Bạn đã có doanh nghiệp nhỏ của bạn đang hoạt động. Mỗi ngày bạn trả lời các cuộc gọi từ khách hàng, nói chuyện với nhà cung cấp và cố gắng giải quyết vấn đề nhân viên. Nhưng, bạn có biết có bao nhiêu khoản phải thu đã quá hạn 90 ngày không? Bạn có biết tỷ lệ doanh thu trên hàng tồn kho của bạn không? Còn về tỷ suất lợi nhuận gộp của bạn từ tháng trước? Nếu bạn không có câu trả lời nhanh chóng cho những câu hỏi đó, bạn cần một hệ thống thông tin quản lý tốt hơn.
Hệ thống thông tin quản lý là gì?
Mỗi doanh nghiệp đều có một kế toán, người lập báo cáo lãi lỗ hàng tháng và bảng cân đối kế toán. Đó là một khởi đầu tốt. Tuy nhiên, điều đó là chưa đủ để một chủ doanh nghiệp có thể quản lý một công ty một cách đầy đủ. Chủ doanh nghiệp cần có hệ thống thông tin quản lý cung cấp dữ liệu về các hoạt động hiện tại của công ty.
Hãy suy nghĩ về các đồng hồ đo trong bảng điều khiển của ô tô của bạn. MIS cũng tương tự như vậy, một loạt các đồng hồ đo nằm trên bàn làm việc của bạn. Họ báo cáo các số liệu tài chính quan trọng về hoạt động của doanh nghiệp. Chúng cho bạn biết ngay lập tức doanh nghiệp có đang hoạt động như mong đợi hay không. Định nghĩa MIS bao gồm các đồng hồ đo đó.
Tại sao MIS lại quan trọng?
Vào đầu năm, bạn có một số ý tưởng về nơi bạn muốn kinh doanh. Bạn thiết lập các mục tiêu về doanh số, thiết lập tỷ suất lợi nhuận của sản phẩm, tính toán mức tín dụng mà công ty sẽ cần từ các ngân hàng, tạo ra các tiêu chuẩn hoạt động, v.v.
Bây giờ, công việc là hướng dẫn doanh nghiệp trên con đường đạt được những mục tiêu đó.
Hệ thống MIS cung cấp các báo cáo cho phép bạn duy trì hoạt động kinh doanh. Nếu doanh số bán hàng không đạt như dự kiến hàng tháng, bạn có một cuộc họp với giám đốc bán hàng. Nếu một vài khoản phải thu quá hạn 90 ngày, bạn sẽ nhận được điện thoại của giám đốc tài chính. Một báo cáo cho thấy rằng nguyên liệu thô trong một sản phẩm đã tăng lên, vì vậy bạn đi đến tầng sản xuất để nói chuyện với người giám sát khu vực.
Mục đích của hệ thống MIS là thiết lập các tiêu chuẩn hoạt động và cảnh báo chủ doanh nghiệp về những sai lệch so với các mục tiêu đó để kịp thời thực hiện các hành động khắc phục.
Hệ thống MIS được ứng dụng như thế nào?
Một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả xác định và thu thập dữ liệu về tất cả các chỉ số quan trọng về hoạt động của một công ty.
Ví dụ, MIS cung cấp dữ liệu về doanh số bán hàng, khả năng sinh lời của khách hàng và mức độ thâm nhập thị trường.
Người giám sát và nhân viên nhận được báo cáo về năng suất, số ngày nghỉ ốm và ngân sách trả lương. Dữ liệu này được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và tìm ra người sẽ được tăng lương.
Người giám sát sản xuất được thông báo về phân tích giá thành sản phẩm, lập kế hoạch và mức tồn kho nguyên vật liệu. Hệ thống MIS giúp người lập kế hoạch điều phối việc bán hàng với lịch trình sản xuất.
Hệ thống thông tin quản lý giúp một công ty trở nên cạnh tranh hơn. Nó báo cáo và xác định những gì đang hoạt động và những gì không. Các báo cáo này cung cấp cho chủ sở hữu thông tin họ cần để đưa ra quyết định và cải thiện hiệu suất của nhân viên và doanh nghiệp. Đó sẽ là một thời khắc quan trọng đối với chủ sở hữu khi những người IT cài đặt phần cứng và phần mềm cho MIS, nghĩa là giờ đây anh ta đã kiểm soát tốt hơn công việc kinh doanh.
