Mọi chủ doanh nghiệp đều cần một hệ thống xử lý bảng lương, ngay cả chủ sở hữu duy nhất. Với nhiều hơn một nhân viên, bạn cần một hệ thống theo dõi và tính toán chi phí trả lương cho từng người. Khi bạn thiết lập hệ thống chi phí trả lương, hãy nhớ rằng nó cũng hoạt động như hệ thống tính lương hàng năm của bạn.
Tách các hạng mục nhân viên cho bảng lương
Thông thường có nhiều hơn một loại nhân viên trong bảng lương doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn có nhân viên làm việc theo giờ, hãy ghi lại chi phí trả lương của họ tách biệt với chi phí trả lương của nhân viên được trả lương. Chi phí trả lương cho nhân viên hàng năm của bạn theo dõi tổng lương của mỗi nhân viên, không phải ròng của họ.
Nói chung, vì nhân viên làm công ăn lương theo giờ có thể kiếm được tiền làm thêm giờ, nên việc theo dõi thời gian làm thêm giờ của họ tách biệt với tiền lương thông thường của họ sẽ rất hữu ích. Hầu hết các nhân viên làm công ăn lương đều nhận được một mức lương cố định, dựa trên mức lương hàng năm của họ, chia cho số kỳ trả lương mà công ty của bạn sử dụng. Tuy nhiên, những nhân viên nhận được tiền hoa hồng thường thuộc loại duy nhất để lưu trữ hồ sơ. Hướng dẫn Doanh nghiệp Nhỏ tại Văn phòng Hỗ trợ và Đổi mới Quy định của Thống đốc Bang Washington lưu ý rằng cách tính lương của bạn cũng nên bao gồm chi phí cho công nhân tạm thời, chuyên gia tư vấn và nhà thầu độc lập trong năm.
Tính toán chi phí cho mỗi kỳ thanh toán
Một số bảng lương kinh doanh là hàng tuần, trong khi một số bảng lương khác là hai tuần một lần hoặc hàng tháng. Với các loại nhân viên khác nhau, bạn có thể có các ngày trả lương khác nhau trong mỗi tháng. Không nhất thiết phải kết hợp các chi phí trả lương từ nhiều hơn một kỳ trả lương của công ty. Ghi lại các chi phí này theo kỳ trả lương mà bạn sử dụng cho từng loại bảng lương nhân viên. Sử dụng sổ cái, bảng tính hoặc phần mềm tính lương để đơn giản hóa việc theo dõi chi phí trả lương theo lịch trình và thực tế cho từng loại nhân viên.
Thêm nghĩa vụ của nhà tuyển dụng
Business.com nhắc nhở các nhà tuyển dụng tự xử lý bảng lương của họ để thêm các nghĩa vụ bắt buộc của liên bang và tiểu bang vào hệ thống bảng lương hàng năm của họ. Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA) và bồi thường cho người lao động là hai chi phí trả lương chính do chủ lao động chi trả.
Các chi phí khác tùy thuộc vào địa điểm và cơ cấu kinh doanh của bạn. Trong số đó có các khoản thanh toán cho người sử dụng lao động thất nghiệp của liên bang và tiểu bang. Bao gồm chi phí của bạn cho các khoản đóng góp cho các chương trình bảo hiểm sức khỏe của nhân viên. Nếu bạn khớp các khoản đóng góp của nhân viên với 401 (k) hoặc một kế hoạch hưu trí tư nhân khác, hãy chỉ định những khoản này vào bảng lương hàng năm của bạn.
Ghi nhớ tiền thưởng nhân viên hàng năm
Theo Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ của Hoa Kỳ, tiền thưởng hàng năm cho nhân viên có thể dẫn đến chi phí trả lương bổ sung. Ghi lại số tiền thưởng dưới dạng chi phí trả lương. Sau đó, hãy tính toán các nghĩa vụ do người sử dụng lao động trả đi kèm với những khoản tiền thưởng đó.
Hàng năm hóa bản tóm tắt bảng lương
Để có được một bản tóm tắt về chi phí trả lương hàng năm của bạn trong năm dương lịch yêu cầu thiết lập các thông số để ghi lại chi phí. Dựa trên danh mục, ngày thanh toán tiền lương của nhân viên có thể không phù hợp với từng tháng dương lịch. Một số khoản thuế, tiền thưởng hoặc các nghĩa vụ khác của chủ lao động không phải trả hàng tháng. Một số chi phí trả lương, chẳng hạn như đóng góp của người sử dụng lao động cho bảo hiểm y tế hoặc hưu trí, có thể được yêu cầu hàng quý hoặc ít thường xuyên hơn.
Tính toán Tóm tắt Bảng lương YTD
Để đơn giản, sau khi bạn thu thập hồ sơ của tất cả các chi phí trả lương của nhân viên, hãy tính số tiền đầu năm bằng cách sử dụng tháng bạn đã thanh toán tiền lương. Vào cuối mỗi tháng dương lịch, hãy tính toán tổng chi phí trong từng loại nhân viên và từng loại được chủ nhân trả. Thêm tổng số từ mỗi danh mục và sau đó thêm tổng số hàng tháng để hoàn thành các tính toán tổng hợp bảng lương từ đầu năm đến nay.
