Trong khi nhiều quảng cáo tuyển dụng thường đề cập đến các kỹ năng giao tiếp bằng miệng và bằng văn bản, thì nhân viên cũng như người sử dụng lao động đôi khi lại bỏ qua tầm quan trọng của việc viết tốt ở nơi làm việc. Khi một công nhân viết tốt, cô ấy thể hiện sự lịch sự, chú ý đến từng chi tiết và thông minh. Ngoài ra, những nhân viên có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt sẽ mang lại lợi ích cho công ty của họ bằng cách đảm bảo giao tiếp chất lượng với khách hàng, khách hàng tiềm năng và các lợi ích bên ngoài khác
Tạo ấn tượng đầu tiên tốt
Có một câu nói sáo rỗng cũ về việc không bao giờ có cơ hội thứ hai để tạo ấn tượng tốt đầu tiên. Điều này đúng ngay cả khi ấn tượng đầu tiên là qua chữ viết. Khi một email, lá thư, tin nhắn văn bản hoặc bài đăng trên mạng xã hội được viết tốt, sắp xếp tốt và đúng ngữ pháp, người đọc sẽ hình thành quan điểm tốt về người viết.
Mặt khác, lỗi chính tả, suy nghĩ kém tổ chức và lỗi ngữ pháp khiến người viết tỏ ra thiếu thông minh và thiếu chuyên nghiệp. Ở giai đoạn ứng tuyển hoặc phỏng vấn, điều này có thể khiến người lao động phải trả giá bằng một lời mời làm việc hoặc dẫn đến việc đưa ra mức lương thấp hơn những gì có thể có. Trong bối cảnh kinh doanh, văn bản xấu trong giao tiếp bên ngoài có thể phản ánh không tốt về công ty. Đồng nghiệp cũng có thể nhận thấy thói quen viết kém, điều này có thể ảnh hưởng đến cách họ nhìn nhận năng lực của nhà văn.
Viết tốt thể hiện phép lịch sự
Văn bản kinh doanh tốt chứng tỏ rằng người viết coi trọng thời gian của người đọc. Khi một nhà văn có thể sắp xếp những suy nghĩ và mối quan tâm của mình và trình bày chúng theo cách dễ đọc và dễ hiểu, người đọc sẽ được hưởng lợi.
Mặt khác, văn bản kém buộc người đọc phải dành thời gian và năng lượng để cố gắng hiểu những gì đang được truyền đạt. Trong nhiều trường hợp, người đọc có thể phải hỏi người viết những câu hỏi làm rõ. Cách viết thể hiện rõ ràng rằng người viết tôn trọng thời gian của người đọc và không muốn lãng phí nó.
Tầm quan trọng của giao tiếp rõ ràng
Các quyết định kinh doanh tốt phụ thuộc vào giao tiếp rõ ràng. Điều này đúng cho dù thông tin liên lạc là nội bộ hay bên ngoài. Việc điều phối các dự án nội bộ và chia sẻ ý tưởng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi tất cả đồng nghiệp hiểu được những ý tưởng đang được đưa ra, cũng như các quy trình để hoàn thành dự án. Khi nhân viên hiểu những gì họ có thể mong đợi ở nhau, tinh thần thường được cải thiện.
Tương tự, người lao động sẽ có mối quan hệ tốt hơn nhiều với những người bên ngoài công ty khi thông tin liên lạc của họ dễ hiểu. Việc điều phối các cuộc họp, thiết lập mục tiêu và đàm phán các thỏa thuận trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi cả hai bên đều có thể viết rõ ràng.
Các cách để cải thiện văn bản kinh doanh
Những cá nhân lo lắng về việc viết bài kinh doanh của họ có một số lựa chọn để cải thiện kỹ năng của họ. Dưới đây là một số điều cần xem xét:
Dành thêm thời gian: Trong nhiều trường hợp, một người có thể cải thiện khả năng viết của mình bằng cách dành thêm thời gian để soạn tin nhắn và sau đó đọc lại chúng. Người lao động không nên coi giao tiếp kinh doanh như những công việc cần hoàn thành càng nhanh càng tốt, mà là những dự án theo đúng nghĩa của họ. Khi có thể, bạn nên viết những bức thư và email quan trọng ít nhất vài giờ trước khi chúng được gửi đi để người viết có thể tạm nghỉ và sau đó xem xét nó với con mắt mới.
Sử dụng trình kiểm tra ngữ pháp: Phần mềm xử lý văn bản thường bao gồm trình kiểm tra ngữ pháp, nhưng có những chương trình độc lập thường có thể cung cấp phản hồi và hiệu đính mạnh mẽ hơn để thậm chí còn rõ ràng hơn.
Yêu cầu phản hồi: Sau khi viết một bức thư hoặc email đặc biệt quan trọng, nhân viên có thể yêu cầu người quản lý hoặc đồng nghiệp của mình xem qua nội dung và đưa ra phản hồi.
Nhận gia sư hoặc tham gia một lớp học: Có nhiều lựa chọn để cải thiện kỹ năng viết của một người thông qua các chương trình giáo dục. Các trường cao đẳng cộng đồng và các chương trình giáo dục dành cho người lớn cung cấp các khóa học về viết kinh doanh và nhiều khóa học này có thể được học trực tuyến.
