Thủ tục kiểm soát tài liệu đảm bảo rằng nhân viên trong hoạt động của công ty sử dụng đúng tài liệu để thực hiện công việc của họ. Các thủ tục là một thành phần quan trọng của quá trình đảm bảo chất lượng. Họ theo dõi việc chuẩn bị và xử lý tài liệu để đảm bảo các nhân viên chịu trách nhiệm về tài liệu thay thế các tài liệu lỗi thời bằng các phiên bản mới nhất. Các thủ tục này bao gồm hồ sơ của những nhân viên đã tạo, thay đổi và phê duyệt các tài liệu để công ty có thể xác định cách tránh sai lầm và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình.
Sự sáng tạo
Các thủ tục kiểm soát tài liệu chỉ rõ ai chịu trách nhiệm tạo ra các tài liệu cụ thể và cách người khởi tạo tài liệu phải xác định nó. Ngoài việc đặt tên cho tài liệu theo định dạng quy định, nhân viên chịu trách nhiệm phải ký vào tài liệu để tự nhận mình là người khởi tạo. Việc ký tên vào tài liệu cho thấy rằng nhân viên coi như công việc đã hoàn thành và anh ta phải bao gồm ngày thể hiện khi anh ta hoàn thành công việc.
Ôn tập
Các nguyên tắc đảm bảo chất lượng yêu cầu các công ty xem xét nhiều tài liệu của họ về độ chính xác, đặc biệt là các bản vẽ kỹ thuật và thông số kỹ thuật. Các thủ tục kiểm soát tài liệu nêu chi tiết tài liệu nào phải được xem xét, bởi ai và cách ghi lại việc xem xét đó. Thông thường, một thủ tục đánh giá quy định những trình độ mà người đánh giá phải có và cách người đánh giá thực hiện bất kỳ thay đổi nào được yêu cầu trong tài liệu. Nó nêu chi tiết cách ghi lại các thay đổi và nơi người đánh giá phải ký để cho biết rằng anh ta đã hoàn thành đánh giá thành công.
Bản sửa đổi
Ngoài những thay đổi được thực hiện trong quá trình đánh giá, những thay đổi bắt buộc trong tài liệu thường là kết quả của những thay đổi trong dự án hoặc hoạt động. Các thủ tục kiểm soát tài liệu chỉ rõ ai là người khởi xướng các sửa đổi và ai là người thực hiện chúng. Khi bản sửa đổi hoàn tất, tài liệu sửa đổi sẽ nhận được chỉ định cho phép nhân viên xác định nó là bản sửa đổi gần đây nhất kể từ một ngày cụ thể. Tài liệu cũ nhận được chỉ định là lỗi thời và đánh dấu rằng nó không còn mới nữa.
Sự thay thế
Phần quan trọng của các thủ tục kiểm soát tài liệu nêu chi tiết cách một công ty đảm bảo rằng các phiên bản tài liệu mới nhất thay thế các phiên bản lỗi thời tại địa điểm sử dụng tài liệu. Các thủ tục chỉ rõ ai chịu trách nhiệm về việc đổi mới tài liệu, thường là người khởi xướng các sửa đổi. Mặt khác, các thủ tục hướng dẫn người sử dụng tài liệu về việc xác định tài liệu lỗi thời và cách kiểm tra các bản sửa đổi gần đây nhất.
Tài liệu bên ngoài
Các doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng tài liệu đến từ bên ngoài công ty. Những tài liệu như vậy không tuân theo quy trình nội bộ khi chúng đến lần đầu tiên. Các thủ tục kiểm soát tài liệu chỉ rõ ai chịu trách nhiệm về việc tích hợp các tài liệu đó vào hệ thống của công ty. Họ trình bày chi tiết cách xác định các tài liệu bên ngoài, xem xét lại có cần thiết hay không và cách tiến hành sửa đổi nếu được yêu cầu. Sau khi được tích hợp, các nhân viên chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các tài liệu bên ngoài có liên quan luôn sẵn sàng nếu được yêu cầu.
