Tính dễ sử dụng của email vừa là sức mạnh chia sẻ thông tin chính vừa là điểm yếu chính trị của nó: Chúng ta có thể nhấp vào "Trả lời tất cả" dễ dàng như "Trả lời" và nhập những gì chúng ta muốn, không có email thần kỳ để hỏi xem chúng ta có thực sự muốn gửi hay không thông điệp hấp dẫn đó về thông báo mới nhất của Giám đốc điều hành với toàn công ty. Thật vậy, nút Reply All có thể mạnh đến mức nó có các quy tắc đặc biệt riêng để sử dụng nó một cách an toàn.
Trả lời tất cả Vs Trả lời
Nếu ai đó gửi email cho nhiều người, bạn có hai lựa chọn khi trả lời. Nhấp vào "Trả lời" sẽ gửi thư của bạn đến người gửi email, trong khi nhấp vào "Trả lời tất cả", sẽ gửi thư của bạn cho tất cả những người đã nhận được thư gốc. Các chuyên gia tại Đại học Purdue khuyên bạn nên luôn kiểm tra trường Đến trong email trả lời của mình trước khi nhấp vào gửi.
Hãy coi nó như một phòng trò chuyện hoặc một cuộc họp. Tất cả những người nhận được email hiện đang ngồi trong cùng một phòng. Nếu bạn thì thầm điều gì đó với người gửi ban đầu, đó là Reply. Nếu bạn đứng lên và thông báo điều gì đó cho cả phòng, đó là Reply All. Như Robert Grimard, Quản trị viên Email Doanh nghiệp cho bang Maine nói, "Hãy thận trọng khi sử dụng Trả lời Tất cả."
Nói điều gì đó hữu ích hoặc không nói gì
Bạn hoàn toàn có thể trả lời mọi người khi bạn có khả năng đưa ra câu trả lời dứt khoát cho một câu hỏi có lợi cho mọi người trong danh sách người nhận. Ví dụ: ai đó đã gửi email cho mọi người hỏi xem có ai có một loại hộp mực cụ thể hay không, bạn nên sử dụng Trả lời Tất cả để nói, "Có, tôi có một hộp mực." Điều này ngăn những người khác đào bới tủ cung cấp.
Tuy nhiên, không có lợi gì khi trả lời nhóm chỉ đơn giản là nói: "Không, xin lỗi." Hãy tưởng tượng trong giây lát nếu tất cả mọi người trong danh sách email đều làm điều đó. Không ai cần hàng tá email không có gì hữu ích để nói. Trừ khi bạn có điều gì đó hữu ích để đóng góp, hãy tránh trả lời toàn bộ danh sách người nhận.
Nhìn vào người nhận
Luôn xem danh sách người nhận để đảm bảo rằng chỉ những người cần được sao chép trên thư mới nhận được thư trả lời của bạn. Thực hành tốt là sử dụng Trả lời Tất cả và loại bỏ những người nhận không cần thiết khi bạn cần trả lời một tập hợp con của những người nhận ban đầu. Đặc biệt thận trọng khi cắt bỏ các giám đốc điều hành cấp cao, vì họ có nhiều khả năng bị quá tải với email ngay từ đầu. Bạn cũng nên loại trừ các danh sách phân phối chứa một số lượng lớn những người không cần phản hồi của bạn.
Trả lời bằng bình luận cá nhân
Mặc dù gửi những tin nhắn mang tính chính trị hoặc những câu chuyện cười vô vị qua email không phải là một ý tưởng khôn ngoan trong bất kỳ trường hợp nào, nhưng gửi chúng qua Reply All có thể là một động thái gây hại cho sự nghiệp. Một số người cần phải trút giận sau khi nhận được tin thất vọng, và đó là điều dễ hiểu; tuy nhiên, việc trút giận cho mọi người trong công ty có thể gây tổn hại đến danh tiếng của bạn hoặc thậm chí khiến anh ta phải hành động sửa chữa.
Trả lời tất cả các chuỗi tuyến trên
Một số người có thói quen sao chép một người giám sát trực tiếp trong các tin nhắn thông thường. Điều này có thể dẫn đến sự bối rối khi sử dụng Trả lời tất cả để phê bình công việc hoặc yêu cầu cập nhật trạng thái. Nói chung, sao chép hoặc sao chép một cách mù quáng người giám sát của một người nên là nỗ lực cơ hội cuối cùng để thu hút sự chú ý của một người - không phải là một thực tiễn mặc định.
Các doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ thường ít quan tâm đến số lượng lớn người nhận trong một tình huống Trả lời Tất cả; tuy nhiên, khi có nhiều khách hàng trong một thư, bạn nên đưa họ vào danh sách sao chép trong thư gốc để giảm nguy cơ phá vỡ các thỏa thuận không tiết lộ hoặc không cạnh tranh. Gửi tin nhắn cho nhiều người trong nhiều công ty cho phép họ sử dụng Trả lời tất cả với nhau, điều này có thể gây ra sự cố cho người gửi ban đầu.
