mấu chốt là xác định tất cả các cách khác nhau mà công ty của bạn được cấu trúc để tiêu tiền. Một lần nữa, hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ qua bất cứ điều gì.
3
Dưới mỗi hộp thẩm quyền chi tiêu, hãy vẽ các hộp nhỏ hơn xác định các lĩnh vực chi tiêu cụ thể. Ví dụ, bên dưới hộp quản lý cơ sở vật chất, liệt kê các hộp riêng biệt cho các tiện ích, sửa chữa và bảo trì mặt bằng. Bên cạnh mỗi hộp, liệt kê số tiền đã chi tiêu trong kỳ kế toán gần đây nhất. Cộng tất cả chúng lên và ghi tổng số bên cạnh ô thẩm quyền chi tiêu. Kiểm tra lại tính chính xác của tất cả các số liệu và không bỏ qua bất kỳ khoản chi phí nào. Hãy chắc chắn rằng mọi xu đều phù hợp với một nơi nào đó. Chìa khóa ở đây là xem công ty của bạn tiêu tiền như thế nào và chi tiêu bao nhiêu.
4
Kết nối mỗi hộp thu nhập ở đầu trang với bất kỳ hộp thẩm quyền chi tiêu nào lấy ngân sách từ nguồn thu nhập đó. Bạn có thể muốn sử dụng các bút màu khác nhau cho việc này để giúp tránh các đường kẻ lộn xộn khó hiểu. Nếu công ty của bạn tập hợp tất cả thu nhập vào một tài khoản chung trước và sau đó lập ngân sách cho tất cả chi tiêu từ tài khoản đó, thì bạn có thể bỏ qua bước này. Chỉ cần vẽ một ô duy nhất giữa ô thu nhập và ô chi tiêu và đánh dấu nó là ngân sách chung của bạn. Tuy nhiên, trên thực tế, một số hình thức thu nhập nhất định thường đi trực tiếp vào một số chi phí nhất định.
5
Xem lại biểu đồ, kiểm tra lỗi và suy nghĩ về cách bạn có thể cải thiện thiết kế trực quan để làm nổi bật thông tin trên trang. Sau đó, vẽ một phiên bản cuối cùng lớn hơn nhiều của biểu đồ, sử dụng bút đánh dấu trên một tờ giấy lớn thích hợp để trình bày tại các cuộc họp hoặc gắn trên tường. Sử dụng các hộp có hình dạng khác nhau cho từng loại hộp để phân biệt rõ hơn thông tin.
